Data Waste: How Digital Agencies can be more aware and minimize their impact

ata Waste is the long-term effect of storing vast amounts of information in a digital format, which can add up quickly. It’s caused mainly by inadequate data management, such as duplicate emails, outdated documents, bloated web content and unnecessary communications. Currently digital technologies account for 4% of global greenhouse gas emissions, and are expected to double by 2025. All this has an impact on climate change, considering also other aspects correlated to the data industry, such as drought and water usage for data center cooling, the rise of AI, aggressive online marketing, Covid-19, chip shortages, and digital hoarding. The main focus of this research is on Digital Agencies. They have a significant impact on the environment due to their production of data waste, which can be harmful if not managed properly. Therefore, the research purpose is to understand how Digital Agencies can be more aware of their data waste production and how to cope with it. How to build more sustainable user experience and digital tools and how to implement new policies for their digital waste production management. Service design process, tools and methods were used to conduct the research. First a preliminary research was made to understand the context by speaking with employees of a digital agency. Simultaneously also a desk research about everything that regards data was carried out, to understand what it is, how it works and managed. Moreover current problems, solutions and case studies were analyzed. Based on this research, further field research was done by using insights to build new research questions which have been answered by a questionnaire, interviews and further desk research to find primary stakeholders and user frustrations and needs. Once all the insights and needs were framed, a workshop was organized for concept generation and later another for concept validation. Finally, a service has been designed and tested with the target user. The final service proposed is MEMO, which provides a secure cold storage archive for files and projects, aiming to reduce CO2 impact, promote awareness of environmental responsibility and preserve a digital heritage of the company. The service received positive feedback from users, however, the research identified several challenges to make the implementation of the service successful, such as better communication and visual design, top-down integration, technical review and support. Companies must also measure the impact of the platform in terms of sustainability.

Data Waste è l’effetto a lungo termine dell’archiviazione di grandi quantità di informazioni in formato digitale, che possono accumularsi rapidamente. È causato principalmente da una gestione inadeguata dei dati, come e-mail duplicate, documenti obsoleti, contenuti web gonfiati e comunicazioni non necessarie. Attualmente le tecnologie digitali sono responsabili del 4% delle emissioni globali di gas serra e si prevede che raddoppieranno entro il 2025. Tutto ciò ha un impatto sul cambiamento climatico, considerando anche altri aspetti correlati all’industria dei dati, come la siccità e l’utilizzo dell’acqua per il raffreddamento dei data center, l’ascesa dell’intelligenza artificiale, il marketing online aggressivo, Covid-19, la scarsità di chip ed il hoarding digitale. L’attenzione principale di questa ricerca è rivolta alle agenzie digitali. Esse hanno un impatto significativo sull’ambiente a causa della produzione di Data Waste, che possono essere dannosi se non gestiti correttamente. Pertanto, lo scopo della ricerca è capire come le agenzie digitali possano essere più consapevoli della loro produzione di Data Waste e come affrontarla. Come costruire un’esperienza utente e strumenti digitali più sostenibili e come implementare nuove politiche per la gestione della produzione di rifiuti digitali. Per condurre la ricerca sono stati utilizzati processi, strumenti e metodi di service design. In primo luogo è stata effettuata una ricerca preliminare per comprendere il contesto parlando con i dipendenti di un’agenzia digitale. Contemporaneamente è stata condotta una Desk Research su tutto ciò che riguarda i dati, per capire cosa sono, come funzionano e come vengono gestiti. Inoltre, sono stati analizzati i problemi attuali, le soluzioni e i casi di studio. Sulla base di questa ricerca, è stata effettuata un’ulteriore ricerca sul campo utilizzando gli insight per costruire nuove domande di ricerca a cui è stata data risposta con un questionario, interviste e un’ulteriore ricerca a tavolino per trovare i principali stakeholder e le frustrazioni e i bisogni degli utenti. Una volta inquadrate tutte le frustration e le esigenze, è stato organizzato un workshop per la generazione del concept e successivamente un altro per la sua validazione. Infine, è stato progettato e testato un servizio con l’utente target. Il servizio finale proposto è MEMO, che fornisce un archivio “freddo” sicuro per file e progetti, con l’obiettivo di ridurre l’impatto di CO2, promuovere la consapevolezza della responsabilità ambientale e preservare un patrimonio digitale dell’azienda. Il servizio ha ricevuto un feedback positivo da parte degli utenti, tuttavia la ricerca ha identificato diverse sfide per il successo dell’implementazione del servizio, come una migliore comunicazione e un design visivo, l’integrazione top-down, la revisione tecnica e il supporto. Le aziende devono anche misurare l’impatto della piattaforma in termini di sostenibilità.