Using a mixed approach of Lean Thinking and BPM for process streamlining and digitalization of interhospital transports

This master thesis concerns the application of a mixed methodology in a public Healthcare Company for process improvement and digitalization. While the adoption of Lean approach and tools is raising outside its traditional sectors including Healthcare, its contribution to digitalization remains largely debated. This paper aims at providing knowledge to the existing literature gap on the use of Lean Thinking and BPM methodology for the streamline and digitalization of healthcare processes. The case study was carried out by applying the Lean Thinking approach and BPM methodology to the healthcare sector. The A3 model has been used both a as structured problem-solving technique and for the structure of the report. For process mapping, BPMN (Business Process Modeling Notation) was used to represent the activities and responsibilities. Interviews and direct observation were used for analysis, following a bottom-up approach involving the personnel. Lean tools as the Ishikawa diagram, the Five-whys approach and House of Quality were employed. This study showed that a mixed structured approach can be effective in guiding digital transition in the Healthcare sector by first streamline the process and reducing wastes. With the first solution implemented before digitalization, defect and re-processing wastes were reduced by more than 50%. Similar results could be obtained in similar contexts. However, in order to generalize them additional applications are needed. This paper can be used as a reference for further researches on the application of those approaches for the digitalization of Healthcare processes.

Questa tesi magistrale riguarda l’applicazione di una metodologia mista in un’azienda Sanitaria pubblica per il miglioramento e la digitalizzazione di processo. Mentre l’adozione dell’approccio e delle metodologie Lean sta aumentando fuori dai settori tradizionali incluso il sanitario, il suo contributo alla digitalizzazione rimane ampiamente discusso. Questo documento ha l’obiettivo di fornire conoscenza all’esistente lacuna in letteratura sull’uso del Lean Thinking e della metodologia BPM per snellire e digitalizzare i processi sanitari. Questo caso studio è stato condotto applicando l’approccio del Lean Thinking e la metodologia BPM nel settore sanitario. Il modello A3 è stato usato sia come tecnica strutturata alla risoluzione dei problemi che per la struttura del report. Per mappare il processo, è stato usato il BPMN per rappresentare le attività e responsabilità. Interviste e osservazione diretta sono state usate per l’analisi, seguendo un approccio bottom-up coinvolgendo il personale. Sono stati utilizzati strumenti Lean come il diagramma di Ishikawa, l’approccio dei Cinque- Perché e la Casa della Qualità. Questo studio mostra che un approccio misto strutturato può essere efficace nel guidare la trasformazione digitale nel settore sanitario, snellendo prima il processo e riducendo gli sprechi. Con la prima soluzione implementata prima della digitalizzazione, gli sprechi di difetto e di riprocessamento sono ridotti di più del 50%. Risultati simili possono essere raggiunti in contesti simili. Tuttavia, per generalizzarli sono necessarie ulteriori applicazioni. Questo documento può essere usato come riferimento per successive ricerche sull’applicazione di questi approcci per la digitalizzazione dei processi sanitari.