A comprehensive analysis of Prysmian Group's tender management and ICT procurement frameworks

Purpose, Originality, and Value: This thesis aims to investigate how the tendering process takes practice in Prysmian Spa’s procurement department related to the ICT product category. The study examines the different stages in the tendering process and it aims to establish a comparison between the Prysmian’s tendering process and the state of art tender process. Such comparison underlines the good practices done by the company as well as the practices still pursued even though they are lagging behind the modern day implementations and it offers ways to develop the areas, which are not efficient enough. Design/Methodology/Approach: The study is developed in a systematic way tackling two main sections. Initially, the study dives into the state of art and how the tendering practices take place in general with the goal of creating a theoretical frame work for the market norms. Following that the study analyses a case study of Prysmian trying to investigate the tender process in the said company The study cross examines the established theoretical framework with the tender practices in Prysmian with the goal of understanding the shortcoming and the process enhancements that can boost tender practices done in Prysmian. Findings: The research explores how Prysmian Group’s tender operates particularly in relation to ICT bids. It discusses particular actions undertaken by Prysmian that conform and do not conform with normal procurement literature including early concentration on budget during the pre-tenders stage, the closing sourcing approach of supplier invitation and giving more weight to big vendors as compared to small. The study focuses on Prysmian’s inclination towards weighing technical and economic considerations to arrive at operational specifics and corporate strategy requirements rather than balancing all technical and economic factors during bid assessment. Further, Prysmian’s technology use in tender management is recognized, taking into account some deficiencies in real-time monitoring and compilation of information and highlighting specific aspects not covered by specific technical technologies in tender management. Theoretical and Managerial Implications: The main theoretical implications of the study is the creation of the theoretical framework of the tendering process norms. In addition the study further examines the framework through the development of a single case study to advance practical evidence in theory. It shows that although Prysmian practices correspond with some theoretical aspects, including detailed tender documentation and advance preparations, they also include departures especially in customizing tender document and suppliers’ involvement strategy. This research highlights the need for an organization to adapt theories to their operational conditions and the strategic goals of the business. For managerial decision in procurement, this adaptation presents a dilemma which requires a mixture of theory driven and pragmatic approaches. Limitations and Future Research: the limitation of this study includes restricted data access which was caused by dissociation of the Prysmian with the researcher and limited scope and depth of analysis and ongoing data collection. Future investigations should involve increased data access and a closer collaboration with the participants in order to provide more insight into this study. Future research avenues may be expanded towards considering tendering strategies and operational aspects of tender management. Furthermore, there is need for thorough investigation on process flexibility and its implications on impact estimation of early negotiation preparations. These future lines of research intend to add on to the knowledge base about tender management in competitive contexts as well as highlighting the tradeoff between uniformity and business adaptability.

Scopo, Originalità e Valore: Questa tesi mira ad indagare come avviene il processo di gara d'appalto nel dipartimento degli acquisti della Prysmian Spa relativo alla categoria dei prodotti ICT. Lo studio esamina le diverse fasi del processo di gara d'appalto e mira a stabilire un confronto tra il processo di gara d'appalto della Prysmian e il processo di gara d'appalto all'avanguardia. Tale confronto sottolinea le buone pratiche adottate dall'azienda così come le pratiche ancora perseguite nonostante siano indietro rispetto alle implementazioni moderne, e offre modi per sviluppare le aree che non sono abbastanza efficienti. Design/Metodologia/Approccio: Lo studio è sviluppato in modo sistematico affrontando due sezioni principali. Inizialmente, lo studio si immerge nello stato dell'arte e come le pratiche di gara d'appalto avvengono in generale con l'obiettivo di creare un quadro teorico per le norme di mercato. Successivamente, lo studio analizza uno studio di caso della Prysmian cercando di indagare il processo di gara d'appalto nella suddetta azienda. Lo studio esamina incrociatamente il quadro teorico stabilito con le pratiche di gara d'appalto nella Prysmian con l'obiettivo di comprendere le carenze e i miglioramenti del processo che possono potenziare le pratiche di gara d'appalto nella Prysmian. Risultati: La ricerca esplora come funziona la gara d'appalto del Gruppo Prysmian, in particolare in relazione alle offerte ICT. Discute azioni particolari intraprese dalla Prysmian che sono conformi e non conformi con la letteratura normale degli acquisti, incluse la precoce concentrazione sul budget durante la fase di pre-gara, l'approccio chiuso di invitare i fornitori e dare più peso ai grandi fornitori rispetto ai piccoli. Lo studio si concentra sull'inclinazione della Prysmian verso la ponderazione delle considerazioni tecniche ed economiche per arrivare a specifiche operative e ai requisiti della strategia aziendale piuttosto che bilanciare tutti i fattori tecnici ed economici durante la valutazione delle offerte. Inoltre, l'uso della tecnologia da parte della Prysmian nella gestione delle gare d'appalto è riconosciuto, tenendo conto di alcune carenze nel monitoraggio in tempo reale e nella compilazione delle informazioni e evidenziando aspetti specifici non coperti da specifiche tecnologie tecniche nella gestione delle gare d'appalto. Implicazioni Teoriche e Manageriali: Le principali implicazioni teoriche dello studio sono la creazione del quadro teorico delle norme del processo di gara d'appalto. Inoltre, lo studio esamina ulteriormente il quadro attraverso lo sviluppo di uno studio di caso singolo per avanzare prove pratiche nella teoria. Mostra che, sebbene le pratiche della Prysmian corrispondano ad alcuni aspetti teorici, tra cui documentazione dettagliata della gara d'appalto e preparazioni avanzate, includono anche deviazioni specialmente nella personalizzazione del documento di gara e nella strategia di coinvolgimento dei fornitori. Questa ricerca evidenzia la necessità per un'organizzazione di adattare le teorie alle proprie condizioni operative e agli obiettivi strategici dell'azienda. Per le decisioni manageriali negli acquisti, questa adattamento presenta un dilemma che richiede un mix di approcci guidati dalla teoria e pragmatici. Limitazioni e Ricerche Future: la limitazione di questo studio include l'accesso limitato ai dati causato dalla dissociazione della Prysmian con il ricercatore e limitato ambito e profondità dell'analisi e raccolta dati in corso. Le indagini future dovrebbero coinvolgere un maggiore accesso ai dati e una collaborazione più stretta con i partecipanti al fine di fornire maggiori informazioni su questo studio. Le vie di ricerca future potrebbero essere ampliate verso la considerazione delle strategie di gara d'appalto e degli aspetti operativi della gestione delle gare d'appalto. Inoltre, c'è bisogno di un'indagine approfondita sulla flessibilità del processo e le sue implicazioni sull'impatto della stima delle negoziazioni anticipate. Queste future linee di ricerca intendono aggiungere alla base di conoscenza sulla gestione delle gare d'appalto in contesti competitivi e mettere in luce il compromesso tra uniformità e adattabilità aziendale.