La riorganizzazione del settore operativo nella struttura complessa Ingegneria Clinica: l'evoluzione del modello organizzativo presso l'ASST degli Spedali Civili di Brescia

The management of electromedical equipment has undergone continuous changes in recent years, as a result of technological advances, workload after cuts in healthcare, and the pandemic period. The latter has highlighted the difficulties of a National Health System (NHS) in which there has been a need for renewal regarding organizational structures, training of new professional roles, and digital and technological implementation. This paper is the result of an internship period carried out at the Clinical Engineering Complex Structure (C.S.) of the ASST of Spedali Civili di Brescia. It is important to emphasise that the work carried out does not remain an end in itself, but presents a strong transversality with what are the future developments of the Clinical Engineering C.S., given the possible integrability of what has been obtained from this work with other projects initiated by the same, such as the reinternalisation of processes and the development of a new management software. The activities carried out were aimed at the reorganization of the operational sector of the Clinical Engineering C.S.: the objective prefixed to this work was the creation of a new organizational model for the internal maintenance garrison in anticipation of being able to internalize activities related to critical areas. The project undertaken aimed to meet three of the present needs: revision of the layout of the maintenance sector, logistical reorganization of the Clinical Engineering C.S. warehouses, and identification of new indicators regarding the workload to which the Clinical Engineering staff is subjected. Changes regarding the maintenance sector structure affected the flow of operational processes and the tasks of technical personnel by changing the assignment of activities with a new division into sectors, no longer according to the life cycle phase of an equipment, but according to type: Low Intensity, Medium Intensity, High Intensity, and Medical Gas and home appliances. Each of these is assigned its own working group. The certification path, linked to the Quality Management System (QMS) and the UNI EN ISO 9001:2015 standard, allowed, in addition to the introduction of the new subdivision of activities, the inclusion of a new areas related to the maintenance warehouse and Global Service; it was necessary to understand the contribution made to the entire operational process in order to draw up the documentation related to the activities of the maintenance warehouse such as management of the warehouse, forklifts (temporary replacement instruments) and calibration of measuring instruments. The QMS was implemented with the created documentation in view of the Inspection Audits that took place in February. A retrospective analysis was then carried out on the activities both under the responsibility of internal technical staff and those of third-party firms, with the aim of observing what effects the introduction of a new organizational structure had on operational processes. In order to compare the different scenarios, it was necessary to create new monitoring indicators and indices regarding efficiency, effectiveness and performance. After a first four-month period since the introduction of the new organizational structure, the distribution of assignments and performance of individual departments improve, making the workload sustainable for internal technical staff. At the same time, the strategic management of high technology and Global Service undertaken by ASST is confirmed, as well as the ability of the supplier companies, under contract with the hospital, to maintain high levels of performance of the activities under their responsibility. The evaluation model created for comparison can then be proposed as a possible implementation, or at least as a form of initial outline, of the routine monitoring phase. The ASST of the Spedali Civili di Brescia makes this organizational change in a scenario in which the healthcare sector, after years of increasing outsourcing of services, is faced with opportunities such as the NRRP from which to take advantage in order to reverse the trend and give public healthcare a makeover. The organizational model turns out to be a viable strategic solution that can be scaled up to other healthcare entities that have a need for organizational structure modernization. In addition, the evaluation model proposed to monitor the organizational structure addresses an aspect that has not yet been explored in depth: the implementation of Health Technology Assessment (HTA) methodology, aimed not directly at the evaluation of a technology, but with declination on the impact that the introduction of a new organizational model has. It is also noted that the combination of HTA and Health Technology Management (HTM) plays an important role in a reorganisation process.

