Digitalizzazione e ottimizzazione dei processi dell'U.O.C. Ingegneria Clinica presso l'A.S.S.T. degli Spedali Civili di Brescia

This paper is the result of an internship period held at the Clinical Engineering Unit of A.S.S.T. Spedali Civili of Brescia. The activities carried out during the internship were aimed at the computerisation and evolution of the operational tools used by the Clinical Engineering Unit in the management of the technology lifecycle: the project intends to achieve this objective by designing a single portal dedicated to the reorganisation and provision of the services necessary for the management and optimisation of the Facility's processes. Clinical Engineering undertook the digitisation project to meet the following needs: computerisation and optimisation of administrative and technical processes, integration of the system with third-party software already in use by the company, monitoring of effectiveness and efficiency indicators through the creation of a management dashboard integrated in the application, management of requests for action by departments through a prioritisation algorithm, traceability of the main actions taken using the management software. In this context, the work carried out during the traineeship and presented in this paper consists of three main activities. The first activity was the inventory review of the equipment present in some of the departments, with the aim of including in the database of the software currently in use, which will later be integrated with the new software, the devices that have not yet been inventoried and, at the same time, to update the incorrect or incomplete information on the location, model, device status and photograph. Another activity aimed at developing the new management software was the participation in a series of multidisciplinary working meetings, in collaboration with a technology partner and the company I.C.T. The first meetings were aimed at analysing the processes currently in place concerning the various stages of the equipment life cycle and their subsequent optimisation. The analysis led to the drafting of generic technical specifications for the portal and, subsequently, to the development of an initial beta version of the software implementing some processes concerning the first stage of the equipment life cycle. The third activity focused on Beta testing, i.e., the verification of the usability, functionality and accessibility of the beta version released after a first part of meetings: by means of an evaluation questionnaire directed to the engineers, feedback and the level of user satisfaction with the use of the software were collected; this also made it possible to detect and correct some bugs. The innovation brought about by the software and, more generally, by the process optimisation and evolution process represents a point of impetus for the Clinical Engineering Unit: it brings about a change in working mentality, revolutionises the current fragmented working methods, reorganises and facilitates ordinary activities in a single digitised working solution.

Il presente elaborato è il risultato di un periodo di tirocinio tenutosi presso l’U.O.C. Ingegneria Clinica dell’A.S.S.T. degli Spedali Civili di Brescia. Le attività svolte durante il tirocinio sono state finalizzate all’informatizzazione e all’evoluzione degli strumenti operativi utilizzati dall’U.O.C. Ingegneria Clinica nella gestione del ciclo di vita delle tecnologie: il progetto intende raggiungere questo obiettivo mediante la progettazione di un unico portale dedicato alla riorganizzazione ed erogazione dei servizi necessari alla gestione e all’ottimizzazione dei processi della Struttura. L’Ingegneria Clinica ha intrapreso il progetto di digitalizzazione per rispondere alle seguenti esigenze: informatizzazione ed ottimizzazione di processi amministrativi e tecnici, integrazione del sistema con software di terze parti già in uso dall’azienda, monitoraggio degli indicatori di efficacia ed efficienza tramite la creazione di un cruscotto direzionale integrato nell’applicativo, gestione delle richieste di intervento da parte dei reparti tramite un algoritmo di prioritizzazione, tracciabilità delle principali azioni intraprese utilizzando il software gestionale. In questo contesto, il lavoro svolto durante il percorso di tirocinio e presentato nel presente elaborato si compone di tre principali attività. La prima attività è stata la revisione inventariale delle apparecchiature presenti in alcuni reparti, con l’obiettivo di inserire nel database del software attualmente in uso, che sarà successivamente integrato con il nuovo software, i dispositivi non ancora inventariati e, al tempo stesso, di aggiornare le informazioni errate o incomplete circa l’ubicazione, il modello, lo stato del dispositivo e la fotografia. Un’altra attività finalizzata allo sviluppo del nuovo software gestionale è stata la partecipazione ad una serie di incontri multidisciplinari di lavoro, in collaborazione con un partner tecnologico e con l’I.C.T. aziendale. I primi incontri hanno avuto come obiettivo l’analisi dei processi attualmente in atto riguardanti le varie fasi del ciclo di vita delle apparecchiature e la successiva ottimizzazione degli stessi. L’analisi ha portato alla stesura delle specifiche tecniche generiche del portale e, successivamente, allo sviluppo di una prima versione beta del software che implementa alcuni processi riguardanti il primo stadio del ciclo di vita di un’apparecchiatura. La terza attività è stata incentrata sul Beta testing, ovvero sulla verifica dell’usabilità, delle funzionalità e dell’accessibilità della versione beta rilasciata dopo una prima parte di incontri: mediante l’erogazione di un questionario di valutazione agli ingegneri dell’U.O.C. sono stati raccolti i feedback e il livello di soddisfazione degli utenti rispetto all’utilizzo del software; ciò ha permesso, inoltre, di rilevare e correggere alcuni bug. L’innovazione apportata dal Software e, più in generale, dal processo di ottimizzazione ed evoluzione dei processi rappresenta un punto di slancio per l’U.O.C. Ingegneria Clinica: determina un cambio di mentalità lavorativa, rivoluziona l’attuale metodica di lavoro parcellizzata, riorganizza ed agevola le attività ordinarie in un’unica soluzione digitalizzata di lavoro.