Adapting business systems to engage Gen Z workers by catering to their needs

Generation Z (born between 1995 and 2010) is becoming increasingly relevant in the consumer market, making up today more than one-quarter of the earth’s population (Wise, 2023). By 2025 it’s expected that Gen Z will comprise around one-quarter of the workforce as well (De Smet et al. 2022), becoming highly influential and surpassing Millennials as market leaders. Thus, the creation of systems that can engage this target audience has become a priority for companies all around the world. To attract these younger workers entering the workforce, organizations must be able to adapt to the priorities that this generation has within the workplace (Gomez et al. 2019). These Digital natives (McKinsey & Company [M&C], 2023), who have grown with the internet as a part of their daily lives are now entering the workforce and starting to use professional tools widely used within the professional environment, such as personal information managers (PIM) and email systems. Currently, Outlook by Microsoft is one of the most popular email clients and PIM in the professional environment. However, younger generations of workers are struggling to keep up with all of its functions. This thesis aims to analyze the user experience within the mobile and desktop app of Microsoft Outlook and improve it based on user and literature research and usability testing. This project highlights the importance of keeping up with younger generations in environments where they are often overlooked, such as the workplace. Catering to this incoming generation of new workers can ensure not only a better performance of the employees in their tasks, which is beneficial to the company but also significantly reduce stress for the worker and provide a much healthier work experience.

La generazione Z (nati tra il 1995 e il 2010) sta diventando sempre più rilevante nel mercato dei consumi, costituendo oggi più di un quarto della popolazione terrestre (Wise, 2023). Si prevede che entro il 2025 anche la Gen Z comprenderà circa un quarto della forza lavoro (De Smet et al. 2022), diventando molto influente e superando i Millennials come leader di mercato. Pertanto, la creazione di sistemi in grado di coinvolgere questo target di riferimento è diventata una priorità per le aziende di tutto il mondo. Per attrarre questi lavoratori più giovani che entrano nel mondo del lavoro, le organizzazioni devono essere in grado di adattarsi alle priorità che questa generazione ha sul posto di lavoro (Gomez et al. 2019). Questi nativi digitali (McKinsey & Company [M&C], 2023), che sono cresciuti con Internet come parte della loro vita quotidiana, stanno ora entrando nel mondo del lavoro e iniziando a utilizzare strumenti professionali ampiamente utilizzati nell'ambiente professionale, come i gestori di informazioni personali (PIM) e sistemi di posta elettronica. Attualmente Outlook di Microsoft è uno dei client di posta elettronica e PIM più popolari nell'ambiente professionale. Tuttavia, le generazioni più giovani di lavoratori faticano a tenere il passo con tutte le sue funzioni. Questa tesi mira ad analizzare l'esperienza dell'utente all'interno dell'app mobile e desktop di Microsoft Outlook e migliorarla sulla base della ricerca sugli utenti e della letteratura e sui test di usabilità. Questo progetto evidenzia l’importanza di stare al passo con le generazioni più giovani in ambienti in cui sono spesso trascurate, come il posto di lavoro. Soddisfare questa generazione di nuovi lavoratori in arrivo può garantire non solo una migliore prestazione dei dipendenti nei loro compiti, il che è vantaggioso per l’azienda, ma anche ridurre significativamente lo stress per il lavoratore e fornire un’esperienza lavorativa molto più sana.