Designing co-design. Coordinate group focus in co-design workshops. An Investigation on tools and techniques to help novice designer-facilitators

Background: In recent years, co-design has seen exponential diffusion, especially in research applied to complex socio-technical transitions that require the participation of many actors heterogeneous regarding the level of creativity, power, and background. However, the diversity of the participants will also scatter the group focus, namely the coordinated attention, motivation, and involvement of participants to the same intentionally converged object, event, or idea. Research Gap: Previous studies usually focus on the tools and methods helping non-designers express their creativity. Little has been published so far on managing "soft" aspects of the human factor, nor do facilitators usually receive specific training on these aspects. Yet spontaneous and apparently innocuous attitudes, if not promptly detected and addressed, can have a snowball effect that compromises the workshop's outcome. Research Question: How can we design a toolkit to help novice facilitators understand and effectively coordinate participants’ group focus in co-design workshops. Aim: This study aims to investigate barriers and enablers of participants’ focus, challenges facilitators face, and potential tools and techniques to coordinate group focus in co-design workshops. Method: The author first defines the concept of “group focus” in co-design by referring to literature from other disciplines. Then, typical group focus factors regarding affective, behavioural, and cognitive dimensions are summarised from three case studies. Combining insights from the facilitator interviews and co-design workshops, the author designs a group focus coordination toolkit and conducts evaluations to test its effectiveness. Finally, the limitations and future directions of this study are discussed. Significance: This study contributes to the area of “designing co-design” and complements the gap in “meta co-design tools” - tools designed for facilitators. The definition of 'group focus' and the analysis of its influencing factors lay the foundation for future academic development. The group focus coordination toolkit produced by this study provides useful guidance for practical application in this area.

Background: Negli ultimi anni, il co-design ha visto una diffusione esponenziale, specialmente nella ricerca applicata a transizioni socio-tecniche complesse, le quali richiedono la partecipazione di molteplici e diversi attori in termini di creatività, potere e background. Tuttavia, l’eterogeneità dei partecipanti può avere degli effetti nella dispersione di quello che in questa tesi viene chiamato “il focus del gruppo”, ovvero l'attenzione, la motivazione e il coinvolgimento dei partecipanti allo stesso oggetto, evento o idea parte delle attività di co-design. Opportunità di ricerca: Gli studi precedenti si sono concentrati essenzialmente sugli strumenti e i metodi che aiutano i non-designer a esprimere la loro creatività. Poco è stato pubblicato finora sulla gestione degli aspetti "soft" del fattore umano, né i facilitatori di solito ricevono una formazione specifica su questi aspetti. Eppure, comportamenti spontanei e apparentemente innocui, se non prontamente individuati e affrontati, possono avere un effetto a cascata in grado di compromettere i risultati delle attività di co-design. Domanda di ricerca: Come possiamo progettare un toolkit per aiutare i facilitatori alle prime armi a capire e coordinare efficacemente l'attenzione del gruppo dei partecipanti nei workshop di co-design? Obiettivo: Questa tesi mira ad indagare le barriere e i fattori che favoriscono l'attenzione dei partecipanti, le sfide che i facilitatori devono affrontare e i potenziali strumenti e tecniche per coordinare l'attenzione del gruppo nei workshop di co-design. Metodo: L'autrice definisce prima il concetto di "focus di gruppo" nel co-design facendo riferimento alla letteratura di altre discipline. Quindi le caratteristiche del focus di gruppo riguardanti le dimensioni affettive, comportamentali e cognitive sono riassunte in tre casi di studio. Elaborando gli insight provenienti da una serie di interviste ai facilitatori e quelli provenienti dai workshop di co-design, l’autrice propone un toolkit di coordinamento del focus di gruppo e avvia delle prime valutazioni per testarne l'efficacia. Infine, vengono discussi i limiti e le possibili direzioni future di questo studio. Rilevanza: Questa tesi contribuisce all'area della "progettazione della co-progettazione" e cerca di offrire dei "meta strumenti di co-progettazione" - strumenti progettati per i facilitatori. La definizione di " focus di gruppo" e l'analisi dei suoi fattori di influenza gettano le basi per il futuro sviluppo accademico. Il toolkit di coordinamento del focus di gruppo risultato di questa tesi fornisce una guida utile per l'applicazione pratica in quest'area.