Smart working : the role of workspaces before and after the Covid-19 emergency

In recent years, as a result of new organisational trends and the evolution of technological tools, work processes have been changing, leaving room for the spread of the Smart Working phenomenon, defined by the Smart Working Observatory of Politecnico di Milano as "a new managerial philosophy based on giving people back flexibility and autonomy in the choice of spaces, times and tools to be used in exchange for greater responsibility for results. The philosophy is based on four pillars: revision of the organisational culture, flexibility with regard to working hours and places, technological equipment and physical spaces”. In the last year the Covid-19 emergency has brought an acceleration to the spread of the phenomenon, demonstrating how remote working ensures efficiency but at the same time highlighting the essential role of physical locations for socialisation in presence. From this consideration, the research aims to investigate the characteristics of office spaces and technologies and the level of satisfaction that these ensured to workers in the pre-emergency period, and the changes and initiatives implemented in the different phases of the emergency and the prospects for future evolution. Particular focus is given to the analysis of the relationship between a Smart Office and the level of workers’ satisfaction and engagement; and, to the analysis of the evolution of workspaces and the experiences carried out within them in the post-pandemic future. The investigation was conducted through a quantitative methodology (surveys to decision-makers of large companies and Italian workers), supported by the creation of a statistical model to demonstrate the Smart Office impact on workers; combined with a qualitative methodology (case studies, Smart Spaces Employee Journey tool and Focus Group), which enabled the identification of new work experiences based on the use of workspaces and technologies for a hybrid work mode.

Negli ultimi anni, a fronte dei nuovi trend organizzativi e l’evoluzione degli strumenti tecnologici, i processi lavorativi stanno cambiando lasciando spazio alla diffusione del fenomeno dello Smart Working, definito dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. La filosofia si basa su quattro pilastri: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici". Nell’ultimo anno l’emergenza Covid-19 ha portato un’accelerazione alla diffusione del fenomeno, dimostrando come il lavoro da remoto assicuri efficienza ma allo stesso tempo evidenziando il ruolo imprescindibile delle sedi fisiche per la socializzazione in presenza. Da questa considerazione la ricerca si pone l’obbiettivo di approfondire le caratteristiche degli spazi di ufficio e delle tecnologie e del livello di soddisfazione che questi assicuravano ai lavoratori nel periodo pre-emergenziale, per poi analizzare i cambiamenti e le iniziative realizzate nelle diverse fasi dell’emergenza e le prospettive di evoluzione future. Un focus particolare è dato all’analisi della relazione tra uno Smart Office e il livello di soddisfazione ed engagement dei lavoratori; e, all’analisi dell’evoluzione degli uffici e delle esperienze svolte al loro interno in un futuro post pandemico. L’indagine è stata condotta attraverso una metodologia quantitativa (survey ai decisori di grandi imprese e lavoratori italiani), supportata dalla creazione di un modello statistico per dimostrare l'impatto di uno Smart Office sui lavoratori; unita ad una metodologia qualitativa (case studies, Smart Spaces Employee Journey e Focus Group), che hanno permesso di identificare le nuove esperienze lavorative basate sull’utilizzo degli spazi di lavoro e delle tecnologie per una modalità di lavoro ibrida.