Continuous improvement project for sales management : development of an adaptive configurator

This master’s thesis pertains to the increased capabilities of the online sales configurator and independency of the sales department at Electro Adda S.p.A – an Italian motor manufacturer located in Brivio, Lecco. This report follows the A3 problem-solving method, a common lean manufacturing procedure that revolves around problem-solving and continuous improvement. This allowed for a structured approach to a new problem, which outlines the chapters for this report. The A3 methodology begins with understanding and defining the actual problem statement, answering the question as to why this is a problem and to whom it matters. The problem breakdown then better quantitatively and qualitatively characterises the problem more definitively. The data collection process was the longest step, as several weeks were required to understand and map the process, as well as cleaning and analysing the data coherently. This allowed for the targets to be set, being specific, measurable and achievable, whilst the root cause analysis was used to identify the causes behind the problem and to develop countermeasures. These countermeasures were decided by our team with close cooperation with the management of Electro Adda S.p.A, and were executed by the end of June 2022, with close monitoring of results. The problem (defined as new product orders that are lost or delayed owing to long waiting and internal lead times within the sales department) was addressed by the implementing countermeasures relating to the Electro Adda digital database and online sales configurator. These countermeasures correspond to new features and capabilities on the digital sales configurator, namely a broader selection of motor series, price calculations, lead time estimates, data accessibility and manipulation, as well as better confidence in using the tool. The quantitative results from this report showed that the proposal lead time had decreased significantly, whilst qualitative survey analysis also indicated that the sales department were very satisfied with the updated configurator. The project goals were thereby achieved, adequately reducing the lead time of order proposals and instilling confidence in the configurator, whilst providing recommendations for continuous improvement.

Questa tesi magistrale riguarda il lavoro volto all’aumento delle funzionalità del configuratore online e dell’indipendenza del dipartimento commerciale, presso Electro Adda S.p.A, un’azienda produttrice di motori elettrici, con sede in Brivio, Lecco. Questo report segue la metodologia di risoluzione di problemi A3, una procedura molto utilizzata nella cultura “Lean” che si sviluppa intorno al concetto di miglioramento continuo. Questo metodo ha permesso un approccio strutturato alla risoluzione dei problemi che saranno descritti nei capitoli di questo report. La metodologia A3 prescrive di iniziare con il capire il problema e darne una definizione precisa, che dichiari gli effetti e chi è realmente impattato. Questa prima sezione viene poi analizzata più nel dettaglio dalla “Scomposizione del problema”, attraverso metodi sia quantitativi che qualitativi. Il lavoro di raccolta dei dati necessari è stato molto impegnativo, sono state necessarie diverse settimane per mappare il flusso del processo e per analizzare i dati raccolti. Questo ha portato a definire degli obiettivi specifici, misurabili e raggiungibili, come da disposizioni del A3. Metodi di “Analisi delle cause principali” sono stati usati per scomporre il problema nelle sue cause di origine. Abbiamo quindi pianificato delle contromisure in stretta collaborazione con la dirigenza di Electro Adda S.p.A, e sono state implementate per la fine di Giugno 2022, seguite da un periodo di rigoroso controllo dei risultati. Il problema è stato definite come: esagerato numero di ordini persi o ritardati a causa di lunghi tempi di processo interni al dipartimento delle vendite. Questo è stato affrontato implementando contromisure relative alla base dati digitale e al configuratore dei prodotti online di Electro Adda. Queste azioni hanno portato a nuove funzionalità, nello specifico: una selezione più vasta di serie di motori, il calcolo del prezzo automatico, la stima del tempo di consegna, una più semplice accessibilità ai dati e alla loro manipolazione. I risultati quantitativi mostrati in questo report evidenziano una diminuzione significativa del tempo necessario per evadere una proposta d’ordine, mentre un’indagine qualitativa ha indicato che il dipartimento commerciale si è trovato soddisfatto degli aggiornamenti. Gli obiettivi di progetto sono stati raggiunti, riducendo il tempo di processo e aumentando la confidenza nell’utilizzo del configuratore e allo stesso tempo fornendo raccomandazioni per il miglioramento continuo del software.