Me+We. Innovative re-exploration of privacy. An activity-based workplace case study

Today, many organizations shift to a more flexible and activity-based working (ABW) concept. Although the ABW layout encourages visibility and access to colleagues to enhance communication and collaboration, when it comes to the experience of employees, the activity-based office often gives rise to deep-rooted issues such as lack of privacy and concentration problems. The aims of the present study is (i) to investigate the privacy perception in an ABW context considering influential design attributes and (ii) to propose a design toolkit for designers in order to evaluate their design options regarding privacy with a user-centered approach. The study included relevant literature on workplace design and privacy, combined with a survey from employees in an office located in Milan. The data collected through a combination of questionnaires with 360° virtual tours (VT). Employees rated their privacy level after experiencing 360° VTs that were proposed by the author. The results highlight the influential elements which are more effective on employees’ privacy perception and which design option was more favorable among participants. It is concluded that privacy is not a one-size-fit-all. Job characteristic, working pattern and workplace relationships are from those factors which result to different levels of privacy. The combination of simulation-based evaluation using 360 VTs with the data obtained from end-user can provide an insight which help designers to evaluate multiple design iterations regarding privacy. In other words, the results obtained from the proposed design toolkit are structured in a way that cross-validation comparison and analysis of architectural elements and features provides a profound understanding of users’ privacy perception.

Oggi, molte organizzazioni passano a un concetto di lavoro più flessibile e basato sulle attività (ABW). Anche se il layout ABW incoraggia la visibilità e l’accesso ai colleghi per migliorare la comunicazione e la collaborazione, quando si tratta dell’esperienza dei dipendenti, l’ufficio basato sulle attività spesso dà origine a problemi radicati come la mancanza di privacy e problemi di concentrazione. Gli obiettivi del presente studio sono (i) indagare la percezione della privacy in un contesto ABW considerando gli attributi di design influenti e (ii) proporre un kit di strumenti di design per i progettisti al fine di valutare le loro opzioni di progettazione in materia di privacy con un approccio centrato sull’utente. Lo studio ha incluso la letteratura rilevante sul design del posto di lavoro e la privacy, combinata con un sondaggio tra i dipendenti di un ufficio situato a Milano. I dati raccolti attraverso una combinazione di questionari con tour virtuali a 360° (VT). I dipendenti hanno valutato il loro livello di privacy dopo aver sperimentato i VT a 360° proposti dall’autore. I risultati evidenziano gli elementi influenti che sono più efficaci sulla percezione della privacy dei dipendenti e quale opzione di design era più favorevole tra i partecipanti. Si conclude che la privacy non è una misura unica. Le caratteristiche del lavoro, il modello di lavoro e le relazioni sul posto di lavoro sono tra quei fattori che portano a diversi livelli di privacy. La combinazione della valutazione basata sulla simulazione utilizzando 360 VT con i dati ottenuti dall’utente finale può fornire una visione che aiuta i progettisti a valutare più iterazioni di progettazione per quanto riguarda la privacy. In altre parole, i risultati ottenuti dal design toolkit proposto sono strutturati in modo tale che il confronto e l’analisi della convalida incrociata degli elementi architettonici e delle caratteristiche forniscono una profonda comprensione della percezione della privacy degli utenti.