Self-service BI dashboard. Limiti e potenzialità nella progettazione

Self-service BI systems enable users to create dashboards, without any knowledge or skill requirements, preserving data robustness and data security, at a low price. If the traditional model binds the user to the IT department, with this new form of business intelligence the mediation is reduced and the model reversed. The players in this process are not cut down; the user, the IT department and the information designer interact in an equal and collaborative relationship, so that the user, with the support of qualified figures, can personally define the necessities of its project in order to obtain maximum efficiency in the decision-making process and in the performance of its business. The effectiveness of a dashboard is determined by the organization of data on a scale of relevance, the appropriateness of the charts, the selection and emphasis of the data, and the moderation of anything that does not lead any information. Self-service systems do not ensure the effectiveness of projects, they simplify their development: the design is rapid, but no longer flexible, it's bounded to predefined components that guide the choices. Therefore, the research has a twofold aim: to define in which components and moments of the design process these systems represent a limitation or a potential, and how much they support a design without skills, in order to define the role dimension of the information designer in this process. Power BI, which is developed by Microsoft Corporation, was the tool used to conduct the analysis discussed here. In the market of self-service BI systems, it is ranked in a leadership position, according to studies conducted by the IT consulting firm Gartner; its high quality and affordable price have made this tool distinguishable when it comes to the choice of software to implement the dashboard of the design department of the Politecnico di Milano, whose design was supported from the beginning, from June to December 2019. On this occasion, data were collected, critical issues were reported, and the requirements to realize a multiple dashboard project were defined, as well as the basis on which all the examples were built to present errors, problems and solutions. The thesis was structured to be a design support tool. It opens up with a definition of context and of new technologies. It continues by highlighting the limitations and potential of these tools, in an investigation of the application solutions of the theoretical models, and taking to extremes the performance of the graphs in a stress test, the results of which were illustrated at three levels of detail. Finally, the gaps were collected, summarized, and overcome by presenting possible solutions to these systems via an alternative project prototype to the case study. The software was evaluated in the three main steps of design, layout definition, choice of graphics, and interaction with data, each of which was introduced and studied from one or more models. Comparing this result to the case study, emerged some usability limitations in the integrated navigation components, in the online publishing interface of the project. Moving to the project level, the stress test conducted to investigate the potential adaptability of the graphs and the relative analysis compared to the minimum limits of accuracy allowed to isolate the critical graphs, mostly sharing an area comparison; in particular the geospatial graphs proved to be the least efficient visual objects from a spatial and communicative point of view. Overall, there is a greater inclination to assume horizontal proportions. The design freedom of grouping and recall between data, functional to readability and comparison, is limited to association by position, enclosure, and color shade. Data exploration is guaranteed mostly through predefined interactions, and it is hindered only in the classification and reordering of tables and charts. The validity of self-service BI systems is demonstrated in the speed of design and decision-making processes; at the same time, they cannot be recognized as supporters of data perception. The literature agrees that the latter requires a wealth of knowledge and references that the ease of use of these systems cannot support. The design of dashboards in the hands of users other than analysts or expert users, devoid of the necessary skills, cannot be autonomous, requiring the involvement of the information designer. Therefore, a model based on collaboration between the user and specialized figures is reconfirmed.

