Digital transformation and the COVID-19 outbreak : a measurement framework for higher education institutions

Although digital transformation interest has grown steadily over time, it is only during the last five years that the topic has been addressed by many different parties, starting from the practitioners’ context, and then influencing the academic one. The literature confirms this growth, showing an increased influence of digital transformation over the organizations which look at it searching for new solutions that can improve their abilities, in ways that allow them to be more efficient and effective in facing daily challenges. The reasons of the interest towards digital transformation start from its definition, which identify it as concept that stem from the digitization and digitalization paradigms, but defines a new element, focused on new major business improvements enabled by the digital technologies. Organizations in fact, due to internal or external stimuli, approach more and more frequently new digital technologies that allow to use data in innovative ways, which guarantee a better understanding of markets characteristics or customers’ requests, but also introduce novel forms that allow to cooperate and communicate. Digital transformation sees these new technologies as the possibility to create new opportunities through major changes that deal with the redefinition of the business model, the improvement of products, services and innovation capabilities, but also a new way of building relationship with customers and society. Digital transformation however is not a technology induced change but is driven by a complex set of drivers and objectives that reflect internal pushes to efficiency, innovation and the overcoming of existing limitations, or external ones that define organizations necessity to deal with market changes and increased variability. Due to this complexity digital transformation success depends mainly on the ability to manage it through the development of strategies, culture, new figures in the governance and adequate digital competences, and not on the massive adoption of new technological tools. With these premises, public administrations and higher education institutions, which have found themselves under pressure by citizens, students and governments to deal with many challenges, such as the reduction of wastes, the necessity to further engage people, and the necessity to manage the complexity of their business models, have found in the digital transformation a new path of change which can help them to redefine and improve what they are. To overcome these challenges some attempts were carried out yet by public institution, even before the breakthrough of digital transformation concept, through the inclusion of digital technologies, as for example in the “e-government” or digital learning approaches, but these attempts have led only to an improvement of the access and delivery of services. Digital transformation instead, meaning a process of reorganization and transformation of public services, a re-engineering of processes, has created new possibilities, giving the opportunity to rethink public institutions propositions to face the challenges from new points of view. The progress of digital transformation efforts in public institution until 2020 however has been seen only in its beginning phase, involving mainly the commitment of public institutions, European entities and governments in the development of strategic directions for the future. This has meant the first plans and the creation of new actors in charge of managing the introduction of digital transformation initiatives, but digital transformation application in practice has been limited to only some projects. In this setting, it is only during the coronavirus emergency (COVID-19) that the transformation has seen a rapid evolution. The outbreak of the pandemic in Italy in the first trimester of 2020 in fact has obliged public institutions to deal with digital transformation, pushing for a change towards digital solutions that suddenly has become mandatory for all the organizations, among which public institutions were considered first. The emergency in fact has obliged public institutions to carry on their duties in different ways, due to the newly created risky health situation, but at the same time it prevented the creation of a holistic and comprehensive vision of digital transformation, which was still in a development phase in the public sector, pushing instead the necessity to face the contingent situation. In a context of high uncertainties public institutions have embraced digital transformation without having in mind a clear idea of what digital transformation could mean to them in practice, not knowing the possible evolution in