The main objective of this project was to address the issue of "inaccurate and incomplete procurement process related key performance indicators" identified by Rivit S.r.l. This initiative aimed to enhance a part of the company’s monitoring system and align it with the requirements of ISO 9001:2015 certification, scheduled for renewal in 2024. To tackle the issue, the A3 methodology, a structured approach to problem-solving, was employed. This facilitated an analytical journey, involving a thorough analysis of the initial situation, the establishment of clear objectives, the identification of the problem’s root causes, and the formulation of eleven targeted countermeasures. Subsequently, action plans were developed and implemented for the countermeasures accepted by the company, and their results were monitored. The solutions were varied, including redefining the meaning of date fields in the ERP system, revising and formalizing the purchase order management procedure, improving data management, as well as reviewing existing key performance indicators, developing updated calculation procedures, and proposing new indicators. These efforts led to the achievement of the agreed-upon targets within the specified timelines. The A3 methodology played a pivotal role in this project. In addition to assisting in problem resolution, it proved to be an excellent communication tool. The concise, systematic, and visual nature of its template facilitated easy sharing of the process and the results achieved, enabling the transfer of gained knowledge. This will enable the company to independently extend the improvement project in the future.
L'obiettivo principale di questo progetto è stato quello di risolvere il problema degli "indicatori di prestazione imprecisi e incompleti relativi al processo di approvvigionamento" identificato da Rivit S.r.l. Questa iniziativa è stata svolta con lo scopo di migliorare una parte del sistema di monitoraggio della azienda e allinearlo ai requisiti della certificazione ISO 9001:2015, il cui rinnovo è previsto per il 2024. Per affrontare il progetto è stata utilizzata la metodologia A3, un approccio strutturato per la risoluzione di problemi. Ciò ha facilitato un percorso analitico che ha comportato un'analisi approfondita della situazione iniziale, la definizione di obiettivi chiari, l'identificazione delle cause alla radice del problema e la formulazione di undici contromisure mirate. Successivamente, sono stati sviluppati e attuati piani d'azione per le contromisure accettate dall'azienda, e ne sono stati monitorati i risultati. Le soluzioni sono state varie, tra cui la ridefinizione del significato dei campi delle date nel sistema ERP, la revisione e la formalizzazione della procedura di gestione degli ordini di acquisto, il miglioramento della gestione dei dati, nonché la revisione degli indicatori di prestazione esistenti, lo sviluppo di procedure di calcolo aggiornate e la proposta di nuovi indicatori. Questi sforzi hanno portato al raggiungimento degli obiettivi concordati entro i tempi previsti. La metodologia A3 ha avuto un ruolo fondamentale in questo progetto. Oltre a contribuire alla risoluzione dei problemi, si è rivelata un eccellente strumento di comunicazione. La natura concisa, organizzata e visiva del suo modello ha facilitato la condivisione del processo e dei risultati ottenuti, permettendo il trasferimento delle conoscenze acquisite. Ciò consentirà all'azienda di espandere autonomamente il progetto di miglioramento in futuro.
Review and improvement of procurement monitoring system to comply with the requirements of ISO9001:2015 certification through the application of A3 methodology
Agnesina, Umberto;Mejia Parra, Mariana Andrea
2022/2023
Abstract
The main objective of this project was to address the issue of "inaccurate and incomplete procurement process related key performance indicators" identified by Rivit S.r.l. This initiative aimed to enhance a part of the company’s monitoring system and align it with the requirements of ISO 9001:2015 certification, scheduled for renewal in 2024. To tackle the issue, the A3 methodology, a structured approach to problem-solving, was employed. This facilitated an analytical journey, involving a thorough analysis of the initial situation, the establishment of clear objectives, the identification of the problem’s root causes, and the formulation of eleven targeted countermeasures. Subsequently, action plans were developed and implemented for the countermeasures accepted by the company, and their results were monitored. The solutions were varied, including redefining the meaning of date fields in the ERP system, revising and formalizing the purchase order management procedure, improving data management, as well as reviewing existing key performance indicators, developing updated calculation procedures, and proposing new indicators. These efforts led to the achievement of the agreed-upon targets within the specified timelines. The A3 methodology played a pivotal role in this project. In addition to assisting in problem resolution, it proved to be an excellent communication tool. The concise, systematic, and visual nature of its template facilitated easy sharing of the process and the results achieved, enabling the transfer of gained knowledge. This will enable the company to independently extend the improvement project in the future.| File | Dimensione | Formato | |
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