Digital tools for event management: a Technology Acceptance Model to understand conversion rate determinants

For some years now, the events industry has been undergoing a profound transformation, primarily driven by the outbreak of the COVID-19 pandemic and the growing attention to sustainability. The branch dedicated to event management, in particular, is characterized by a multitude of fully digital tools and substantial expansion opportunities. Nonetheless, there is still a barrier to widespread adoption of these technologies, because there is frequently a preference towards more outdated approaches, for instance, reliant on the use of paper-based tools. The purpose of this study is to identify the critical factors that facilitate or hinder the adoption of event management software. To achieve this, an extended version of the Technology Acceptance Model was employed, encompassing two constructs associated respectively with issues such as privacy risk and corporate credibility. The model was subsequently tested through a questionnaire and interviews, both directed towards clients of Penguinpass, a startup based in Milan specializing in event management, which, in fact, contributed to the inception of this study. Statistical analyses confirmed the existence, albeit with varying intensity, of relationships between the constructs (Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, Perceived Privacy Risk, and Corporate Credibility) and the intention to use the software (Intention to Use). Nevertheless, hypotheses regarding potential mediating relationships between these constructs were rejected. Moreover, the interviews facilitated a better interpretation of the results and a clearer translation of the model elements into real-world applications pertaining to the usage of event management software. The results have significant theoretical and managerial implications as they enabled discussions on actions that will enhance Penguinpass' client conversion rates. Nevertheless, this study should be regarded as an exploratory research effort in a topic that has received little attention in the literature. As such, it has several shortcomings that can be addressed in subsequent research to guarantee better results.

Da qualche anno a questa parte, il settore dell’eventistica sta attraversando un profondo processo di trasformazione, guidato principalmente dallo scoppio della pandemia di COVID19 e dal crescente interesse verso il tema della sostenibilità. Il ramo dedicato alla gestione degli eventi, in particolare, è caratterizzato da numerosi set di strumenti interamente digitali e da significativi margini di crescita. La diffusione di questi strumenti, però, è ancora limitata, poiché spesso viene ancora adottato un approccio più antiquato basato, ad esempio, sull’utilizzo di strumenti cartacei. Lo scopo di questo studio, quindi, è trovare quali siano i fattori che giocano un ruolo determinante nell’agevolare o ostacolare l’adozione di software per la gestione degli eventi. Per fare ciò, è stata utilizzata una versione estesa del Technology Acceptance Model, includendo due costrutti, associati rispettivamente a tematiche quali la privacy e la credibilità aziendale. Il modello è stato successivamente testato tramite un questionario e delle interviste, entrambi rivolti ai clienti di Penguinpass, una startup con sede a Milano che si occupa di gestione di eventi e che, di fatto, ha contribuito a dare origine allo studio. Le analisi statistiche hanno confermato l’esistenza, seppur con intensità diverse, di relazioni tra i costrutti (Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, Perceived Privacy Risk e Corporate Credibility) e l’intenzione d’utilizzo (Intention to Use). Sono state rigettate, invece, le ipotesi relative a possibili rapporti di mediazione tra gli stessi costrutti. Le interviste, inoltre, hanno favorito una migliore interpretazione dei risultati e una più chiara traduzione degli elementi del modello in aspetti pratici relativi all’uso del software di gestione degli eventi. I risultati hanno avuto un’importante rilevanza sia a livello teorico, ma anche manageriale, in quanto hanno permesso la discussione di alcune azioni che permetteranno a Penguinpass di migliorare il loro rateo di conversione dei clienti. Lo studio, comunque, deve essere considerato come una ricerca esplorativa in un contesto trattato molto marginalmente in letteratura e per questo caratterizzato da alcune limitazioni su cui gli studi futuri potranno intervenire per garantire risultati migliori.