The implications of COVID-19 on workplaces as an opportunity : Mondadori case study

With COVID-19 the world of the office has been facing significant challenges. The pandemic forced companies all over the world to review their work models: during the first phase of the outbreak, the majority of employees worked from home to counter the spread of the virus, according to an emergency model that cannot be considered agile working, nor remote working, but deserves a novel definition. In this research we refer to this unprecedented work mode as “COVID-working”. The future role of the office is an important question both for workers and for companies: the experience of the recent months has created a debate on how the workspaces should be reorganized not only during the emergency but especially after a vaccine is successfully implemented. The need for corporate office space has been questioned, both for the apparently initial positive impacts of home working from workers and companies’ point of view. The results available, though, are few and sometimes discordant, mainly due to the fact that the adoption of flexible models has been different between sectors, companies and even workers. Starting from an analysis of the evolution of the concept of space and work until the onset of the COVID-19 pandemic, this study set out to investigate how workers are living with this particular situation, how they have organized their space and their way of working and what they wish to change or maintain from this experience in the future. Therefore, the research intends to highlight new perspectives about the upcoming ways of working, since the experiences tested by workers during the emergency will play a decisive role in defining the space and the way in which we will work in the future. The empirical approach is based on the analysis of a questionnaire that was sent to the employees of Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., known as Mondadori, and on the responses to an interview submitted to the management. With the aim to understand how employees and corporations have experienced the COVID-working modality (with reference to Phase II of the sanitary emergency in Italy) and their future perspectives, the results of this study are in line with the literature, for the most part. Mondadori’s workers are generally satisfied with the latest adoption of COVID-working, and their answers show that it had some positive impacts in their lives. Nevertheless, most of them agree that, in the long-term, the best solution would be to balance work time at home with that in the office in a flexible work arrangement. This proposed working arrangement confirms the intentions of the company to combine in the future work in the office with remote work. Such a flexible policy would entail strong actions for improving the engagement of the employees, by trying to develop services and activities able to attract people to the office in the medium-long term. It is therefore likely that, as emerged from the present research, the experience and future intentions of workers and companies will contribute to define the coming way of working that will not be bounded to a fixed workplace, but workers’ home office together with flexible options (such as coworking spaces, cafés, public spaces, etc.) will enhance the corporate spaces. Discussion and conclusions attempt to forecast the future need for office space based on the findings from the questionnaire and on an additional literature analysis (including international and national white reports and scientific articles) about the development of workspaces in post-pandemic times.

Con la pandemia da COVID-19 il concetto di spazio lavorativo sta affrontando sfide significative. L’emergenza sanitaria ha costretto le aziende di tutto il mondo a rivedere i propri schemi organizzativi: durante la prima fase del contagio la maggior parte dei dipendenti ha lavorato da casa per contrastare la diffusione del virus, secondo un modello lavorativo emergenziale che non può essere considerato nè lavoro agile, nè lavoro da remoto, ma che merita una nuova definizione. In questo progetto di ricerca si è scelto di riferirsi a questa modalità di lavoro con il termine "COVID-working". Il futuro degli uffici è una questione centrale sia per i lavoratori che per le aziende: l'esperienza degli ultimi mesi ha dato vita ad un dibattito su come gli spazi di lavoro dovrebbero essere riorganizzati durante l'emergenza e anche su come saranno riprogettati dopo che il vaccino sarà stato con successo implementato. La necessità di spazi per uffici aziendali è stata messa in discussione in considerazione degli impatti iniziali apparentemente positivi del lavoro da casa espressi sia dai lavoratori che dalle imprese. Gli elementi a disposizione, tuttavia, sono pochi e talvolta discordanti, soprattutto considerando che l'adozione di modalità di lavoro flessibili è stata diversa tra settori, aziende e persino tra lavoratori. Partendo da un'analisi dell'evoluzione del concetto di spazio e lavoro fino agli inizi della pandemia COVID-19, questo studio si propone di indagare come i lavoratori stanno vivendo questa particolare situazione, come hanno organizzato il loro spazio e il loro modo di lavorare e cosa vogliono cambiare o mantenere di questa esperienza in futuro. Pertanto, la ricerca intende evidenziare le prospettive delle nuove modalità di lavoro, poiché le esperienze testate dai lavoratori durante l'emergenza avranno un ruolo decisivo nella definizione dello spazio e del modo in cui lavoreremo in futuro. L'approccio teorico del progetto di ricerca è fondato su un caso studio, il quale si basa sulle risposte ad un questionario inviato ai dipendenti della società Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., conosciuta come Mondadori, e sulle risposte ad un'intervista sottoposta alla direzione della stessa. Quanto emerso è stato combinato con un'approfondita analisi della letteratura con riferimento allo sviluppo (prima e durante la pandemia) degli spazi di lavoro, compresi report ed articoli scientifici riguardanti l'esperienza emergenziale su scala mondiale. 9 Lo studio intende far luce su come i dipendenti e le aziende hanno sperimentato la modalità di COVID-working (con particolare riferimento alla Fase II dell'emergenza sanitaria in Italia) e le loro prospettive future. I risultati, per la maggior parte in linea con la letteratura, hanno sottolineato che gli intervistati sono generalmente soddisfatti della modalità di lavoro sperimentate durante l’emergenza. Tuttavia, la maggior parte concorda sul fatto che, a lungo termine, un punto di equilibrio potrebbe essere rappresentato da una combinazione di lavoro da remoto e in ufficio, nel quadro di un sistema di lavoro flessibile. Tale prospettiva si ritrova altresì nelle intenzioni espresse dall'azienda, la quale si propone di adottare in futuro modelli di lavoro che permettano di lavorare sia in ufficio che da remoto, Questo accordo di lavoro proposto conferma le intenzioni dell'azienda di combinare in futuro il lavoro in ufficio con il lavoro a distanza. Una tale flessibilità comporterebbe azioni volte a migliorare l'impegno dei dipendenti, cercando di sviluppare servizi e attività in grado di attrarre persone in ufficio nel medio-lungo termine. È’ quindi probabile che, come è emerso dalla presente ricerca, l'esperienza e le intenzioni dei lavoratori e delle imprese contribuiranno a definire i futuri spazi di lavoro, cosicchè non si potrà più immaginare un posto di lavoro esclusivamente ubicato negli spazi aziendali, ma articolato altresì in un contesto domestico o in spazi terzi (come luoghi di coworking, bar, spazi pubblici, ect). La discussione e le conclusioni tentano di prevedere la futura necessità di spazi per uffici sulla base dei risultati del questionario, dell’intervista e di un'ulteriore analisi della letteratura (comprese relazioni internazionali e nazionali e articoli scientifici) sullo sviluppo di spazi di lavoro in tempi post-pandemici.