DESIGN AND IMPLEMENTATION OF A WEB-BASED DATA INTEGRATION TOOL TO ENHANCE FACILITY MANAGEMENT: THE CASE OF SANTAGOSTINO COMPANY

This thesis presents the design of a web-based data integration tool aimed at optimizing facility management, with a specific application at the Santagostino company, a network of medical centers in Italy. The main objective of the proposed tool is to improve the coordination and efficiency of facility management activities by integrating different digital tools, such as Building Information Modeling (BIM), OsTicket and digital reports, into a centralized platform. By centralizing data related to assets and maintenance, the proposed web application facilitates real-time monitoring and improves the planning of corrective interventions. Currently, Santagostino company faces several challenges, including a reactive approach to maintenance and the lack of a centralized system to document the maintenance history of assets. Additionally, the rapid growth of the medical centers network requires more scalable solutions to maintain a high level of operational efficiency. The focus of this thesis is to explain the different databases used for the creation of this tool, as well as the design of its user interface. Furthermore, the pilot project for the web app is presented, which has been implemented at the Città Studi medical center, the only facility where the project has been applied so far. Meanwhile, the development of the web app’s programming (currently still ongoing) is being carried out by Santagostino’s IT department. The results obtained at the Città Studi medical center indicate that the use of various facility management systems reduces operating costs by consolidating maintenance activities and decreasing the number of technician visits. Measurable improvements have already been achieved through the use of the audit tool and OsTicket with its updates, such as a significant reduction in maintenance tickets and an increase in facility operations efficiency. This project also addresses future scalability by proposing additional functionalities, including automated asset tracking and AI-based tools. Although the web application is still under development, its projected benefits, such as real-time data access, improved maintenance scheduling and cost reductions, suggest that it will become an essential tool for managing Santagostino’s growing network of facilities. The thesis concludes that integrating technology into Santagostino’s facility management not only improves staff satisfaction but also enhances patient care and increases operational efficiency.

Questa tesi presenta la progettazione di uno strumento di integrazione dati basato sul web, finalizzato a ottimizzare il facility management, con una specifica applicazione presso l'azienda Santagostino, una rete di centri medici in Italia. L'obiettivo principale dello strumento proposto è migliorare la coordinazione e l'efficienza delle attività di facility management integrando diversi strumenti digitali, come il Building Information Modeling (BIM), OsTicket e report digitali, in una piattaforma centralizzata. Centralizzando i dati relativi agli asset e alla manutenzione, l'applicazione web proposta facilita il monitoraggio in tempo reale e migliora la pianificazione degli interventi correttivi. Attualmente, l'azienda Santagostino affronta diverse sfide, tra cui un approccio reattivo alla manutenzione e la mancanza di un sistema centralizzato per documentare la storia della manutenzione degli asset. Inoltre, la rapida crescita della rete di centri medici richiede soluzioni più scalabili per mantenere un alto livello di efficienza operativa. Il focus di questa tesi è spiegare i diversi database utilizzati per la creazione di questo strumento, così come la progettazione dell'interfaccia utente. Viene inoltre presentato il progetto pilota per l'app web, che è stato implementato presso il centro medico Città Studi, l'unica struttura in cui il progetto è stato applicato finora. Nel frattempo, lo sviluppo della programmazione dell'app web (attualmente ancora in corso) è portato avanti dal dipartimento IT di Santagostino. I risultati ottenuti presso il centro medico Città Studi indicano che l'uso di vari sistemi di facility management riduce i costi operativi consolidando le attività di manutenzione e diminuendo il numero di visite tecniche. Sono già stati raggiunti miglioramenti misurabili grazie all'uso dello strumento di audit e di OsTicket con i suoi aggiornamenti, come una significativa riduzione dei ticket di manutenzione e un aumento dell'efficienza operativa delle strutture. Questo progetto affronta anche la scalabilità futura proponendo funzionalità aggiuntive, tra cui il monitoraggio automatizzato degli asset e strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Sebbene l'applicazione web sia ancora in fase di sviluppo, i benefici previsti, come l'accesso in tempo reale ai dati, il miglioramento della programmazione della manutenzione e la riduzione dei costi, suggeriscono che diventerà uno strumento essenziale per gestire la crescente rete di strutture di Santagostino. La tesi conclude che l'integrazione della tecnologia nel facility management dell'azienda non solo migliora la soddisfazione del personale, ma anche la cura dei pazienti e l'efficienza operativa.