Digital transformation : an analysis from an organizational design perspective

In the last decades the explosion of digital technologies has radically changed the ways in which companies are producing and capturing value. Nowadays, when pondering the growing importance of emerging technologies (like generative artificial intelligence), it should not be surprising to recognize the reasons behind the inclusion of Digital Transformation (DT) as a prominent strategic pillar for several large businesses. Digital technologies have high disruptive potential, which has strongly impacted both the business models and the internal operations of companies, creating new opportunities and, at the same time, raising the need to adapt corporate organizational models. Beyond technological and strategic considerations, our research is centered on the organization, where the challenge of organizing to facilitate a successful DT remains a subject of scholarly debate. Moreover, despite the growing attention of practitioners on the issue (Matzler et al., 2018), the literature on DT is still fragmented, and there is a lack of contributions on how this phenomenon can be investigated from an organizational design perspective (Hanelt, 2020; Kretschmer and Khashabi, 2020) and on how unfolding its potential (Sia et al., 2021; Warner and Wäger, 2019). On these bases, this dissertation is articulated as a collection of three papers to: (1) investigate the implications of DT within large companies, (2) untangle the relationships between the main organizational elements, and (3) contribute to the broad discussion about future forms of organizing (Bailey et al., 2019). The first paper posits DT as an ambivalent phenomenon, presenting both opportunities and challenges for organizations. Within a contemporary scenario characterized by escalating digital complexity, companies are required to undergo a reconfiguration of structures, roles, and processes to foster innovation and collaboration. Despite the advancements in DT literature, significant gaps persist, particularly in non-digital native (incumbent) and complex structures. Our longitudinal case study, employing a microfoundational approach, examines how a complex Holding company aligns its organizational components (structures, processes, and individuals) throughout a three-year-long DT. Findings suggest a gradual approach, prioritizing continuity and minimal disruption, leading to the exploration of cross-structural models to enhance digital capabilities and business outcomes. Moreover, this study provides insights into the intricate connection among organizational structures, processes, and individuals, underscoring the importance of standardization and centralization in developing complex relationship models that can better manage digital technologies and add value to the company. The second paper tackles DT from a managerial perspective, identifying and discussing relevant issues and opportunities in activating and conducting the transformation through an explorative, interpretative research on a sample of eight different companies in Italy. Findings reveal that DT necessitates a significant focus on effectively managing both the organizational and cultural dimensions of the transformation process. Additionally, this process entails the development of new skill sets and the emergence of new leadership figures. In contrast, this effort reflects on enhancing industrial processes and service delivery, hence augmenting overall competitiveness. The last paper explores how digital technologies are putting pressure on the organizational configuration of companies that are moving from a traditional form of control and coordination towards innovative hybrid forms (emphasizing self-organization) and characterized by more dynamic roles. Findings show that this increasing trend of self-organizing might be evident in actors behaviors that deviate from the prescribed role either vertically (increase in accountability on activities) or horizontally (experimentation in different activities). We propose three original clusters (actor readiness, actor engagement, and control measures) within the actor-oriented architectural scheme that might assist in the specification of the commons. In conclusion, we highlight incentive systems and feedback cycles as two key components that have the potential to influence the behavior of actors. We emphasize that these components should be deeply rooted in the daily interactions between peers. The dissertation fills some gaps in the existing literature on DT, investigating this topic as a multilevel and multiphase construct, with a particular emphasis on its implications for organizational design. Furthermore, it produces scholarly and practical contributions by offering sharp perspectives on addressing DT inside a company and highlighting potential implications that may arise at various levels and phases of transition. The evidence gathered remains valuable for practitioners as it provides intriguing new perspectives into potential approaches and strategies that can be implemented to sustain the transition. This highlights the point that the approach to DT is highly dependent on the technological state of the organization, necessitating standardization and centralization of processes and structures in accordance with the demanded coordination requirements and the adoption of complex relational structures that establish a successful link between business and IT functions.

