Facilitating organizational transformation : a change framework and tools to engage employees in a digital environment

Society is changing at an ever-growing pace. Organizations need to transform to keep their direction consistent with the changes at societal level, and thus maintain competitiveness. However, many transformative interventions do not reach satisfactory results. Evidence suggests that organizational transformations are successful if people actively collaborate and participate through co-creation activities. Today, new challenges emerge: first, Covid caused a rise of remote working, reducing human contact; second, the size of companies makes collaboration difficult. Therefore, physical collaborative activities, one of the most adopted solutions, are no longer a viable option as they require synchronicity, co-localization of the individuals and small groups of participants to be manageable. This thesis explores how we could help companies in engaging all their members in successful organizational transformations in a non-physical environment. Further, we explore the tools available for managers to support these transformation processes. First, I performed a literature review of what factors, methods and activities favor engagement. Second I studied the IDeaLs case: a research platform dealing with organizational transformation and engagement. Last I performed a digital research for collaborative digital tools. The results were synthesized in an operative booklet which contains: a change framework with engagement practices, various usage modalities and a collection of digital collaborative tool identikits with indications for their adoption. The booklet aims at enabling middle level managers and service designers, working in a consulting environment, to initiate and sustain an organizational transformation initiative based on employees’ engagement and participatory activities in a digital environment. The main findings include a novel and simpler path to manage and facilitate the transformations in a digital environment, tools to support the process with detailed usage indications and information to understand how companies face organizational transformation through IDeaLs real practice analysis.

La società sta cambiando a ritmo sempre crescente. Le organizzazioni devono trasformarsi per mantenere la loro direzione coerente con tali cambiamenti e rimanere competitive. Tuttavia molte trasformazioni non raggiungono risultati soddisfacenti. Le prove suggeriscono che le trasformazioni organizzative hanno successo se le persone partecipano attivamente collaborando e co-creando. Oggi emergono nuove sfide: il Covid ha causato l’ascesa del lavoro a distanza, riducendo il contatto umano, e le dimensioni delle aziende rendono difficile la collaborazione. Pertanto, le attività di collaborazione fisiche, una delle soluzioni più adottate, non sono più un’opzione praticabile, in quanto richiedono: sincronicità, co-localizzazione dei singoli e piccoli gruppi di partecipanti per essere gestibili. Questa tesi esplora come potremmo aiutare le aziende a coinvolgere tutti i loro membri in trasformazioni organizzative di successo in un ambiente non fisico. Inoltre, esploriamo gli strumenti a disposizione dei manager per supportare questi processi. Inizialmente, ho eseguito una revisione della letteratura su quali fattori e metodi favoriscano l’engagement. In seguito ho studiato il caso IDeaLs, una piattaforma di ricerca che si occupa di trasformazione delle organizzazioni e coinvolgimento dei dipendenti. Infine ho condotto una ricerca sugli strumenti digitali per collaborare. I risultati sono stati sintetizzati in un manuale operativo che contiene: un framework di trasformazione con pratiche di engagement, varie modalità di utilizzo e una raccolta di identikit di strumenti di collaborazione digitale con suggerimenti per la loro adozione. Il manuale mira a consentire ai manager di livello intermedio e ai progettisti di servizi, che lavorano in consulenza, di avviare e sostenere una trasformazione basata sul coinvolgimento dei dipendenti e sulle attività partecipative in ambiente digitale. I risultati principali includono un percorso nuovo e più semplice per gestire e facilitare le trasformazioni in ambiente digitale, strumenti per sostenere il processo con indicazioni sull’utilizzo e dati per comprendere come le aziende reali affrontano le trasformazioni organizzative.