Management System Optimization through Lean Practices: VitalAire Case Study

This thesis illustrates the use of recognized techniques of both lean manufacturing and lean management methodologies – two distinguished components of a lean system - to optimize the management processes of daily operations within a maintenance center of respiratory devices. The premise is that every technical change introduced in a process necessitates the correspondent change in the management system to ensure its integrity in the long term. The concept is depicted through a practical case study conducted at one of VitalAire's facilities. The site faces substantial difficulties in prioritizing and distributing tasks, as well as monitoring its team performance. The first issue is addressed with the incorporation of a kanban board, a tool that uses labels to schedule the workday based on inventory levels and demand. Instead, the second issue is sorted with a digital chart employed to record and compare expected versus actual performance. This instrument, in turn, is used in daily meetings to highlight deviations and, from there, seek recovery actions. All instruments rely on a strong foundation established through the adoption of standardization practices. The outcome is a solution with interdependent components in which the kanban defines the daily objective, the digital chart evidences when this is not achieved, and the daily meetings attempt to understand the reasons and address them. This new way of working brings tangible benefits due to the passage from a push strategy to a market-responsive pull strategy. Equally important, it installs a new paradigm in which the ultimate goal is not meeting the schedule at any cost but improving the process.

Questa tesi illustra l'uso di tecniche riconosciute sia delle metodologie di lean manufacturing che di lean management, due componenti distinti di un sistema lean, per ottimizzare i processi di gestione delle operazioni quotidiane all'interno di un centro di manutenzione di dispositivi respiratori. La premessa è che ogni cambiamento tecnico introdotto in un processo richieda un cambiamento corrispondente nel sistema di gestione per garantire la sua integrità nel lungo termine. Il concetto viene esposto attraverso uno studio di caso pratico condotto presso una delle strutture di VitalAire. Il centro di manutenzione registra notevoli difficoltà nella definizione delle priorità e nella distribuzione dei compiti, oltre che nel monitoraggio delle prestazioni della squadra di lavoro. Il primo problema viene affrontato con l'incorporazione di un tabellone kanban, uno strumento che utilizza etichette per pianificare la giornata di lavoro in base ai livelli di inventario e alla domanda. Invece, il secondo problema è risolto con un file digitale utilizzato per registrare e confrontare le prestazioni attese con quelle effettivamente realizzate. Questo strumento, a sua volta, è utilizzato nelle riunioni quotidiane per evidenziare le deviazioni e, da lì, cercare azioni di recupero. Tutti gli strumenti si basano su una solida base creata attraverso l'adozione di pratiche di standardizzazione. Il risultato è una soluzione con componenti interdipendenti in cui la kanban definisce l'obiettivo quotidiano, il file digitale evidenzia quando questo non viene raggiunto e le riunioni quotidiane cercano di comprendere le ragioni e di affrontarle. Questo nuovo modo di lavorare porta benefici tangibili grazie al passaggio da una strategia push a una strategia pull reattiva al mercato. Altrettanto importante, introduce un nuovo paradigma in cui l'obiettivo finale non è rispettare la tabella di marcia a tutti i costi, ma migliorare il processo.