Beyond efficiency: a strategic approach to redesigning enterprise content management and workflow platforms

In the last few years, content marketing has been on the rise due to ever shorter attention spans and the myriad of media channels that allow promotion of products and companies. Creation of these large amounts of content has been integral to the rise of digital-first companies and companies which rely on the production of content for their survival in the competitive market landscape. But how is all this content being created, and which tools help proliferate it? This thesis focuses on content management and workflow tools, which are the backbone of content creation in many enterprises nowadays. These are tools focused on providing content creation features and workflow processes, to help with efficiency and task tracking throughout teams in the company. One such tool that this thesis specifically focuses on is Content Workflow, a platform by the digital asset management company Bynder where the author completed their UX internship. Content Workflow is currently being consolidated into the Bynder system since its acquisition by the company in 2022, meaning both its visual and interactive patterns are off-sync with the established structure of Bynder tools. The aim of this thesis was therefore to propose a new visual design to the Content Workflow interface using Bynder’s design components and patterns. This was completed by consolidating the design systems of both tools, and evaluating their final changes with two design experts working on specific aspects of the platform. Additionally, the author focused on a usability redesign proposal due to interactive, accessibility and adoption issues of Content Workflow that were found through previous research at the company. The usability research focused on novice and inexperienced users, since this group is the most likely to scrutinize usability issues of a new tool, and did so through benchmarking competitor tools, detailed user research resulting in a redesigned information architecture and listed common user experience challenges, and an accessibility audit. The final discussion of the research results details the most important and repeatedly highlighted issues, in the form of a suggestion list to Bynder.

Negli ultimi anni, il content marketing è cresciuto a causa della soglia di attenzione sempre più bassa e della miriade di canali mediatici che consentono di promuovere prodotti e aziende. La creazione di questa grande quantità di contenuti è stata parte integrante dell'ascesa delle aziende digital-first e di quelle che si affidano alla produzione di contenuti per sopravvivere nel panorama competitivo del mercato. Ma come vengono creati tutti questi contenuti, e quali strumenti contribuiscono alla loro proliferazione? Questa tesi si concentra sugli strumenti di gestione dei contenuti e dei flussi di lavoro, che ad oggi sono la spina dorsale della creazione di contenuti in molte aziende. Si tratta di strumenti che forniscono funzionalità per la creazione di contenuti e processi di lavoro, per aiutare l'efficienza e la tracciabilità dei compiti in tutti i team dell'azienda. Uno degli strumenti su cui si concentra questa tesi è Content Workflow, una piattaforma dell'azienda di gestione delle risorse digitali Bynder, dove l'autrice ha svolta il suo stage in UX. Content Workflow si trova attualmente nella fase di consolidamento nel sistema Bynder, dopo l'acquisizione da parte dell'azienda nel 2022, il che significa che i suoi modelli visivi e interattivi non sono in linea con la struttura già consolidata degli strumenti Bynder. L'obiettivo di questa tesi è stato quindi quello di proporre un nuovo design visivo per l'interfaccia di Content Workflow utilizzando le componenti e i pattern di design di Bynder. Il lavoro è stato completato consolidando i sistemi di design di entrambi gli strumenti e valutando le modifiche finali con due esperti di design che lavorano su aspetti specifici della piattaforma. Inoltre, l'autrice si è concentrata su una proposta di riprogettazione dell'usabilità a causa dei problemi di interazione, accessibilità e adozione di Content Workflow riscontrati attraverso recedenti ricerche in azienda. La ricerca sull'usabilità si è concentrata sugli utenti principianti e inesperti, dato che questo gruppo è il più propenso a esaminare i problemi di usabilità di un nuovo strumento, e lo ha fatto attraverso un'analisi comparativa degli strumenti della concorrenza, una ricerca dettagliata sugli utenti che ha portato a una riprogettazione dell'architettura delle informazioni e ha indicato le sfide comuni dell'esperienza utente, e una revisione dell'accessibilità. La discussione finale dei risultati della ricerca illustra in dettaglio i problemi più importanti ed evidenziati più volte, sotto forma di un elenco di suggerimenti per Bynder.