Quantificazione del fabbisogno e processo di introduzione delle tecnologie in Fondazione Don Carlo Gnocchi ONLUS. Caso studio: acquisto del nuovo sistema di monitoraggio dell'IRCCS S. Maria Nascente

Healthcare procurement consists of a multidisciplinary assessment in which goods or services are identified, evaluated and acquired to ensure the provision of high-quality services and care. Anyway, the analysis of the technical and economic aspects is not sufficient to guarantee the success of this process. The aim of this thesis is to optimize the current procedure for the introduction of technologies within Don Carlo Gnocchi ONLUS Foundation. The need for greater coordination between the 25 centers has led to the necessity of improving the current process and increasing the levels of rationalization, optimization and territorial homogeneity. The attention has been placed on the preliminary phases of the purchasing process, starting from the mapping of the subjects to involve, followed by a careful evaluation of all the aspects preparatory to the installation (structural, plant engineering and integration with information systems), and concluded with the objective estimation of needs. To achieve these goals, a formula has been created to quantify the number of devices to be acquired on the basis of technical and maintenance parameters, obtained from data extraction from the medical equipment inventory, clinical parameters, collected through the administration of a specific questionnaire, and evaluations regarding the possible presence of best practices or standards to be followed to be accredited to the Regional Health System. The formula has been validated for patient monitoring technologies on installations already present in the Foundation. To optimize the next steps of the process, instead, a document (Service Design Package- SDP) has been introduced, with the aim of facilitating the communication between Information Systems and Clinical Engineering Service and improving the management of electromedical equipment. The proposed new process was then implemented on the purchase and installation of the multiparameter monitoring system of the department of Cardiorespiratory Rehabilitation of the IRCCS Santa Maria Nascente in Milan.

Il procurement all’interno delle strutture sanitarie consiste in una valutazione multidisciplinare in cui vengono identificati, valutati e acquisiti beni o servizi per garantire l’erogazione di prestazioni e cure sempre di alta qualità. L’analisi degli aspetti tecnici ed economici non è, però, sufficiente a garantire la buona riuscita del processo. L’obbiettivo del presente lavoro di tesi è quello di ottimizzare l’attuale procedura di introduzione delle tecnologie all’interno di Fondazione Don Carlo Gnocchi ONLUS. La necessità di un maggior coordinamento tra le 25 sedi, ha portato all’esigenza di migliorare l’attuale processo e aumentare i livelli di razionalizzazione, ottimizzazione e omogeneizzazione territoriale. L’attenzione è stata posta sulla fase preliminare dell’acquisizione, a partire dalla mappatura dei soggetti da coinvolgere, seguita da un’attenta valutazione di tutti gli aspetti propedeutici all’installazione (strutturali, impiantistici e di integrazione con i sistemi informativi) e conclusasi con la stima oggettiva del fabbisogno delle apparecchiature. Per raggiungere tali scopi è stata creata una formula che permetta di quantificare la numerosità di dispositivi da acquisire sulla base di parametri tecnici e manutentivi, ottenuti da estrazioni di dati dall’inventario tecnico delle apparecchiature, parametri clinici, raccolti attraverso la somministrazione di un apposito questionario, e valutazioni riguardo l’eventuale presenza di best practice o norme da seguire per accreditarsi al Sistema Sanitario Regionale. La formula è stata poi validata per la tecnologia monitoraggio pazienti sulle installazioni già presenti in Fondazione. Per ottimizzare le successive fasi del processo, invece, è stato introdotto un documento (Service Design Package- SDP), che faciliti la comunicazione tra Sistemi Informativi e Servizio di Ingegneria Clinica e migliori la gestione delle apparecchiature elettromedicali. Il nuovo processo proposto è stato poi implementato per l’acquisto e l’installazione del sistema di monitoraggio multiparametrico del reparto di Riabilitazione Cardiorespiratoria dell’IRCCS Santa Maria Nascente di Milano.