Digitalization of the Supply Planning Process in a Food Company

The supply planning process is a key factor in the supply chain management of a medium-large Food Company, since it should guarantee the right availability of finished products and raw materials, in order to satisfy the customer demand, avoiding stockouts and limiting the risk of obsolescence. The present work is the result of a Food Company’s project with the aim of digitalize the current supply planning process, in the specific case of finished products that are produced by external suppliers. The “as is” supply planning process is essentially based on a spreadsheet, in which are calculated the net requirements of the finished products for the Central Warehouses (CWs). In practise, this spreadsheet allows the execution of an MRP (Material Requirements Planning) for the CWs, that lead to the final decisions about the quantities of finished products that need to be requested to the suppliers (call-offs). The main problems of the “as is” process are the input data considered in the calculations, since they are the result of averages and assumption that lead to a wrong estimation of the real demand seen by the CWs. Additionally, the weekly update of the spreadsheet and the manual data entry into the file are time-consuming activities, that sometimes leads to mistakes and errors in the final decisions. The Company’s aim is to improve the performance of the supply planning process, obtaining a final output closer to reality, reducing the calculation time and improve the performance of decision-making processes in the departments involved. For these reasons, an advanced planning software is introduced for the execution of a DRP (Distribution Requirements Planning). The DRP calculation consider the net requirements of products at the different levels of the Company’s supply chain and automatically elaborates the CW’s call-offs of products satisfying specific constraints such as lead times, minimum and multiple of replenishment, safety stocks in the warehouses, etc. The software is currently used in parallel with the “as is” MRP process, in order to compare the outputs and adjust software’s settings for progressively improve the output quality. During the project execution new future developments have emerged that will be investigated in the next years.

Il processo di pianificazione degli approvvigionamenti è un fattore chiave nella gestione della supply chain nelle aziende alimentare di medio-grandi dimensioni, poiché deve garantire la giusta disponibilità di prodotti finiti e materie prime, al fine di soddisfare la domanda dei clienti, evitando rotture di stock e limitando il rischio di obsolescenza. Il presente elaborato è il risultato di un progetto in un’azienda alimentare che ha l’obiettivo di digitalizzare l’attuale processo di pianificazione degli approvvigionamenti, nel caso specifico di prodotti finiti realizzati da fornitori esterni. Il processo di pianificazione degli approvvigionamenti, nel suo stato attuale, si basa essenzialmente su un foglio di calcolo, in cui vengono calcolati i fabbisogni netti di prodotti finiti per i Magazzini Centrali (MC). In pratica, questo foglio di calcolo consente l'esecuzione di un MRP (Material Requirement Planning) per i MC, che porta alle decisioni finali sulle quantità di prodotti finiti che devono essere richiesti ai fornitori (ordini di acquisto). I principali problemi dell’attuale processo sono i dati di input considerati nei calcoli, poiché sono il risultato di medie ed ipotesi che portano a una stima errata della domanda reale vista dai MC. Inoltre, l'aggiornamento settimanale del foglio di calcolo e l'inserimento manuale dei dati nel file sono attività dispendiose in termini di tempo, che a volte portano a errori e a decisioni sbagliate. L’obiettivo dell’Azienda è quello di migliorare le prestazioni del processo di pianificazione degli approvvigionamenti, ottenendo un risultato finale più vicino alla realtà, riducendo i tempi di calcolo e migliorando le prestazioni dei processi decisionali nei dipartimenti coinvolti. Per questi motivi viene introdotto un software di pianificazione avanzata per l'esecuzione di un DRP (Distribution Requirement Planning). Il calcolo del DRP considera i fabbisogni netti dei prodotti ai diversi livelli della supply chain aziendale ed elabora automaticamente ordini di acquisto per i MC, soddisfacendo vincoli specifici quali tempi di consegna, minimo e multiplo di riordino, scorte di sicurezza nei magazzini, ecc. Il software è attualmente utilizzato in parallelo con il processo MRP attuale, al fine di confrontare i risultati e regolare le impostazioni del software per migliorare progressivamente la qualità del risultato. Durante l'esecuzione del progetto sono emersi degli sviluppi future che saranno valutati nei prossimi anni.