The added value of data integration on the decision-making of museums: an integrated dashboard for italian museums

Museums face challenges like decreased funding, bureaucratic delays, lack of digital innovation, and a lack of data culture, analysis, and overall data strategy. After the shift of focus from collections to visitors, museums are additionally pushed by stakeholders to seek transparency not only on resource use but also on societal impact. Nonetheless, extant literature on museum management and data-driven decision-making addressing these aspects lacks a holistic view of how museums manage data, measurement, and reporting in decision-making processes. Considering this literature gap, my thesis aims to explicit the interconnections of these subjects, showing how data integration of internal data and open data can be valuable for improving decision-making in museums. Following an extensive literature review on decision-making, museum management and data integration, my thesis proposes the Integrated Decision-Making Framework for Museums to connect these aspects, emphasizing the significance of integrating open data for museum decision-making. To showcase real-world implications of adopting the data integration perspective to support decision making of museums, I integrated via record matching and clustering techniques open data regarding Italian museums with a proprietary survey dataset of the Observatory of Digital Innovation in Culture of the Politecnico di Milano. On top of the resulting integrated data related to 598 Italian museums, I developed a dashboard with nine visuals to support the decision-making of managers of Italian museums and of the Ministry of Culture. It is through this dashboard that I empirically validate the proposed framework showcasing the added value for museums that data integration of external open data has in improving their decision-making. Indeed, my thesis adds to the extant literature by demonstrating the crucial role of data integration of open data to improve decision-making in museums. Additionally, it expands the limited literature of museum management digital indicators by proposing three Key Performance Indicators (KPIs) based on integrated data, namely Online, On-site, and Organizational Readiness. Moreover, the integrated dashboard developed aids museum managers in understanding their digital performance relative to similar museums. The dashboard enables museum managers to benchmark not only on proprietary data dimensions like revenues, visitors, and personnel but also on museum types and time evolution, with the advantage of benchmarking against about 10% of all the Italian museums. The dashboard is also useful to the Ministry of Culture as it provides a comprehensive perspective of the assessment of the Italian museums' digital status and the evolution over time, as the sample of museums represents a significant portion of the Italian museums.

I musei devono affrontare sfide come la diminuzione dei finanziamenti, i ritardi burocratici, la mancanza di innovazione digitale e la mancanza di cultura, analisi e strategia generale dei dati. Dopo lo spostamento dell'attenzione dalle collezioni ai visitatori, i musei sono ulteriormente spinti dalle parti interessate a cercare trasparenza non solo sull'uso delle risorse, ma anche sull'impatto sociale. I musei affrontano problematiche significative quali la diminuzione nei finanziamenti, ritardi burocratici, mancanza di innovazione digitale e di una strategia generale sui dati. A seguito dello spostamento del punto di attenzione principale dei musei dalla collezione ai visitatori, i musei sono ulteriormente spinti dagli stakeholder a riportare le informazioni in modo trasparente non solo in termini di uso delle risorse ma anche di impatto sociale generato dalle istituzioni. Considerando questa attuale assenza nella letteratura di una visione olistica su come i musei gestiscano i dati, le misurazioni e il reporting nei processi decisionali, la mia tesi si propone di esplicitare le interconnessioni di questi argomenti, mostrando come l'integrazione dei dati interni e dei dati aperti (in inglese open data) possa essere preziosa per migliorare il processo decisionale nei musei. A seguito di un’ampia revisione della letteratura riguardante i processi decisionali, la gestione dei musei e l’integrazione dei dati, la mia tesi propone la struttura concettuale dell’Integrated Decision-Making Framework for Museums, con lo scopo di collegare questi aspetti, evidenziando l'importanza dell'integrazione dei dati open per i processi decisionali nei musei. Allo scopo di mostrare la reale applicazione di una logica fondata sulla integrazione dei dati, ho eseguito l’integrazione dei dati, mediante tecniche di record matching e clustering. In particolare, ho integrato un database di open data riguardante i musei italiani con un database proprietario dell’Osservatorio Innovazione Digitale per la Cultura del Politecnico di Milano. Sulla base di questi dati integrati, relativi a 598 musei italiani, ho poi sviluppato e costruito un cruscotto di indicatori composto da nove viste, atte a supportare il processo decisionale dei manager dei musei e del Ministero della Cultura. Il cruscotto valida empiricamente il framework proposto, mostrando il valore aggiunto che l'integrazione degli open data ha nei processi decisionali dei musei. Infatti, la mia tesi contribuisce alla letteratura esistente dimostrando il ruolo cruciale dell'integrazione dei dati aperti per migliorare le decisioni nei musei. Inoltre, la mia tesi estende la limitata letteratura sugli indicatori di prestazione chiave (in inglese Key Performance Indicators) in ambito digitale per la gestione di musei proponendo tre Key Performance Indicators (KPIs) fondati su dati integrati, ovvero Online, On-site e Organizational Readiness. Il cruscotto integrato consente così ai gestori dei musei di comprendere le loro prestazioni digitali rispetto a musei simili e di confrontarsi tramite benchmarking non solo sulle dimensioni ottenute dai dati proprietari, quali i ricavi, i visitatori ed il personale, ma anche sulle tipologie di museo e sull'evoluzione temporale degli indicatori, con il vantaggio di confrontarsi con circa il 10% di tutti i musei italiani. Il campione dei musei presentato nel cruscotto ne rende accattivante l’uso anche per il Ministero della Cultura, che può facilmente avere un quadro completo per valutare lo stato digitale dei musei italiani e la sua evoluzione nel tempo.