A functional model for Holacratic ERPs

Holacratic organizations currently face a significant gap in ERPs supporting principles and processes of their organizational framework. The need for innovation and flexibility brought companies to move away from bureaucratic management towards new agile frameworks like Holocracy. However, this transition wasn't supported by an equal adaption of current ERPs towards more agile principles, leaving these companies without an integrated information system that supports holocratic activities. This study aims to define a new functional model for ERPs designed for holocratic organizations, to fill the automation gaps they are facing. To design a new functional model for holocratic ERPs, multiple focus groups were conducted with one of the major representatives of Holacracy in Italy: Kopernicana. Then, the functional model was validated by testing a prototype of the new ERP with Kopernicana's employees in a final focus group. The results showed the necessity of a solution that provides information transparency and simple customizations, which are mandatory to enable holocratic process flexibility and distributed decision-making. Operational management is the least modified from the transition towards Holacracy, with the main difference that external web applications are the main access point and source of operational data. Administrative management should include new holocratic practices, like tensions, tactical and governance meetings, circles, roles, and policies for wages. Finally, the knowledge management system should be accessible to everyone in the company to enable authority distribution and decentralized decision-making.

Le aziende olocratiche sono afflitte da una significativa assenza di ERP che supportino i principi e i processi del loro framework organizzativo. La crescente necessità di innovazione e flessibilità ha portato le organizzazioni ad abbandonare i modelli manageriali burocratici in favore di nuove soluzioni più "agili", come ad esempio Holacracy. Tuttavia, questa transizione non è stata seguita da un pari adattamento degli ERP verso i nuovi principi "agili", lasciando le aziende senza un sistema informativo capace di supportare le loro attività olocratiche. L'obiettivo di questo studio è quello di definire un nuovo modello funzionale per gli ERP destinati ad aziende olocratiche, per riempire le lacune che stanno affrontando a livello di automazione. Per realizzare il nuovo modello funzionale sono stati condotti multipli "focus group" con uno dei maggiori rappresentanti di Holacracy in Italia: Kopernicana. Successivamente, il modello è stato validato testando un prototipo del nuovo ERP durante un focus group finale con i membri di Kopernicana. I risultati mostrano la necessità di una soluzione che fornisca 2 elementi essenziali: trasparenza a livello di informazione e semplicità nella personalizzazione del sistema; entrambe sono requisiti fondamentali per abilitare la flessibilità a livello di processo e la distribuzione del potere decisionale, tipiche di Holacracy. La gestione operazionale è quella con minori modifiche provocate dalla transizione verso Holacracy, con la differenza fondamentale che applicazioni esterne al sistema diventano il punto di accesso e la fonte principale dei dati operazionali dell'azienda. La gestione dei processi amministrativi deve includere tutte le pratiche introdotte da Holacracy, come le tensioni, i meeting tattici e di governance, i circoli, i ruoli e le politiche di calcolo degli stipendi. Infine, il sistema di gestione della conoscenza aziendale deve essere facilmente accessibile da ogni membro dell'azienda, per abilitare la distribuzione dell'autorità e un sistema decisionale decentralizzato.