Streamlining patient trasnfer processes - Redesign of a regional service system to improve care management and reduce overcrowding in emergency departments

Emergency departments overcrowding poses a significant international patient safety concern. Several factors, of a social, organisational and political nature, have been identified as root causes of the phenomena, but while reducing emergency admissions is hard to sustain and not always functional, focusing on reducing the length of hospital stay and improving the quality of care management across the whole health pathway can be a more effective way to address the growing demand for beds and to release capacity in the hospital system. Driving professional and organisational appropriateness, by streamlining patient transfer processes without affecting patient safety, is fundamental to tackling the issue. According to the studies, a valuable strategy consists in enhancing communication between healthcare providers, promoting the creation of a coordinated seamless network, to improve handovers within and among different care settings. This project is the result of detailed research within the Lombardy Health System context, working collaboratively with a recently implemented regional service system based in Milan. The goal is to increase its efficiency and effectiveness, optimising and maximising existing resources, to ensure the timely transfer of patients to the most appropriate care setting for their needs. The system redesign fostered the centralisation of the process in a single service, in order to facilitate the relationship between discharging and accepting facilities and to guarantee the planning, direction and monitoring of the outcome of the entire care pathway.

Il sovraffollamento dei dipartimenti di emergenza rappresenta un problema significativo per la sicurezza dei pazienti a livello nazionale e internazionale. Diversi fattori, di natura sociale, organizzativa e politica, sono stati identificati come cause fondanti del fenomeno, ma mentre la riduzione dei ricoveri in emergenza è difficile da sostenere e non sempre funzionale, concentrarsi sulla riduzione della durata della degenza e sul miglioramento della qualità della gestione delle cure nell'intero percorso assistenziale può essere un modo più efficace per affrontare la crescente domanda di posti letto e alleggerire il carico del sistema ospedaliero. Favorire l'appropriatezza professionale e organizzativa, razionalizzando i processi di trasferimento dei pazienti senza intaccarne la sicurezza, è fondamentale per fronteggiare il problema. In base agli studi, una valida strategia consiste nel facilitare la comunicazione tra professionisti sanitari, promuovendo la creazione di una rete coordinata e integrata che migliori il passaggio del paziente tra i diversi ambienti di cura. Questo progetto è il risultato di una ricerca dettagliata nel contesto del Sistema Sanitario Lombardo, lavorando in collaborazione con un sistema regionale di servizi di recente implementazione con sede a Milano. L'obiettivo è quello di incrementarne l'efficienza e l'efficacia, ottimizzando e massimizzando le risorse esistenti, per garantire il tempestivo trasferimento dei pazienti al setting di cura più appropriato ai loro bisogni. Il redesign del sistema ha favorito la centralizzazione del processo in un unico servizio, al fine di facilitare il rapporto tra strutture dimettenti e accettanti, e garantire la pianificazione, la gestione e il monitoraggio dell'esito dell'intero percorso assistenziale.