Design methods for public policy formulation. A study of design practices applied by public sector innovation units in public policy formulation processes

The emerging design practice in the public sector has become a subject of study for the design discipline and the political sciences. In this field, scholars observe a potential contribution of design to the traditional policy practices to stimulate collaboration (e.g., involving various actors in analysing a public issue, co-creation, co-design), to address public challenges (e.g., design methods for researching, representing and testing ideas), and to shape policy delivery (e.g., public services) (Bason, 2014a; Blomkamp, 2018; Kimbell, 2015; Kimbell & Bailey, 2017; Mager, 2016; Van Buuren, Lewis, Peters, & Voorberg, 2020). While they suggest that design’s significant contribution to policy occurs in the implementation of public services and programmes, they also call for a deeper understanding of the nature of design practices at a more strategic level, particularly for developing policy proposals and reforms (Bason & Schneider, 2014; Lewis, McGann, & Blomkamp, 2020; McGann, Blomkamp, & Lewis, 2018). This doctoral research seeks to understand the design practices of public sector innovation (PSI) units in public policy formulation processes. After building a research sample, it selects five cases to study PSI units’ participation in policy formulation processes, their design activities and methods, and contributions to these processes. The research adopts a policy cycle model, particularly the policy formulation stage and design processes and methods’ inventories. Building the research sample led to collecting a list of 475 PSI units worldwide and mapping design activities and methods of 46 PSI units in stages of the policy cycle (Villa Alvarez, Auricchio, & Mortati, 2022). It also identified 13 PSI units working in the policy formulation stage, from which 11 were validated through interviews. Among these PSI units working in policy formulation processes, this research studied five cases at a national or state level in Argentina, Colombia, The Netherlands, Latvia, and the State of Victoria in Australia. Case studies described PSI units’ design activities and methods applied in various policy formulation processes, and validated hypotheses of design contributions in these processes. These cases suggest that among the four phases of a policy formulation process, PSI units’ design activities concentrate mainly on the Appraisal and Dialogue phases, while they are less frequent in the Formulation and Consolidation phases. Remarkably, the two internal PSI units working in Formulation were not responsible for writing the policy document drafts but a team of policy-makers. Also, the one PSI unit in Consolidation mainly facilitated negotiation among decision-makers. Findings suggest that PSI units’ multidisciplinary staff influence the methodological approach for collaborating with policy-makers in policy formulation and produce a hybridisation of processes and methods from the diverse expertise of PSI units’ staff. This research corroborates that design contributes to policy formulation processes by considering policy users in different phases, improving policy problem understanding and reframing, and changing policy-makers mindsets. Findings also evidence benefits of systematising and supporting policy-makers discussions with actors, prioritising policy problems and solutions, increasing efficiency in policy formulation processes, and broadening the scope and detail of the policy. This research creates a fertile ground for future investigations and design work in the Design for Policy field. Researchers may complement findings in policy formulation processes and explore design practices emerging in other policy cycle stages such as agenda-setting and policy evaluation, uncovering their contributions and connections to policy formulation. For design practitioners, design activities and methods become a source of reference to support policy formulation, while emerging design practices and gaps in design work in the policy cycle suggest potential opportunities for developing future design services. Over more, this research also opens to further studies in design work in policy processes of PSI units and other types of innovation units (e.g., social innovation labs, living labs, non-profit organisations, think thanks). This research observes the increasing relevance of critically examining users’ consultation or participation and design impact in policy formulation processes. The Design for Policy field will also benefit by discovering the roots and characterising the evolving design methods complementary to traditional policy-making methods. Within the education in this field, future programmes may aid designers in gaining knowledge in policy processes, political contexts, and data literacy, among various skills valued in the Design for Policy field.