time of this phenomenon and its future implications. This lack has been expressed previously under many ways, as for example the absence of a clear strategy to systematise digital transformation projects, the unwillingness by the governances to fully engage in such activities and the lack of a clear definition of the main dimensions upon which transformation itself manifests. This last shortage has prevented the definition of a digital transformation measurement model specific for the public administrations which could explain the advancement and tracing of the transformation efforts. For this reasons, to fill in the gap on literature on one side, and to provide a broader and deeper understanding of the digital transformation phenomenon in higher education institutions and its consequent assessment of digital transformation evolution on the other, the research objective involved the formulation of a framework for the measurement of digital transformation in higher education institutions, and its subsequent evaluation with respect to the changes induced by the coronavirus pandemic. The ultimate aim in fact has been to provide a measurement model for higher education institutions, which had to embrace digital transformation forcedly, that could trace the advancement of different digital transformation initiatives and could help to understand its current situation. In this sense, the first part of literature analysis has been necessary to identify what dimensions defined digital transformation in higher education institutions before the pandemic, and a second part of qualitative analysis, made of the analysis of the interviews of figures in charge of the deployment of digital transformation initiatives in higher education institutions during the coronavirus pandemic, has given the possibility to integrate the previous dimensions with new insights related to the forced adoption. In the first part digital transformation has been defined through three macro-dimensions, digital assets, transformation enablers and transformation implications, that reflect nine dimensions on which digital transformation is based: technology, people and competences, strategy, culture, governance, processes, services, organizational structure and customers. Digital assets defines the elements that organizations must own and control without which it was not possible to understand digital transformation, transformation enablers instead reflects the managerial and “soft” aspects, identifying what are the important elements in managing digital transformation projects, and, lastly, transformation implications defined the elements touched by digital transformation that show its most profound changes. The second part instead has highlighted how among these dimensions, the influence of communication among all the different people involved in the transformation and the support of partners over the realization of digital transformation activities has been fundamental to achieve the results that higher education institutions have achieved in such small amount of time. Among the transformation implications it was possible also to identify that it has manifested also in a new way of using university workspaces, leading to changes that allow to take advantage of new possibilities of flexible collaboration. As a result, the framework is different from most of the other digital transformation models that describe digital transformation through an incomplete scheme due to inconsistencies in its definition and in the identification of its overall characteristics. This is expressed in particular by how even in-domain specific models, mainly represented by the manufacturing ones, show significant differences in dimensions, nomenclature and characteristics considered concerning digital transformation. This measurement model instead provides special attention to the higher education domain, by firstly considering the dimensions found in general or sector-specific models, and then defining them in a systematic way, but also placing the emphasis on the role of new dimensions, such as communication, partners and changes to workspaces, which, out of this context, are clearly under-represented. The distinction between macro-dimensions, dimensions and relative elements moreover allow the digital transformation measurement model to be holistic and specific at the same time, relatively granular, and to provide insights into every dimension of digital transformation.

