Application of BPR and Simulation tools to the Italian Supreme Court of Cassation

Purpose – The recently approved PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) imposes a number of objectives to Italian institutions, including the SCC (Supreme Court of Cassation). The goals set for the SCC are in terms of Disposition Time – the time needed for a file to be fully processed – and backlog generation for the II, the IV and the V Civil Sections of the SCC. For these reasons, the goal of this study is to map all the processes, reengineer the critical phases, and create a simulation tool capable of predicting both the Disposition Time and the Backlog Generation Design/methodology/approach – The study has been conducted using data from the Deloitte document, from which an Excel model has been developed. Such model is able to grant for each activity of the process, a range of times to compute into the simulation software, which ultimately estimates the productivity of the process under analysis. Findings – The process mapping and the simulation carried out have highlighted that the current way of operating for the SCC is not sufficient to achieve the targets set in the PNRR. Indeed, according to the DT calculated for the as-is, the SCC takes about 1316 days, against the 976 days of the target Disposition time. For this reason, through the reengineering of the Filter and Examination phase described in this study, it has been possible to significantly reduce the DT and backlog generation, to fulfill the boundaries set in the PNRR plan. Originality/Value – The main contribution brought by the study is the process mapping and analysis of each phase of the II Section, IV Section, and V Section of the Civil District. Indeed, for each phase of the process, activities have been modelled in terms of the timings, resources and working hours, with the scope of creating a simulation tool capable of predicting whether the targets set in the PNRR are feasible or not. Theoretical and managerial implications – The main contributions carried out by the study are the process mapping and the simulation of all the phases of the II, IV and V Civil Section of the SCC. Among the simulation scenarios that have been created, a specific punctual scenario was created entirely for the decision maker. As a matter of facts, this scenario allows the decision maker to understand in an intuitive but comprehensive way, how the productivity of the process analyzed varies when specific inputs are modified. As such, the decision maker is capable of optimizing the selected phase of the process, allowing for a constant fine tuning of the solution proposed by this research. Limits and further research – All the timings used as inputs in the Excel files are estimations, and as such, they contain elements of variability. Moreover, the simulation tool itself had some major flaws; indeed, in some cases, the simulation halted due to a lack of computing power, because of an excessive number of waiting instances in the proximity of bottlenecks. Finally, given that the organization is currently not very mature from a digital point of view, future developments regarding the use of AI to automate processes are to be considered. Indeed, while currently the risk of rejection of an AI solution is deemed as very probable, in a rather near future, it is likely that such barriers to change might fall, and AI solutions might be considered to optimize the processes, further reducing the Disposition Time.

Scopo – Il PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) recentemente approvato impone una serie di obiettivi alle istituzioni italiane, tra cui la CSC (Corte Suprema di Cassazione). Gli obiettivi fissati per la CSC sono in termini di Disposition Time – il tempo necessario per completare l'elaborazione di un fascicolo – e di generazione dell'arretrato per la II, la IV e la V Sezione Civile del CCS. Per questi motivi, l'obiettivo di questo studio è quello di mappare tutti i processi, reingegnerizzare le fasi critiche e creare uno strumento di simulazione in grado di prevedere sia il Disposition Time che la Generazione del Backlog Design/Metodologia/Approccio – Lo studio è stato condotto utilizzando i dati del documento Deloitte, da cui è stato sviluppato un modello Excel. Tale modello è in grado di concedere per ogni attività del processo, un intervallo di tempi da computare nel software di simulazione, che alla fine stima la produttività del processo in analisi. Risultati – La mappatura dei processi e la simulazione effettuata hanno evidenziato che l'attuale modo di operare per il SCC non è sufficiente per raggiungere gli obiettivi fissati nel PNRR. Infatti, secondo il DT calcolato per l'as-is, la CSC impiega circa 1316 giorni, contro i 976 giorni del Disposition Time target. Per questo motivo, attraverso la reingegnerizzazione della fase di filtro e spoglio, descritta in questo studio, è stato possibile ridurre significativamente la generazione di DT e backlog, per soddisfare i limiti fissati nel piano PNRR. Originalità/Valore – I principali contributi svolti dallo studio sono la mappatura dei processi e la simulazione di tutte le fasi della II, IV e V Sezione Civile del SCC. Tra gli scenari di simulazione che sono stati realizzati, è stato realizzato uno specifico scenario puntuale interamente per il decisore. Infatti, questo scenario consente al decisore di comprendere in modo intuitivo ma completo, come varia la produttività del processo analizzato quando vengono modificati input specifici. In quanto tale, il decisore è in grado di ottimizzare la fase selezionata del processo, consentendo una costante messa a punto della soluzione proposta da questa ricerca. Implicazioni pratiche e manageriali – Tra gli scenari di simulazione che sono stati realizzati, è stato realizzato uno specifico scenario puntuale interamente per il decision maker. Infatti, questo scenario consente al decisore di comprendere in modo intuitivo ma completo, come varia la produttività del processo analizzato quando vengono modificati input specifici. In quanto tale, il decisore è in grado di ottimizzare la fase selezionata del processo, consentendo una costante messa a punto della soluzione proposta da questa ricerca. Limiti e ricerche future - Tutti i tempi utilizzati come input nei file Excel sono stime e, come tali, contengono elementi di variabilità. Inoltre, lo stesso strumento di simulazione presentava alcuni grossi difetti; anzi, in alcuni casi, la simulazione si è fermata per mancanza di potenza di calcolo, a causa di un numero eccessivo di istanze in attesa in prossimità di colli di bottiglia. Infine, dato che l'organizzazione è attualmente poco matura dal punto di vista digitale, sono da considerare gli sviluppi futuri per quanto riguarda l'utilizzo dell'IA per automatizzare i processi. Infatti, mentre attualmente il rischio di rifiuto di una soluzione di IA è ritenuto molto probabile, in un futuro piuttosto prossimo, è probabile che tali barriere al cambiamento possano cadere, e le soluzioni di IA potrebbero essere prese in considerazione per ottimizzare i processi, riducendo ulteriormente la Disposizione Tempo.