Improving business processes: rpa implementation at MolteniandC

This thesis explores the integration of Robotic Process Automation (RPA) within the operational processes of Molteni&C, an Italian company specializing in high-end furniture. The primary objective of this research was to evaluate how RPA could streamline order management, reducing human intervention and enhancing efficiency through automation of repetitive tasks. This work is framed within the broader "IT Evolution" project, which aims at transforming the company’s information system to adapt to complex and evolving business needs. The study started with an in-depth analysis of the current state ("as-is" analysis) of Molteni&C's order management processes, revealing significant inefficiencies due to manual data entry, leading to potential human errors and wasted labor hours. Consequently, the "IT Evolution" project incorporated RPA as a technological intervention to alleviate these inefficiencies. The methodological approach involved the use of UiPath, an advanced RPA solution capable of automating the order entry process by mimicking human interactions within existing enterprise software. The agile development methodology was adopted to ensure iterative testing and continuous improvement throughout the project’s different phases, allowing quick responses to the complexities encountered. The findings of the implementation of the RPA Software, demonstrated a substantial increase in the volume of successfully processed orders, achieving a success rate of over 90% for many order types. Addiotionally, it is evident a marked reduction in Full-Time-Equivalence (FTE) hours required from employees. This improvement in process automation and digitalization has also led to a reduction in overall FTEs of more than 25%. The impact of RPA extended beyond quantitative gains; it facilitated better utilization of human resources by freeing employees from repetitive tasks, allowing them to focus on more strategic roles. The conclusion of the thesis underscores that RPA is not only an effective tool for automating repetitive operations but also a catalyst for business transformation, shifting the focus of employees towards higher-value activities. The integration of RPA has led to a proactive, data-driven operational model that enhances decision-making and operational flexibility at Molteni&C.

Questa tesi esplora l'integrazione della Robotic Process Automation (RPA) nei processi operativi di Molteni&C, un'azienda italiana specializzata nella produzione di mobili di alta gamma. L'obiettivo principale di questa ricerca era valutare come l'RPA potesse ottimizzare la gestione degli ordini, riducendo l'intervento umano e migliorando l'efficienza attraverso l'automazione delle attività ripetitive. Il lavoro si inserisce all'interno del più ampio progetto "IT Evolution", che mira a trasformare il sistema informativo dell'azienda per adattarsi alle esigenze aziendali complesse e in continua evoluzione. Lo studio è iniziato con un'analisi approfondita dello stato attuale ("as-is analysis") dei processi di gestione degli ordini di Molteni&C, evidenziando significative inefficienze dovute all'inserimento manuale dei dati, con conseguenti potenziali errori umani e sprechi di ore lavorative. Di conseguenza, il progetto "IT Evolution" ha incorporato l'RPA come intervento tecnologico per alleviare queste inefficienze. L'approccio metodologico ha visto l'uso di UiPath, una soluzione avanzata di RPA in grado di automatizzare il processo di inserimento degli ordini, simulando le interazioni umane all'interno del software aziendale esistente. È stata adottata la metodologia di sviluppo agile per garantire test iterativi e un miglioramento continuo nelle diverse fasi del progetto, consentendo risposte rapide alle complessità incontrate. I risultati dell'implementazione del software RPA hanno mostrato un aumento significativo nel volume degli ordini elaborati con successo, con un tasso di successo superiore al 90% per molte tipologie di ordine. Inoltre, è stata evidente una riduzione marcata delle ore di Full-Time-Equivalence (FTE) richieste dai dipendenti. Questo miglioramento nell'automazione dei processi e nella digitalizzazione ha anche portato a una riduzione complessiva delle FTE superiore al 25%. L'impatto dell'RPA è andato oltre i guadagni quantitativi; ha facilitato una migliore utilizzazione delle risorse umane liberando i dipendenti da compiti ripetitivi, consentendo loro di concentrarsi su ruoli più strategici. La conclusione della tesi sottolinea che l'RPA non è solo uno strumento efficace per automatizzare operazioni ripetitive, ma anche un catalizzatore per la trasformazione aziendale, spostando il focus dei dipendenti verso attività di maggior valore. L'integrazione dell'RPA ha portato a un modello operativo proattivo e basato sui dati, che migliora il processo decisionale e la flessibilità operativa in Molteni&C.