Exploring dynamics and challenges in the ERP modernization journey of multinational enterprise in the distribution sector

Since the 1990s, Enterprise Resource Planning (ERPs) have played a key role in improving companies’ efficiency and effectiveness through a better integration of their resources. Nevertheless, harnessing the full potential of these systems often entails complex digital transformation projects to adapt the ERP system to business needs. Due to their inherent complexity, these projects have encountered difficulties that have often hindered the achievement of their goals. Consequently, the literature has devoted extensive research on the factors that contribute to the success and failure of these transformations. Yet, despite the comprehensive studies in this area, there remains a notable gap in the analysis of the impact of these hazards and the approaches used to manage these projects in a real case study for a multinational company. This thesis aims to address these gaps by offering a detailed examination of the challenges and dynamics involved in a practical case study, providing insights into how these difficulties are tackled from the perspective of an IBM SAP consultant. Focusing on the SAP ERP transformation project undertaken by METRO, a European wholesale company, this research delves into the latter stages of the project: data migration from the legacy ERP to the new SAP system and the execution of functional testing for end users. The findings of this research made it possible to achieve two objectives. Firstly, they have unveiled the approaches taken in carrying out these phases and specifying what methodologies are adopted by IBM. Secondly, to qualitatively and quantitatively determine how the risks identified in the literature may impact the project implementation. The contribution of this thesis is to enable companies to have an awareness of all elements of an ERP implementation project, spanning from the definition of the digital transformation strategy to the go-live phase. Specifically, it emphasizes how insufficient risk management during the initial project phases can significantly impact its execution in the final stages.

Dagli anni '90, gli Enterprise Resource Planning (ERP) hanno svolto un ruolo fondamentale nel migliorare l'efficienza e l'efficacia delle aziende attraverso una migliore integrazione delle loro risorse. Tuttavia, per sfruttare appieno il potenziale di questi sistemi è spesso necessario intraprendere complessi progetti di trasformazione digitale per adattare il sistema ERP alle esigenze aziendali. A causa della loro intrinseca complessità, questi progetti incontrano delle difficoltà che spesso ostacolano il raggiungimento dei loro obiettivi. Di conseguenza, la letteratura ha dedicato ampie ricerche sui fattori che contribuiscono al successo e al fallimento di queste trasformazioni. Tuttavia, nonostante l’ampia ricerca in questo settore, rimangono delle lacune nell'analisi dell'impatto di questi rischi e negli approcci utilizzati in un caso di studio reale per un’azienda multinazionale. Questa tesi si pone l’obiettivo di colmare queste lacune offrendo un esame dettagliato delle sfide e delle dinamiche coinvolte in un caso di studio pratico, fornendo approfondimenti su come queste difficoltà vengono affrontate dal punto di vista di un consulente IBM SAP. Concentrandosi sul progetto di trasformazione dell'ERP SAP intrapreso da METRO, una società europea della distribuzione all'ingrosso, questa ricerca approfondisce le ultime fasi del progetto: la migrazione dei dati dal vecchio ERP al nuovo sistema SAP e l'esecuzione di test funzionali per gli utenti finali. I risultati di questa ricerca hanno permesso di raggiungere due obiettivi. In primo luogo, hanno svelato gli approcci adottati nello svolgimento di queste fasi, specificando quali sono le metodologie adottate da IBM. In secondo luogo, hanno permesso di determinare qualitativamente e quantitativamente come i rischi identificati dalla letteratura possano avere un impatto sull’esecuzione del progetto. Il contributo di questa tesi è quello di consentire alle aziende di avere consapevolezza di tutti gli elementi di un progetto di implementazione di un ERP, dalla definizione della strategia alla fase di Go live. Definendo come un’insufficiente gestione dei rischi nelle fasi iniziali possa impattare l’esecuzione finale del progetto.