Negli ultimi decenni l'esplosione delle tecnologie digitali ha cambiato radicalmente i modi in cui le aziende producono e catturano valore. Oggi, data l'importanza sempre maggiore delle tecnologie emergenti, tra cui l’AI generativa, non dovremmo essere sorpresi nel comprendere le ragioni che spingono le aziende a considerare la Trasformazione Digitale (TD) come un pilastro strategico prominente. Le tecnologie digitali hanno un elevato potenziale di disruption, che ha fortemente influenzato sia i modelli di business che le operations interne, creando nuove opportunità e, allo stesso tempo, aumentando la necessità di adattare i modelli organizzativi aziendali. Oltre alle questioni tecniche e strategiche, il nostro studio si concentra sull'organizzazione, esaminando la sfida di strutturare un contesto favorevole per una TD efficace, argomento ancora dibattuto nell'ambito accademico. Nonostante l'attenzione crescente dei dirigenti su questo tema, la letteratura sulla TD è ancora frammentata e mancano contributi che esplorino come questo fenomeno possa essere analizzato da una prospettiva di design organizzativo e come possa essere sfruttato appieno il suo potenziale. Su queste basi, questa tesi si articola in una raccolta di tre paper che intendono: (1) indagare le implicazioni della TD all'interno delle grandi aziende, (2) sciogliere i rapporti tra gli elementi organizzativi principali e (3) contribuire alla vasta discussione sulle future forme di organizzazione. Il primo paper pone la TD come un fenomeno ambivalente, presentando sia opportunità che sfide per le organizzazioni. In un contesto contemporaneo caratterizzato da una sempre crescente complessità digitale, le aziende sono spinte a riflettere sulla configurazione delle strutture, dei ruoli e dei processi per favorire l'innovazione e la collaborazione. Nonostante i progressi nella letteratura sulla TD, persistono significative lacune, in particolare nelle strutture non native digitali e complesse. In questo scenario, il nostro studio di caso longitudinale adotta un approccio microfondazionale per esplorare come una holding, un'entità complessa, allinei i suoi componenti organizzativi - strutture, processi e individui - durante un percorso di DT durato tre anni. I risultati indicano che un approccio graduale, focalizzato sulla tutela della continuità e sulla minimizzazione delle interruzioni, potrebbe facilitare l’esplorazione di nuovi modelli trasversali per il potenziamento delle capacità digitali, migliorando i risultati complessivi della trasformazione. Inoltre, questo studio fornisce approfondimenti sulla relazione che sussiste tra strutture organizzative, processi e individui, sottolineando l'importanza della standardizzazione e della centralizzazione nello sviluppo di modelli relazionali complessi che sottendono una miglior gestione delle tecnologie digitali e aggiungono valore all'azienda. Il secondo paper affronta la TD da una prospettiva manageriale, identificando e discutendo implicazioni e opportunità rilevanti nell'attivazione e nella conduzione della trasformazione attraverso una ricerca esplorativa e interpretativa su un campione di otto diverse aziende in Italia. I risultati rivelano che la TD richiede un significativo focus sulla gestione efficace delle dimensioni organizzative e culturali del processo di trasformazione. Inoltre, questo processo comporta lo sviluppo di nuovi set di competenze e la nascita di nuove figure di leadership. Una volta completati i cambiamenti organizzativi, gli sforzi di trasformazione si manifestano nell'ottimizzazione dei processi industriali e nell'offerta di prodotti e servizi, contribuendo ad aumentare la competitività complessiva dell'azienda. L'ultimo paper esplora come le tecnologie digitali stiano mettendo sotto pressione la configurazione organizzativa delle aziende che stanno passando da una forma tradizionale di controllo e coordinamento verso forme ibride innovative (che enfatizzano l'auto-organizzazione) e caratterizzate da ruoli più dinamici. I risultati mostrano che questa tendenza crescente all'auto-organizzazione potrebbe manifestarsi nei comportamenti degli attori sotto forma di deviazione dal ruolo prescritto sia verticale (aumento dell'accountability sulle attività) che orizzontale (sperimentazione in diverse attività). Inoltre, la ricerca evidenzia la presenza di tre nuovi cluster (preparazione degli attori, coinvolgimento degli attori e misure di controllo) all'interno del framework utilizzato in fase di indagine, cercando di arricchire ulteriormente lo strumento esistente. Infine, dalle analisi sulle aziende intervistate risulta evidente come i sistemi di incentivazione e i cicli di feedback costituiscano due componenti chiave per influenzare il comportamento degli attori, sottolineando come queste componenti dovrebbero essere profondamente radicate nelle interazioni quotidiane. In breve, questo lavoro mira a colmare le lacune nella letteratura sulla TD, esaminando questo tema come un costrutto multilivello e multifase, con un focus particolare sulle sue implicazioni per il design organizzativo. Inoltre, fornisce contributi sia accademici che pratici, offrendo chiarezza su come gestire la TD all'interno di un'azienda e mettendo in luce le potenziali implicazioni che possono emergere durante varie fasi di transizione. Le evidenze raccolte risultano quindi di interesse per manager e professionisti che devono supportare la TD nelle aziende, offrendo nuove prospettive, approcci e strategie per supportare questa importante transizione.