Business intelligence tools for performance management of public organizations: the empirical case of a dashboard for italian Universities

Public Higher Education Institutions (HEIs) face various performance management challenges that range from the collection and use of unstructured and fragmented data, the necessity to address the need of multiple stakeholders’, and the increasing demand for fast decision making. While Performance Management Systems (PMS) are recognized to be relevant in providing structured frameworks to track and enhance institutional productivity and effectiveness, public HEIs tend to have non-uniformity of data and have difficulty reporting on a number of performance indicators at the same time. These challenges can be overcome by the use of Business Intelligence (BI) tools, especially dashboards, that have the capability of consolidating data and providing important insights on the different metrics, offering a solution to public HEIs to align their strategic goals and stakeholder expectations. As a response to the aforementioned various challenges being encountered by the public HEIs in PMS, this thesis has the main objective of providing empirical evidence on how BI tools provide benefits in supporting PMS of public HEIs by providing insightful data-driven information. This is done designing and implementing a dashboard to support PMS of public HEIs participating in real world-project involving Italian universities. Through the use of this empirical case study, the study provides empirical support to the challenges for integrating BI into PMS for public HEIs that includes the issues of data preprocessing and visualization. The study details also methodologically the steps of data preprocessing, including harmonization, cleaning and data visualization. The findings empirically show that the BI dashboard through data preprocessing enriches the information comparability and through dynamic reporting fosters the continuous improvement of the PMS of public HEIs. Therefore, this study contributes to academic research in public administration by addressing current concerns and future possible advancements in PMS of public HEIs and provides practical implications for public HEIs. Indeed, individual public HEIs are shown the benefits of implementing such BI tools to support PMS and to integrate into these systems also the perspective of internal staff. Specifically, public HEIs participating in the project can compare their performances and that of other institutions to know what areas need to be improved. Moreover, the thesis provides relevant implications for policymaking as these BI tools could be used to effectively keep track of the KPIs and compliance with performance targets at the national and EU level but also to have a sectoral view and an overview of general problems and successful practices across institutions.

Gli atenei pubblici devono affrontare diverse sfide di gestione delle prestazioni, che vanno dalla raccolta e dall'utilizzo di dati non strutturati e frammentati, alla necessità di rispondere alle esigenze di più parti interessate e alla crescente richiesta di un processo decisionale rapido. Sebbene i sistemi di gestione delle prestazioni (PMS) siano riconosciuti come importanti per fornire quadri strutturati per tracciare e migliorare la produttività e l'efficacia delle istituzioni, gli atenei pubblici tendono ad avere dati non uniformi e hanno difficoltà a riferire su una serie di indicatori di prestazione allo stesso tempo. Queste sfide possono essere superate con l'uso di strumenti di Business Intelligence (BI), in particolare di dashboards, che hanno la capacità di consolidare i dati e fornire importanti approfondimenti sulle diverse metriche, offrendo una soluzione agli atenei pubblici per allineare i loro obiettivi strategici e le aspettative degli stakeholder. Come risposta alle varie sfide sopra menzionate che gli atenei pubblici incontrano nel PMS, questa tesi ha l'obiettivo principale di fornire prove empiriche su come gli strumenti di BI forniscano benefici nel supportare il PMS degli atenei pubblici, fornendo informazioni approfondite basate sui dati. Ciò è stato fatto progettando e implementando una dashboard a supporto del PMS di atenei pubblici che partecipano a un progetto reale che coinvolge università italiane. Attraverso l'uso di questo caso di studio empirico, lo studio fornisce un supporto empirico alle sfide per l'integrazione della BI nei sistemi di gestione delle risorse umane degli istituti di istruzione superiore pubblici, tra cui le questioni relative alla preelaborazione e alla visualizzazione dei dati. Lo studio illustra anche metodologicamente le fasi di preelaborazione dei dati, tra cui l'armonizzazione, la pulizia e la visualizzazione dei dati. I risultati dimostrano empiricamente che la dashboard di BI, attraverso la preelaborazione dei dati, arricchisce la comparabilità delle informazioni e, grazie alla reportistica dinamica, favorisce il miglioramento continuo del PMS degli atenei pubblici. Pertanto, questo studio contribuisce alla ricerca accademica nella pubblica amministrazione affrontando le preoccupazioni attuali e i possibili progressi futuri nel PMS degli atenei pubblici e fornisce implicazioni pratiche per gli atenei pubblici. Infatti, ai singoli atenei pubblici vengono mostrati i vantaggi dell'implementazione di tali strumenti di BI per supportare i PMS e per integrare in questi sistemi anche la prospettiva del personale interno. In particolare, gli atenei pubblici che partecipano al progetto possono confrontare le loro prestazioni con quelle di altre istituzioni per sapere quali aree devono essere migliorate. Inoltre, la tesi fornisce implicazioni rilevanti per la definizione delle politiche, in quanto questi strumenti di BI potrebbero essere utilizzati per tenere traccia in modo efficace dei KPI e del rispetto degli obiettivi di performance a livello nazionale e comunitario, ma anche per avere una visione settoriale e una panoramica dei problemi generali e delle pratiche di successo tra le varie istituzioni.