Public procurement in times of emergency : an analysis of digitalization in Italian public universities

This dissertation investigates the effect that the digitalization of the procurement process of public Italian universities had in managing the disruption caused by the global pandemic, and, at the same time, if the emergency situation caused by the COVID-19 pandemic acted as a catalyst in digitalizing public procurement. A thorough literature review has been made on the main internal levers and external variables of public procurement in order to elaborate a unique framework to be a guide for the implementation of protocols, instruments, and strategies for the digitalization of procurement to increase the efficiency in ordinary times, and to be prepared and flexible in the advent of a new disruptive emergency. To verify the applicability of the framework proposed, a mixed-methods approach was implemented. At first, a survey was distributed to all the public Italian universities to explore their level of digitalization and verify their degree of reactivity to the emergency, and then follow-up interviews were conducted to design specific case studies of the six most interesting respondents. The results show that digitalization of public universities is highly heterogenous. Fully digitalized universities reacted promptly to the emergency, while those less digitalized had to implement digital enablers to allow continuity of activities. Indeed, the context of the global pandemic is very demanding on the procurement office and did not allow to focus also on the adoption of new digital platforms, which would be a time- and resources-consuming process. Therefore, digitalization is not a route that can be walked during an emergency since it is highly demanding on the procurement office. Nonetheless, the emergency worked as an accelerator and showed to public universities and the Italian government the importance of eprocurement and the necessity to push towards a complete and integrated digitalization of public procurement in the future.

Questo elaborato investiga l’effetto che la digitalizzazione, del processo di acquisto nelle università pubbliche italiane, ha avuto nel gestire i problemi generati dalla pandemia globale, e, allo stesso tempo, se la situazione emergenziale causata dalla pandemia da COVID-19 ha agito come un catalizzatore della digitalizzazione. Un’approfondita analisi di letteratura è stata eseguita sulle principali leve strategiche interne e sulle variabili esterne degli acquisti pubblici in modo da elaborare un framework, unico nel suo genere, che possa essere una guida per l’implementazione di protocolli, strumenti e strategie per la digitalizzazione del procurement affinchè si aumenti l’efficienza in periodi ordinari, e per essere preparati e flessibili in caso di una nuova emergenza. Per verificare l’applicabilità del framework proposto, si è adottato un approccio multi-metodo. In primo luogo, è stato distribuito a tutte le università pubbliche italiane un sondaggio esplorativo del livello di digitalizzazione delle stesse e che verificasse la loro reattività all’emergenza, e successivamente sono state svolte interviste di approfondimento con lo scopo di creare specifici casi studio dei sei rispondenti più peculiari. I risultati mostrano un livello di digitalizzazione degli atenei molto eterogeneo. Le università con il processo di acquisto totalmente digitalizzato hanno reagito e si sono adattate prontamente all’emergenza, mentre quelle meno digitalizzate hanno dovuto implementare strumenti digitali, che abilitassero il lavoro da remoto, per garantire la continuità delle attività. Infatti, il contesto pandemico è stato molto dispendioso sull’ufficio acquisti e non ha permesso di adottare piattaforme di eprocurement durante l’emergenza. Dunque, la digitalizzazione degli acquisti si è rivelata una strada non percorribile durante l’emergenza da COVID-19, essendo un processo oneroso sia in termini di tempo che di risorse spese. Ciò nonostante, l’emergenza ha agito come un acceleratore e ha dimostrato alle università pubbliche e al governo italiano l’importanza dell’eprocurement e la necessità di spingere verso una digitalizzazione completa ed integrata del procurement pubblico in futuro.