The impact of cloud adoption on ICT financial management : how to address emerging challenges

More and more companies these days are embarking on a Cloud transformation journey or consolidating their position on the cloud in order to take advantage of the business scalability, flexibility and efficiency benefits offered by this technological paradigm. It often happens, however, that the implications that the variable pay-as-you-go cost model, typically employed by cloud service providers, has on typical ICT Financial Management processes are overlooked. Increased spending delegations to business users, direct users of cloud services, risk reducing the Finance department's visibility into the costs generated, in turn challenging the accuracy of spending forecasts. These challenges, coupled with a number of critical issues due to Cloud Service Providers' offerings, such as the extreme granularity of invoices, constantly changing pricing models, and lack of standardization across different provider platforms, confront organizations with the need to take steps to ensure that Cloud costs do not exceed promised benefits. Through academic research and the collection of empirical evidence, this thesis work identifies four main levers on which an organization needs to act jointly and consistently in order to contain and optimize its Cloud spending, namely resources and skills, culture and organization, processes and policies, and IT tools. Finally, a qualitative model is proposed for assessing the maturity of Cloud Financial Management practices, commensurate with the complexity of the Cloud Transformation path undertaken and enabling organizations to identify any gaps and target them with appropriate improvement actions.

Sempre più aziende, al giorno d’oggi, stanno intraprendendo un percorso di Cloud transformation o consolidando il proprio posizionamento sulla nuvola, al fine di sfruttare i benefici di scalabilità del business, flessibilità ed efficienza offerti da questo paradigma tecnologico. Accade spesso, tuttavia, che vengano trascurate le implicazioni che il modello variabile di costo pay-as-you-go, tipicamente impiegato dai fornitori di servizi cloud, ha sui processi tipici di ICT Financial Management. Le maggiori deleghe di spesa agli utenti di business, utilizzatori diretti dei servizi cloud, rischiano di ridurre la visibilità del dipartimento Finance sui costi generati, mettendo in discussione a loro volta l’accuratezza delle previsioni di spesa. Queste sfide, congiuntamente con una serie di criticità dovute all’offerta dei Cloud Service Providers, come l’estrema granularità delle fatture, i modelli di pricing in costante cambiamento e la mancanza di standardizzazione tra piattaforme di provider differenti, pongono le organizzazioni davanti alla necessità di adottare delle misure per far sì che i costi del Cloud non superino i benefici promessi. Attraverso la ricerca accademica e la raccolta di evidenze empiriche, questo lavoro di tesi identifica quattro principali leve su cui un’organizzazione necessita di agire congiuntamente e coerentemente, per contenere e ottimizzare la propria spesa Cloud, ovvero risorse e competenze, cultura e organizzazione, processi e policy e strumenti informatici. Viene da ultimo proposto un modello qualitativo per l’assessment della maturità delle prassi di Cloud Financial Management, commisuratamente alla complessità del percorso di Cloud Transformation intrapreso e che permetta alle organizzazioni di identificare eventuali lacune e indirizzarle con opportune azioni di miglioramento.