La gestione delle apparecchiature elettromedicali negli ultimi anni ha subito continui cambiamenti, in seguito al progresso tecnologico, al carico di lavoro dopo i tagli apportati alla sanità e al periodo pandemico. Quest’ultimo ha messo in evidenza le difficoltà di un Sistema Sanitario Nazionale (SSN) in cui si è reso necessario un rinnovo riguardo le strutture organizzative, la formazione di nuovi ruoli professionali, l’implementazione digitale e tecnologica. Il presente elaborato è il risultato di un periodo di tirocinio effettuato presso la Struttura Complessa (S.C.) Ingegneria Clinica dell’ASST degli Spedali Civili di Brescia. È importante sottolineare che il lavoro svolto non rimane fine a sé stesso, ma presenta una forte trasversalità con quelli che sono i futuri sviluppi della S.C. Ingegneria Clinica, vista la possibile integrabilità di quanto ottenuto dal presente lavoro con altri progetti avviati dalla stessa, come la reinternalizzazione dei processi e lo sviluppo di un nuovo software gestionale. Le attività svolte erano finalizzate alla riorganizzazione del settore operativo della S.C. Ingegneria Clinica: l’obiettivo preposto a tale lavoro era la creazione di un nuovo modello organizzativo per il presidio di manutenzione interno in previsione di poter internalizzare le attività relative alle aree critiche. Il progetto intrapreso mirava a soddisfare tre delle esigenze presenti: revisione del layout del settore manutentivo, riorganizzazione logistica dei magazzini della S.C. Ingegneria Clinica, identificazione di nuovi indicatori riguardanti il carico di lavoro a cui è sottoposto il personale dell’Ingegneria Clinica. Le modifiche riguardanti l’assetto del settore manutentivo hanno interessato il flusso dei processi operativi e le mansioni del personale tecnico modificando l’attribuzione delle attività con una nuova suddivisione in settori, non più secondo la fase del ciclo di vita di un’apparecchiatura, ma in base alla tipologia: Bassa intensità, Media intensità, Alta intensità e Gas medicali ed elettrodomestici. Ad ognuno di questi viene assegnato un proprio gruppo di lavoro. Il percorso di certificazione, legato al Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) e alla Norma UNI EN ISO 9001:2015 ha permesso, oltre l’introduzione della nuova suddivisione delle attività, l’inserimento di nuovi settori relativi al magazzino manutenzione e al Global Service; è stato necessario comprendere il contributo apportato all’intero processo operativo al fine di redigere la documentazione legata alle attività del magazzino manutenzione quali gestione del magazzino, dei muletti (strumenti di sostituzione provvisoria) e della taratura degli strumenti di misura. Il SGQ è stato implementato con la documentazione creata, in vista degli Audit di verifica ispettiva avvenuti nel mese di febbraio. È stata poi effettuata un’analisi retrospettiva sulle attività sia a carico del personale tecnico interno che di competenza delle ditte terze, con lo scopo di osservare quali effetti abbia avuto l’introduzione di una nuova struttura organizzativa sui processi operativi. Per confrontare i diversi scenari è stata necessaria la creazione di nuovi indicatori ed indici di monitoraggio riguardanti efficienza, efficacia e performance. Dopo un primo quadrimestre dall’introduzione della nuova struttura organizzativa, migliorano la distribuzione degli incarichi e le prestazioni dei singoli settori rendendo la mole di lavoro sostenibile per il personale tecnico interno. Parallelamente viene confermata la gestione strategica dell’alta tecnologia e del Global Service intrapresa dall’ASST e la capacità delle aziende fornitrici, in contratto con l’ospedale, di mantenere alti livelli di performance delle attività di loro competenza. Il modello di valutazione realizzato per il confronto può essere poi proposto come possibile implementazione, o almeno come forma di traccia iniziale, della fase di monitoraggio ordinaria. L’ASST degli Spedali Civili di Brescia compie questo cambio organizzativo in uno scenario in cui il settore sanitario, dopo anni di esternalizzazione dei servizi sempre maggiore, si trova di fronte occasioni come il PNRR da cui trarre vantaggio per poter invertire la tendenza e dare un rinnovamento alla sanità pubblica. Il modello organizzativo risulta una valida soluzione strategica scalabile su altre realtà sanitarie che abbiano la necessità di un ammodernamento della struttura organizzativa. Il modello valutativo proposto per monitorare la struttura organizzativa si rivolge ad un aspetto ancora poco approfondito: l’implementazione della metodologia di Health Technology Assessment (HTA), rivolta non direttamente alla valutazione di una tecnologia, ma con declinazione sull’impatto che ha l’introduzione di un nuovo modello organizzativo. Si osserva inoltre come la combinazione tra HTA e l’Health Technology Management (HTM) ricopra un ruolo di rilevante importanza anche in un processo di riorganizzazione.