What drives hospitals' adoption of digital solutions proposed by a central authority: the case of Electronic Medical Records in the Lombardy Region

Purpose: For the first time the health system is experiencing a moment of great economic donation thanks to the funds allocated by the recovery plans following the COVID-19 pandemic. This has led to an environment dictated by a strong push for technological innovation that is leading to the digitalization of the healthcare system. In healthcare, there had never been any top-down projects in which constitutional bodies had a central role in the phases of deployment of a solution in the hospital environment. It is necessary to develop and consolidate effective introduction paths that involve healthcare companies. This thesis aims to identify the aspects that most contribute to the adoption of digital innovation by hospital staff in overarching projects. Methodology: The research process consists of two phases. The first aims to identify the determinants for the adoption of digital innovation. This was carried out through a literature analysis that made it possible to identify the main factors that can influence the adoption of a digital solution in the hospital context in projects managed by the individual health institution. Subsequently, following the identification of clusters that contained the barriers and levers reported by the state of the art, it has gone to phase two, the identification of the elements to be paid attention to for adoption when introducing a digital solution in the context of centralized projects. For this reason, individual interviews were carried out with the heads of departments and information systems of three Lombardy health authorities and the head of the Information Systems and Digital Health Organizational Unit of the Lombardy Region. Results: Barriers and levers to be considered during superordinate projects for hospital staff adoption of digital innovation were identified. Expert insights, derived from in-depth interviews, were analyzed to develop a model delineating the intricate relationships among these factors. This model reports two main drivers for adoption, namely Trust and Motivation, which in turn are augmented by four determinants (Impact on outcomes, Training, Engagement, and Safety) and enable the overcoming of the two main barriers (Work environment and Workload). The identification of these factors during the adoption process serves as a pivotal catalyst for various strategic actions. This includes informing the development of comprehensive documents appended to calls for proposals, orchestrating the implementation of structured frameworks for top-down projects, and crafting sophisticated evaluation and monitoring tools within these initiatives. These proactive measures contribute to a more seamless and effective integration of digital innovations within the healthcare landscape.

Scopo: Per la prima volta il sistema sanitario sta vivendo un momento di grande elargizione economica grazie ai fondi stanziati dai piani di ripresa dopo la pandemia COVID-19. Ciò ha portato ad una forte spinta all’innovazione tecnologica che si sta traducendo nella digitalizzazione dell’ambito sanitario. In sanità non erano mai state sviluppate delle progettualità in cui gli organi costituzionali avessero un ruolo centrale nelle fasi di sviluppo e introduzione di una soluzione in ambito ospedaliero. Risulta necessario sviluppare e consolidare processi di avvio che coinvolgano le aziende sanitarie. L’obbiettivo di questo elaborato è quello di individuare gli aspetti che contribuiscano all’adozione di un’innovazione digitale da parte del personale ospedaliero in un contesto di progettualità sovraordinate. Metodologia: Il processo di ricerca consiste in due fasi. La prima ha l’obbiettivo di identificare i determinanti per l’adozione di un’innovazione digitale. Tramite un’analisi di letteratura, sono stati identificati i fattori principali che influenzano l’adozione di una soluzione digitale nel contesto ospedaliero in progettualità gestite dall’ente sanitario. A seguito dell’identificazione di cluster che contenessero le barriere e le leve riportate dallo stato dell’arte, si è passati alla fase due di identificazione degli elementi da attenzionare ai fini dell’adozione di soluzioni digitali in un contesto di progettualità centralizzate. Per questo motivo sono stati intervistati i responsabili di dipartimento e dei sistemi informativi di tre aziende sanitarie lombarde e il responsabile dell’Unità Organizzativa dei Sistemi Informativi e della Sanità Digitale di Regione Lombardia. Risultati: Sono state individuate le barriere e le leve da considerare nel corso di una progettualità di un’innovazione digitale sovraordinata per l’adozione da parte del personale ospedaliero. Tramite l’analisi delle interviste si è impostato un modello che riportasse la relazione fra questi aspetti. Tale modello ha due driver principali ai fini dell’adozione, ovvero la Trust e la Motivation, che a loro volta sono incrementati da quattro determinanti (Impact on outcomes, Training, Engagement e Safety) e permettono il superamento di due barriere principali (Work environment e il Workload). L'identificazione di questi fattori durante il processo di adozione funge da catalizzatore per diverse azioni strategiche, come lo sviluppo di documenti completi per capitolati di gara e di supporto all'implementazione di progetti complessi di digitalizzazione oltre allo sviluppo di strumenti di valutazione e monitoraggio di queste iniziative. Queste misure proattive contribuiscono a una più perfetta ed efficace integrazione delle innovazioni digitali nel panorama sanitario.