Procurement and innovation. How the engagement with innovative startups is shaping the future of the procurement department

In recent years, companies are reviewing how to innovate: the linear and closed models traditionally adopted are no longer suitable to address the complexity of economic and social phenomena and companies are increasingly relying on new paradigm such as Open Innovation as new strategic approaches to innovation. In this context, even the role of the procurement changes: from classic manager of the costs and internal needs, the function acquires a more strategic position in enabling, accelerating and managing relations with potential innovative suppliers, such as startup and innovative SMEs, which have become main catalysts of innovation. This is not automatic but requires the modification and adaptation of the processes and operational management models of procurement. The purpose of the thesis is to investigate if and how companies that operate in the Italian market have leveraged procurement, as an Open Innovation tool, to acquire innovative solutions from the ecosystem and to engage startups as business suppliers. Specifically, the intent is to understand which measures have been taken, which are the selected engagement methods and what is the perception of the function within the company and related to the innovation process. The empirical research, fundamental for the preparation of the thesis, is based on direct interviews with managers, belonging both to business and procurement, of large companies and on the analysis of the results of a survey launched by the Startup Intelligence observatory of Politecnico di Milano in October of this year. The results revealed that procurement is increasingly acquiring relevance for innovation within Italian firms, becoming an effective "innovation-driver". The interviewed companies have implemented different solutions (according to the business and specific needs of the individual organization) but it is possible to identify best practices common to the different cases: streamlining processes, lightening accreditation criteria of suppliers and the modification of contractual terms are just some of them. In general, however, the potentialities offered by procurement are not fully grasped by companies and the vision of procurement still remains too tied to the operational sphere of the function.

Negli ultimi anni le aziende stanno rivedendo il modo con cui “fare innovazione”: i modelli lineari e chiusi tradizionalmente adottati non sono più adatti a rispondere alla complessità dei fenomeni economici e sociali le aziende fanno sempre più affidamento a nuovi paradigmi, come quello dell’Open Innovation, per approcciare strategicamente l’innovazione. In tale contesto anche il ruolo del procurement cambia: da classico gestore dei costi e dei fabbisogni interni, la funzione acquisisce una posizione più strategica nell’abilitare, accelerare e gestire le relazioni con i potenziali fornitori innovativi, quali startup e PMI innovative, divenuti principali catalizzatori di innovazione. Questo non accade automaticamente ma è richiesta la modifica e l’adattamento dei processi e dei modelli di gestione operativa del procurement. Lo scopo della tesi è quello di indagare se e come le aziende che operano nel contesto italiano hanno utilizzato il procurement come strumento di Open Innovation per acquisire soluzioni innovative dall’ecosistema e per ingaggiare le startup come fornitori per le imprese. Nello specifico, l’intento è quello di capire quali misure sono state prese, quali sono i metodi di ingaggio selezionati e qual è la percezione della funzione all’interno dell’azienda e relativa al processo di innovazione. La ricerca empirica, fondamentale per la stesura della tesi, è basata su interviste dirette a manager, sia del business che del procurement, di grandi aziende e sull’analisi dei risultati di una survey lanciata dall’osservatorio di Startup Intelligence del Politecnico di Milano ad ottobre di quest’anno. I risultati hanno rivelato che il procurement sta acquisendo sempre rilevanza per l’innovazione all’interno delle aziende italiane, divenendo un efficace “innovation-driver”. Le aziende intervistate hanno implementato soluzioni differenti tra di loro (secondo il business ed esigenze proprie della singola organizzazione) ma è stato possibile individuare delle best practice che accomunano i diversi casi, come, ad esempio, lo snellimento dei processi, l’alleggerimento dei criteri di accreditamento dei fornitori e la modifica dei termini contrattuali. In generale, però, le potenzialità offerte dal procurement non sono pienamente colte dalle aziende e la visione del procurement rimane ancora troppo legata alla sfera operativa della funzione.