Implementation of artificial intelligence in the negotiation process: the impact of product portfolio and buyer-supplier relationships

Digital transformation and Artificial Intelligence (AI) have redefined the strategic role of procurement, fostering a paradigm shift toward "Procurement 4.0". This research explores the implementation of AI in the negotiation process, focusing on how the product portfolio and buyer-supplier relationships affect the adoption of such technology. A combination of literature review and empirical analysis based on expert interviews allowed to study factors driving the application of AI across the different negotiation phases of pre-negotiation, actual negotiation, and post negotiation. Two theoretical frameworks have been used: Kraljic Matrix to classify product categories, and Cox Power Matrix as it draws from Emerson's power-dependence theory to build the constructs defining commercial relationships. Results highlight how the implementation of AI-driven solutions vary on the basis of supply market complexity, of strategic importance of the product, and on the dimensions of power and dependence governing buyer-supplier relationships. Further insights emerged from the exploration of AI applications in the field, ultimately offering theoretical and managerial implications for providers and companies applying or aiming to apply such technologies in their negotiation process.

La trasformazione digitale e l'introduzione dell'intelligenza artificiale (IA) hanno ridefinito il ruolo strategico del Procurement, favorendo un cambiamento di paradigma verso il “Procurement 4.0”. Questa ricerca esplora l'implementazione dell'IA nel processo di negoziazione, concentrandosi su come il portafoglio prodotti e le relazioni acquirente-fornitore influenzino l'adozione di tale tecnologia. Una combinazione di revisione della letteratura e analisi empirica basata su interviste ad esperti ha permesso di studiare i fattori che guidano l'applicazione dell'IA nelle diverse fasi di negoziazione: pre-negoziazione, negoziazione vera e propria e post negoziazione. Sono stati utilizzati due quadri teorici: la Kraljic Matrix per classificare le categorie di prodotti e la Cox Power Matrix, che attinge alla teoria di potere-dipendenza di Emerson per definire i costrutti che determinano le relazioni commerciali. I risultati evidenziano come l'implementazione di soluzioni guidate dall'IA vari in base alla complessità del mercato di fornitura, all'importanza strategica del prodotto e alle dimensioni di potere e dipendenza che regolano le relazioni tra acquirente e fornitore. Ulteriori approfondimenti sono emersi dall'esplorazione delle applicazioni dell'IA nel settore, offrendo infine implicazioni teoriche e pratiche per i fornitori e le aziende che applicano o intendono applicare tali tecnologie nel loro processo di negoziazione.