L’attività emergente nella prassi del design nel settore pubblico (Design for Policy) è diventata oggetto di studio sia per la disciplina del design che per le scienze politiche. Analizzando il ruolo del design in questo campo, emerge che il contributo della disciplina sussiste principalmente nella sua capacità di stimolare la collaborazione tra attori (ad esempio, coinvolgendo vari attori nell'analisi di un problema pubblico, la co-creazione/co-creation, la co-progettazione /co-design), di affrontare le sfide progettuali che riguardano la sfera pubblica (ad esempio metodi per la ricerca, la rappresentazione e la sperimentazione di azioni de politiche) e di dare forma all’implementazione di politiche (ad esempio attraverso la progettazione di servizi pubblici) (Bason, 2014a; Blomkamp, 2018; Kimbell, 2015; Kimbell & Bailey, 2017; Mager, 2016; Van Buuren, Lewis, Peters, & Voorberg, 2020). Anche se gli esperti suggeriscono che il contributo più significativo del design si verifica nell'implementazione di servizi e programmi pubblici, emerge la necessità di comprendere la natura delle pratiche di design anche a un livello più strategico e in particolare nel suo contributo alla formulazione di politiche e di riforme (Bason & Schneider, 2014; Lewis, McGann, & Blomkamp, 2020; McGann, Blomkamp, & Lewis, 2018). Questa ricerca di dottorato analizza le pratiche progettuali delle unità di innovazione nel settore pubblico (Public Sector Innovation units – PSI units) nei processi di formulazione delle politiche pubbliche (policy-making). Sono stati selezionati cinque casi di PSI per studiare la tipologia di partecipazione, le attività e i metodi del design ai processi di policy-making, e il loro specifico contributo in tali processi. La ricerca adotta il “policy cycle model”, e si concentra in particolare sull’analisi della fase di formulazione, analizzando i processi e metodi del design in questo contesto. La costruzione del campione di ricerca ha portato alla raccolta di un elenco di 475 PSI units in tutto il mondo e alla mappatura delle attività e dei metodi di design di 46 PSI units nelle diverse fasi del “policy cycle model” (Villa Alvarez, Auricchio, & Mortati, 2022). Sono state inoltre identificate PSI units che lavorano nella fase di formulazione delle politiche, 11 delle quali sono state convalidate attraverso interviste. Tra queste PSI units che hanno contribuito a processi di formulazione delle politiche, questa ricerca ha studiato cinque casi a livello nazionale o statale in Argentina, Colombia, Paesi Bassi, Lettonia e nello Stato di Victoria in Australia. I casi studio descrivono le attività e i metodi di design delle PSI units applicati in vari processi di formulazione delle politiche convalidando le ipotesi sul valore del contributo del design in questi processi. Questi casi suggeriscono che, tra le quattro fasi del “policy cycle model”, le attività di design si concentrano principalmente nelle fasi di Appraisal e Dialogue, mentre sono meno frequenti nelle fasi di Formulation e Consolidation. È interessante notare che le due PSI units interne alla pubblica amministrazione (PA) e che hanno contribuito alla fase di Formulation non erano responsabili della stesura delle bozze dei documenti politici affidato invece alla squadra di policy-maker della PA. Inoltre, la PSI unit che ha partecipato in Consolidation principalmente facilitava la negoziazione tra i decisori. I risultati suggeriscono che il gruppo di lavoro multidisciplinare delle PSI units influenza l'approccio metodologico per la collaborazione con i decisori politici nella formulazione delle politiche ibridando i processi e i metodi con le diverse competenze presenti nel team. Questa ricerca conferma che il design contribuisce ai processi di formulazione delle politiche coinvolgendo gli utenti finali delle politiche in diverse fasi, migliorando la comprensione e la riformulazione dei problemi pubblici e cambiando la mentalità dei politici. I risultati evidenziano anche i benefici derivanti dalla sistematizzazione e dal supporto alle discussioni dei politici con gli attori, dalla definizione delle priorità dei problemi e delle soluzioni, dall'aumento dell'efficienza nei processi di formulazione e dall'ampliamento della portata e dei dettagli della politica. Questa ricerca crea un terreno fertile per future indagini e prassi nel campo del design per le politiche (Design for Policy). I ricercatori possono integrare i risultati dei processi di formulazione delle politiche ed esplorare le prassi di design che emergono in altre fasi del “policy cycle model” , come la definizione dell'agenda politica (Agenda Setting) e la valutazione delle politiche (Policy Evaluation), scoprendo i loro contributi e le connessioni con la formulazione di politiche. Per progettisti professionisti, le attività e i metodi di design diventano una fonte di riferimento per accompagnare la formulazione di politiche, mentre le prassi emergenti e la carenza di lavori di design in questo settore suggeriscono potenziali opportunità per lo sviluppo di futuri servizi di design. Inoltre, questa ricerca apre delle strade a ulteriori studi sul lavoro di design nei processi di policy-making delle PSI units e di altri tipi di unità di innovazione (ad esempio, laboratori di innovazione sociale, living labs, organizzazioni non-profit, think thank). Questa ricerca osserva la crescente importanza di esaminare criticamente la consultazione o la partecipazione degli utenti e l'impatto del design nei processi di policy-making. Il campo del Design for Policy trarrà beneficio anche dall’indagine sulle radici storiche del fenomeno e dalla caratterizzazione dei metodi di design complementari ai metodi tradizionali di policy-making. Nell'ambito della formazione in questo campo, i programmi futuri potrebbero aiutare i designer ad acquisire conoscenze sui processi politici, sui contesti politici e sull'analisi dei dati, tra le varie competenze apprezzate nel campo del Design for Policy.