Enhancing decision-making efficiency in delivery through process-oriented and KPI-driven execution meetings: a case study

The present thesis investigates the applicability and impact of lean principles in non-production processes, focusing on the delivery process of Awingings&Pergolas (A&P) S.p.A., an Italian outdoor design products company. By following the SPDCA cycle (Scan, Plan, Do, Check, Act), the study presents how criticalities within the delivery process of the company have been identified, an actionable plan for improvement is developed, lean techniques are implemented, effectiveness of results is evaluated, and successful outcomes are standardised. By providing insights on both theoretical literature review and practical application, the thesis aims at demonstrating how a process-oriented approach, supported by KPI-driven execution meetings, fosters efficiency and continuous improvement during the decision-making process. Results showed a reduction in delivery times at A&P S.p.A., attributed to streamlined processes, improved communication, and the introduction of KPIs and Andon boards. Standardisation of procedures and the integration of digital tools further contributed to sustained improvements. Additionally, the dissertation highlights the role of auxiell S.p.A. (i.e., the lean consulting company I experienced my internship with) in facilitating the transformation process. Looking forward, the study identifies areas for future development, including advanced digital tools, continuous improvement training, and extending lean practices to other organisational processes.

La presente tesi indaga l'applicabilità e l'impatto dei princìpi lean nei processi non produttivi, concentrandosi sul processo di delivery di Awingings&Pergolas (A&P) S.p.A., un'azienda italiana di prodotti di outdoor design. Seguendo il ciclo SPDCA (Scan, Plan, Do, Check, Act), lo studio mostra come sono state identificate le criticità all'interno del processo di delivery dell'azienda, com’è stato poi sviluppato un piano di miglioramento attuabile, implementate le tecniche lean, valutata l'efficacia dei risultati e standardizzati i risultati che hanno avuto successo. Fornendo approfondimenti sia sulla revisione teorica della letteratura che sull'applicazione pratica, la tesi mira a dimostrare come un approccio orientato al processo, supportato da execution meeting guidati da KPI, favorisca l'efficienza e il miglioramento continuo del processo decisionale. I risultati hanno mostrato una riduzione dei tempi di consegna presso A&P S.p.A., grazie alla razionalizzazione dei processi, al miglioramento della comunicazione e all'introduzione di KPI e Andon Board. La standardizzazione delle procedure e l'integrazione di strumenti digitali hanno ulteriormente contribuito a miglioramenti duraturi. Inoltre, la tesi evidenzia il ruolo di auxiell S.p.A. (la società di consulenza lean con cui ho svolto il mio tirocinio) nel facilitare il processo di trasformazione. In prospettiva, lo studio identifica aree di sviluppo futuro, tra cui l’implementazione di strumenti digitali più avanzati, una maggiore formazione sul miglioramento continuo e l’estensione delle pratiche lean ad altri processi organizzativi.