Case study : A3 framework. Settlement improvement in the post-trading process

This thesis is intended as a case study related to the improvement of the post-trading process in the securities brokerage company Equita SIM SpA. The aim of this project is reducing both time and costs related to the settlement activities improving the post-trading efficiency, which is intended as the correct generation of settlement instructions and mismatch management. The project applies the A3 framework from the Lean methodology, a stepwise approach that involves understanding the background to define the context of the problem, outlining the current condition, identifying the target of improvement, analyzing the root causes related to the issue, providing countermeasures for improvement, creating plan of action and monitoring the results. The main criticality in the process studied was the revision of the settlement instructions that mismatched against the counterparty; Once defined the root causes of the problem stated, after the gathering and analysis of the data inherent, they were split into three groups which are the system, the operators and the clients. For each cluster have been developed and prioritized the possible countermeasures based on a cost-benefit analysis and finally a plan of action has been scheduled. The implementation started with the quick win solutions and more countermeasures which have been applied and monitored, but not all the improvements has been completed yet; the achieved benefits since now are meeting the expectations, in line with the defined target of decreasing the annual number of swifts cancelled by at least 34% in foreign desk and 27% for the Italian one.

Questa tesi vuole essere un caso di studio relativo al miglioramento del processo di post-trading nella società di intermediazione mobiliare Equita SIM SpA. L'obiettivo di questo progetto è la riduzione sia dei tempi che dei costi legati alle attività di regolamento titoli migliorando l'efficienza del post-trading, inteso come la corretta generazione delle istruzioni di regolamento e la gestione dei mismatch. Il progetto applica il framework A3 della metodologia Lean, un approccio a step che prevede di delineare il background per comprendere il contesto del problema, la definizione della condizione attuale, l'identificazione dell'obiettivo di miglioramento, l'analisi delle cause radice legate al problema, la predisposizione di contromisure per il miglioramento, la creazione del piano di azione e il monitoraggio dei risultati. La principale criticità nel processo studiato è stata la revisione delle istruzioni di regolamento che non corrispondevano alla controparte; Le cause radice del problema, dopo la raccolta e l'analisi dei dati inerenti, sono state definite e suddivise in tre gruppi: il sistema, gli operatori e i clienti. Per ogni cluster sono state sviluppate e date priorità alle possibili contromisure basate su un'analisi costi-benefici e infine è stato programmato un piano d'azione. L'implementazione è iniziata con le soluzioni di tipo quick win e altre contromisure che sono state applicate e monitorate, ma non tutti i miglioramenti sono stati ancora completati; i benefici raggiunti finora stanno soddisfacendo le aspettative, in linea con il target di riduzione del numero annuale di swift cancellati di almeno il 34% nel desk estero e del 27% per quello italiano.