Inventory level optimization within a distribution network: VitalAire case study

The project’s primary goal is to optimize the inventory levels of spare parts, utilized in the maintenance of Oxygen therapy devices, within VitalAire’s distribution network. Due to several reasons related to the absence of standardized procedures and deficiently data-driven decision-making, the inventory level of the company’s maintenance working stations has increased, generating overstock. The absence of established replenishment and allocation policies within the distribution network, together with a deteriorated rapport among certain network’s nodes and the dearth of top-level audition are identified as the major causes of the problem. Through the application of Lean methodologies such as Kanban system and 5S techniques in conjunction with data analysis, it is possible to address these major challenges. The final result is a comprehensive solution based on four key pillars: improved storage areas organization, boosted information flow, streamlined material replenishment flow and enhanced data visualization. A framework is proposed to cluster the spare parts taking into account their consumption’s volume and variability. Subsequently, allocation policies are established for each category. Their flow among the distribution network is facilitated by the implementation of a replenishment tool and changes in the allocation of responsibilities, thereby enhancing overall operational efficiency. Ultimately, a dashboard is introduced to provide accurate oversight of the situation. Upon implementation, the proposed solution has the capacity to significantly reduce inventory level and stabilize an otherwise uncontrolled situation. In addition, it enables the validation, comprehension, quantification and supervision of a situation through data-driven decision-making and data visualization.

L'obiettivo primario del progetto è ottimizzare i livelli di inventario dei pezzi di ricambio utilizzati nella manutenzione dei dispositivi di ossigenoterapia all'interno della rete di distribuzione di VitalAire. A causa di diverse ragioni legate all'assenza di procedure standardizzate e alla mancanza di decisioni basate sui dati, i livelli di inventario delle stazioni di lavoro di manutenzione dell'azienda sono aumentati, generando un eccesso di scorte. L'assenza di politiche di riapprovvigionamento e allocazione stabilite all'interno della rete di distribuzione, insieme a un rapporto deteriorato tra determinati nodi della rete e alla mancanza di controllo, sono identificati come le principali cause del problema. Attraverso l'applicazione di metodologie Lean come il sistema Kanban e le tecniche 5S in combinazione con l'analisi dei dati, è possibile affrontare queste sfide. Il risultato finale è una soluzione basata su quattro pilastri chiave: miglioramento dell'organizzazione delle aree di stoccaggio, ottimizzazione del flusso delle informazioni, razionalizzazione del flusso di riapprovvigionamento dei materiali e perfezionamento della visualizzazione dei dati. Viene proposto un framework per raggruppare i pezzi di ricambio tenendo conto del loro volume e variabilità di consumo. Successivamente, vengono stabilite politiche di allocazione per ciascuna categoria. Il loro flusso all'interno della rete di distribuzione è facilitato dall'implementazione di un tool di riapprovvigionamento e da cambiamenti nell'allocazione delle responsabilità, migliorando così l'efficienza operativa complessiva. Ultimamente, viene introdotto un dashboard per fornire una supervisione accurata della situazione. Una volta implementata, la soluzione proposta ha la capacità di ridurre significativamente il livello di inventario e stabilizzare una situazione altrimenti incontrollata. Inoltre, consente la convalida, la comprensione, la quantificazione e la supervisione di una situazione attraverso decisioni basate sui dati e visualizzazione dei dati.