Sebbene l’interesse per la trasformazione digitale sia cresciuto costantemente nel tempo, è solo negli ultimi cinque anni che l'argomento è stato affrontato da molte figure diverse, a partire dal contesto industriale, per poi influenzare quello accademico. La letteratura conferma questa crescita, mostrando una maggiore influenza della trasformazione digitale sulle organizzazioni che sono alla ricerca di nuove soluzioni che possano migliorare le proprie capacità, in modi che permettano loro di essere più efficienti ed efficaci nell'affrontare le sfide quotidiane. Le ragioni dell'interesse verso la trasformazione digitale partono dalla sua definizione, che la identifica come un concetto originato dalle nozioni di digitizzazione e digitalizzazione, ma che definisce un nuovo elemento, focalizzato sull’introduzione di nuovi importanti miglioramenti abilitati dalle tecnologie digitali nelle organizzazioni. Le organizzazioni, infatti, a causa di stimoli interni o esterni, si affacciano sempre più frequentemente alle nuove tecnologie digitali che consentono di utilizzare i dati in modo innovativo, che garantiscono una migliore comprensione delle caratteristiche dei mercati o delle richieste dei clienti, e che introducono nuove modalità nel modo di cooperare e comunicare. La trasformazione digitale vede queste nuove tecnologie come la possibilità di creare nuove opportunità attraverso importanti cambiamenti che riguardano la ridefinizione del modello di business, il miglioramento di prodotti, servizi e capacità di innovazione, ma anche un nuovo modo di costruire relazioni con i clienti e la società. La trasformazione digitale, tuttavia, non è un cambiamento indotto dalla tecnologia, ma è guidata da un insieme complesso di driver e obiettivi che riflettono spinte interne all'efficienza, all'innovazione e al superamento dei limiti esistenti, o quelle esterne che definiscono la necessità delle organizzazioni di affrontare i cambiamenti del mercato e una maggiore variabilità. A causa di questa complessità, il successo della trasformazione digitale dipende principalmente dalla capacità di gestirla attraverso lo sviluppo di strategie, cultura, nuove figure nella governance e adeguate competenze digitali, e non dalla massiccia adozione di nuovi strumenti tecnologici. Con queste premesse, le pubbliche amministrazioni e gli istituti di istruzione superiore, che si sono trovati sotto pressione dei cittadini, studenti e governi nel dover affrontare molte sfide, come la riduzione degli sprechi, la necessità di coinvolgere ulteriormente le persone e la necessità di gestire la complessità dei loro modelli di business, hanno trovato nella trasformazione digitale un nuovo percorso di cambiamento che può aiutarli a ridefinire e migliorare ciò che sono. Per superare queste sfide alcuni tentativi sono già stati effettuati da istituzioni pubbliche, ancor prima dell’introduzione del concetto di trasformazione digitale, attraverso l'inclusione delle tecnologie digitali, come ad esempio negli approcci di "e-government" o nell’apprendimento tramite strumenti digitali, ma questi tentativi hanno portato solo a un miglioramento dell'accesso e dell'erogazione dei servizi. La trasformazione digitale invece, intesa come processo di riorganizzazione e trasformazione dei servizi pubblici, come reingegnerizzazione dei processi, può creare nuove possibilità, dando l'opportunità di ripensare le proposte delle istituzioni pubbliche per affrontare le sfide da nuovi punti di vista. Il progresso degli sforzi di trasformazione digitale nelle istituzioni pubbliche fino all’inizio del 2020 tuttavia è stato definito solamente nella sua fase iniziale, che ha coinvolto principalmente l'impegno delle istituzioni pubbliche, enti europei e governi nello sviluppo di direzioni strategiche per il futuro. Questo ha significato la definizione dei primi piani e la creazione di nuovi attori incaricati di gestire l'introduzione delle iniziative di trasformazione digitale, ma l'applicazione della trasformazione digitale stessa nella pratica è stata limitata solo ad alcuni progetti. In questo contesto, è solo grazie all'emergenza dovuta alla pandemia da coronavirus (COVID-19) che la trasformazione ha visto una rapida evoluzione. Lo scoppio della pandemia in Italia nel primo trimestre del 2020 ha infatti obbligato le istituzioni pubbliche a confrontarsi con la trasformazione digitale, spingendo per un cambiamento verso soluzioni digitali che improvvisamente è diventato obbligatorio per tutte le organizzazioni, tra le quali le istituzioni pubbliche per prime. L’emergenza, infatti, ha obbligato le istituzioni pubbliche a svolgere i propri compiti in modi diversi, a causa della situazione sanitaria rischiosa appena creatasi, ma allo stesso tempo ha impedito la creazione di una visione generale e completa della trasformazione digitale, che era ancora in una fase di sviluppo nel settore pubblico, spingendo invece sulla necessità di affrontare la situazione contingente. In un contesto di forte incertezza le istituzioni pubbliche hanno adottato la trasformazione digitale senza avere in mente un'idea chiara di cosa potesse