I sistemi self-service BI abilitano gli utenti alla creazione di dashboard, senza requisiti di conoscenza e competenza, salvaguardando la robustezza e la sicurezza dei dati, ad un prezzo economico. Se il modello tradizionale vincola l’utente alla figura del dipartimento IT, con questa nuova forma di business intelligence la mediazione è limitata ed il modello invertito. Gli attori in gioco non vengono ridotti; utente, dipartimento IT e designer dell’informazione interagiscono in una relazione paritaria e di collaborazione, affinché l’utente, con l’appoggio di figure competenti, definisca in prima persona le esigenze del proprio progetto per trarne il massimo dell’efficienza nel processo decisionale e nelle prestazioni del proprio business. L’efficacia di una dashboard si misura nell’organizzazione secondo una scala di rilevanza, nella pertinenza dei grafici, nella selezione e grado di enfasi dei dati e di moderazione di tutto ciò che non veicola delle informazioni. I sistemi self-service non assicurano l’efficacia del progetto, ne semplificano la realizzazione: la progettazione è rapida, ma non più libera, vincolata a componenti predefiniti che ne guidano le scelte. Pertanto, la ricerca si pone un duplice obiettivo: definire in quali componenti e momenti della progettazione questi sistemi rappresentino un limite o una potenzialità, e quanto supportino una progettazione senza competenze, affinché si definisca la dimensione del ruolo del designer dell’informazione in questo modello progettuale. Power BI, sviluppato dalla Microsoft Corporation, è stato lo strumento utilizzato per condurre l’analisi oggetto della trattazione. Nel mercato dei sistemi self-service BI, secondo gli studi condotti dalla società di consulenza IT Gartner, esso si colloca in una posizione di leadership; l’alta qualità e la convenienza del prezzo lo hanno distinto nella scelta del software per realizzare la dashboard del dipartimento di design del Politecnico di Milano, la cui progettazione è stata affiancata fin dagli inizi, da giugno a dicembre 2019. In questa occasione sono stati raccolti i dati, segnalate le criticità, e definiti i requisiti per realizzare un progetto a dashboard multiple, nonché la base su cui sono stati costruiti tutti gli esempi per presentare errori, problematiche e soluzioni. La tesi è stata strutturata per essere uno strumento di supporto alla progettazione. Si apre con la definizione del contesto, delle nuove tecnologie, prosegue mettendo in luce i limiti e le potenzialità di questi strumenti, in un’indagine sulle soluzioni applicative dei modelli teorici, e portando agli estremi le prestazioni dei grafici in uno stress test, i cui risultati sono stati illustrati a tre livelli di dettaglio. Infine, le lacune sono state raccolte, sintetizzate e superate presentando le possibili soluzioni a questi sistemi tramite un prototipo alternativo al caso studio. Il software è stato valutato nei tre passi principali della progettazione, la definizione dei layout, la scelta dei grafici e l’interazione con i dati, ognuno dei quali è stato introdotto e studiato a partire da uno o più modelli. Dall’affiancamento al caso studio, sono emersi dei limiti di usabilità delle componenti di navigazione integrate, nell’interfaccia di pubblicazione online del progetto. A livello progettuale, lo stress test condotto per indagare il potenziale di adattabilità dei grafici e la relativa analisi rispetto ai limiti minimi di accuratezza ha permesso di isolare i grafici critici, per la maggior parte accomunati da una comparazione ad aree; in particolare i grafici geospaziali si sono dimostrati gli oggetti visuali meno efficienti da un punto di vista spaziale e comunicativo. Nel complesso si registra una maggiore inclinazione ad assumere proporzioni orizzontali. La libertà progettuale di raggruppamento e richiamo tra i dati, funzionale alla leggibilità e alla comparazione, è limitata ad un’associazione per posizione, chiusura, e tonalità colore. L’esplorazione dei dati viene garantita tramite interazioni per lo più predefinite, ed è ostacolata solo nella tipologia di classificazione e riordino delle tabelle e dei grafici. La validità dei sistemi self-service BI si dimostra nella rapidità dei processi progettuali e decisionali; allo stesso tempo non possono essere riconosciuti come garanti della percezione dei dati. La letteratura è concorde sul fatto che quest’ultimo aspetto richieda un bagaglio di conoscenze e riferimenti che la semplicità d’uso di questi sistemi non può supportare. La progettazione delle dashboard nelle mani di utenti diversi da analisti o utenti esperti, privi delle competenze necessarie, non può essere autonoma, richiede il coinvolgimento del designer dell’informazione. Si riconferma, dunque, un modello fondato sulla collaborazione tra l’utente e figure specializzate.