Agile scrum survey at pagoPA project : challenges and opportunities

Agile methodologies have been steadily on a rise around the world, especially in the digital business sector where it is quite predominant. A significant amount of companies in Italy has started to implement it for their projects and to institutionalize its principles and values. The Public Administration is no exception to this trend and with its recent creation of pagoPA, a digital payment platform for the public entities; Agile frameworks have come into deep consideration for this context. In this work, we study the implementation of Agile Scrum in the company that works on the internal management of pagoPA project. To do so, we surveyed the members of both teams working in the business unit and we analysed their answers to convey a comprehensible look at the current situation. The main topics included were Scrum perception during its implementation, knowledge level of Scrum mechanisms, participation at Scrum events, teamwork and team interactions, framework issues and possible ways to improve. Smartworking was also added since it was a major recent change that the company had to undergo in its way of working during the global pandemic outbreak of 2020. We found out that, even if Scrum is usually regarded as a flexible methodology applicable to many companies, teams tend to adapt the framework into their pre-established practices and principles. The teams frequently view Scrum favourably and look forward for a deeper agile implementation. However, this teams’ desire is not always matched with the client’s needs or even the company’s hierarchy and internal organization. It is possible to achieve a full Scrum implementation, but it requires the effort of not only a well-prepared cross-functional team with a highly acknowledgeable Product Owner and a supporting Scrum Master; it should also be part of the top management decision to implement it effectively on the company. This is the only way to achieve a final and true Agile transformation for any given team in a large company.

Le metodologie Agile sono in constante crescita nel mondo, specialmente nel settore del digital business in cui è fortemente predominante. Un numero significativo di aziende in Italia ha iniziato a implementarle nei loro progetti ed a istituzionalizzare i principi ed i valori legati. La Pubblica Amministrazione non è stata l’eccezione a questa tendenza e, con la recente creazione di pagoPA, la piattaforma di pagamenti digitali per gli Enti pubblici, i framework Agile sono stati presi in considerazione per questo contesto. In questa opera, l’implementazione di Agile Scrum è stata esaminata nell’azienda che lavora nella gestione interna di pagoPA come progetto. Per fare ciò, è stato elaborato un sondaggio ai membri di entrambi team che lavorano nella business unit e le loro risposte sono state analizzate per trasmettere una visione completa della situazione attuale. Gli argomenti principali trattai sono stati: percezione della Scrum durante l’implementazione, livello di conoscenza dei meccanismi Scrum, partecipazione negli eventi Scrum, collaborazione ed interazioni nel team, problemi del framework e miglioramenti possibili. Lo Smartworking è stato aggiunto dato il cambio recente a cui l’azienda si è sottoposta nella sua forma di lavoro a causa dello scoppio della pandemia globale nel 2020. È stato trovato che, sia la Scrum usualmente considerata come una metodologia flessibile ed applicabile ad una molteplicità di aziende, i team tendono sempre ad adattare il framework dentro le loro pratiche e principi previamente stabiliti. Tendenzialmente, i membri dei team valutavano favorevolmente la Scrum e guardano avanti verso una implementazione profonda dell’Agile. In ogni caso, questo desiderio del team non è sempre abbinato con le esigenze del cliente oppure con la gerarchia interna dell’organizzazione. Per avere un’implementazione completa dello Scrum, oltre ad un team cross funzionale con un Product Owner ben preparato e uno Scrum Master di supporto; è necessario che la direzione aziendale sia in grado di implementarlo in forma efficace all’interno dell’azienda. È questa l’unica maniera di raggiungere una vera e propria trasformazione Agile per qualsiasi gruppo di lavoro in una grande impresa.