significare per loro nella pratica, non conoscendo la possibile evoluzione nel tempo di questo fenomeno e le sue implicazioni future. Questa mancanza è stata espressa in precedenza in molti modi, come ad esempio l'assenza di una strategia chiara per sistematizzare i progetti di trasformazione digitale, la riluttanza delle amministrazioni ad impegnarsi completamente in tali attività e la mancanza di una definizione chiara delle dimensioni principali su cui si manifesta la trasformazione stessa. Quest'ultima carenza ha impedito di definire un modello di misurazione della trasformazione digitale specifico per le pubbliche amministrazioni che potesse spiegare l'avanzamento e il tracciamento degli sforzi di trasformazione. Per questo motivo, al fine di colmare le lacune nella letteratura da un lato, e fornire una più ampia e profonda comprensione del fenomeno della trasformazione digitale nelle università attraverso la valutazione dell'evoluzione della trasformazione digitale dall’altro, l’obiettivo di ricerca ha previsto la formulazione un framework per la misurazione della trasformazione digitale nelle università, e la sua conseguente valutazione rispetto ai cambiamenti indotti dalla pandemia di coronavirus. L'obiettivo finale, infatti, è stato quello di fornire un modello di misurazione per le università, che hanno dovuto abbracciare per forza la trasformazione digitale, che potesse tracciare l'avanzamento di diverse iniziative di trasformazione digitale e che aiutasse a comprenderne l’attuale situazione. In questo senso, la prima parte dell'analisi della letteratura è stata necessaria per identificare quali dimensioni definivano la trasformazione digitale nelle università prima della pandemia, e una seconda parte di analisi qualitativa, composta dalla valutazione delle interviste di persone responsabili dello sviluppo delle iniziative di trasformazione digitale nelle università durante la pandemia di coronavirus, ha dato la possibilità di integrare le dimensioni precedenti con nuovi approfondimenti legati all'adozione forzata. Nella prima parte, la trasformazione digitale è stata definita attraverso tre macro-dimensioni, “digital asset”, “transformation enablers” e “transformation implications”, che riflettono nove dimensioni su cui si basa la trasformazione digitale: tecnologia, persone e competenze, strategia, cultura, governance, processi, servizi, struttura organizzativa e clienti. I “digital asset” definiscono gli elementi che le organizzazioni devono possedere e controllare, e senza i quali non è possibile comprendere la trasformazione digitale, i “transformation enablers” riflettono invece gli aspetti manageriali e “soft”, individuando quali sono gli elementi importanti nel gestire i progetti di trasformazione digitale e, infine, le “transformation implications” definiscono gli elementi toccati dalla trasformazione digitale che mostrano i suoi cambiamenti più profondi. La seconda parte invece ha evidenziato come tra queste dimensioni, l'influenza della comunicazione tra tutte le diverse persone coinvolte nella trasformazione e il supporto dei partner nella realizzazione delle attività di trasformazione digitale siano stati fondamentali per raggiungere i risultati che le università hanno ottenuto in così poco tempo. Tra le implicazioni della trasformazione è stato anche possibile individuare che questa si sia manifestata in un nuovo modo di usare gli spazi di lavoro delle università, portando a modifiche che consentissero di usufruire di nuove possibilità di collaborazione flessibile. Di conseguenza, il framework è diverso rispetto alla maggior parte degli altri modelli i quali descrivono la trasformazione digitale tramite un quadro incompleto, a causa delle incongruenze nella sua definizione e nell’identificazione delle sue caratteristiche complessive. Questo è espresso in particolare da come anche i modelli specifici di un settore, rappresentati principalmente da quelli legati al manufacturing, mostrino differenze significative nelle dimensioni, nomenclatura e caratteristiche considerate riguardanti la trasformazione digitale. Questo modello di misurazione fornisce invece un'attenzione particolare al settore universitario, considerando innanzitutto le dimensioni che si trovano in modelli generali o specifici di un settore, e definendole in modo sistematico, ma anche ponendo l'accento sul ruolo di nuove dimensioni, quali la comunicazione, il ruolo dei partner e le modifiche agli spazi di lavoro, che, al di fuori di questo contesto, sono chiaramente sottorappresentate. La distinzione tra macro-dimensioni, dimensioni e i relativi elementi consente inoltre al modello di misurazione di essere globale e specifico allo stesso tempo, ovvero granulare, e di fornire informazioni dettagliate per ogni dimensione della trasformazione digitale.