Digitalization of administrative procedures provided for by Legislative Decree no. 42/2004: improving built cultural heritage conservation management through digital platforms and ICT tools empowered by AI algorithms

The Research Project aims to contribute to the ongoing Public Administration digitization process focusing on procedures related to National built cultural heritage protection. Thus, the Soprintendenza Archeologia, belle arti e paesaggio, from now on Soprintendenza ABAP, is the public body taken into account, with refe- rence to the specific competences of this office as per art. 3 of the Ministerial Decree of 5 September 2024, n.270 containing “Articolazione degli uffici dirigenziali e degli istituti dotati di autonomia speciale di livello non generale del Ministero della cultura”. Actually, the Soprintendenza ABAP complies with the minimum digitization requirements demanded by D.P.R. 445/2000 - Consolidated text of laws and regulations on administrative documentationat, art. 50 - im- plementation of systems, as it only has a computerized protocol system and digital document management- called GIADA (GIADA - Gestione Informatizzata Archiviazione Digitale Accessibile). Therefore, the admi- nistrative procedures are not digitized in their entirety: this means that a lack of standard processes for sub- mitting applications remains as well as absence of a unified reference template for identifying data and atta- chments, functional to the evaluation of the design project. The consequence is a laking management of the information content of the design projects submitted to the Soprintendenza ABAP that could lead to a discre- tionary assessment since the information level is not always coherent or homogeneous. Furthermore, the research addresses the problem of information validation since the legislation is pushing towards the application of Building Information Modeling systems also to the built cultural heritage but the P.A. do not yet have the tools to examine the information contained within this technology. Thus, currently valuable information can be lost in the transition between digital model and 2-dimensional drawing. Therefore, thanks both to the internship experience conducted at Acca Software company, which made it possible to have an overview of IT tools currently available to professionals for better organizing project data, and to the agreement with the Direzione Generale Archeologia belle arti e paesaggio, Servizio III, and the internship experience at the Istituto Centrale per la Digitalizzazione del Patrimonio Culturale - Digital Library, the proposal is to elaborate a methodology for implementing the new platform for proceedings (Por- tale dei Procedimenti) currently under construction at the Ministry of Culture (Ministero della cultura- MiC) offices (The “Portal of procedures and services to citizens” was financed by PNRR funds - M1C3 Investment 1.1 “Digital strategies and platforms for cultural heritage”, Sub-investment 1.1.9). The original contribution of the thesis is to support in the definition of the functional requirements of the platform with the aim of: improving the already existing system GIADA (Gestione Informatizzata e Archi- viazione Digitale Accessibile); guaranteeing a suitable system of document control and archiving; guarantees the statistical validation of data; enabling direct dialogue between the various parties involved in cultural heritage protection processes; guaranteeing the interoperability of data already held by different public admi- nistrations; The result will be a quantitative and qualitative assessment review of procedures related to built cultural heri- tage protection, supported by the direct collaboration with the Institutional Subjects actually in charge of the realization of the new platform for proceedings (Piattaforma dei Procedimenti), that gives also a strongly applicative imprint to the research.

Il Progetto di Ricerca mira a contribuire al processo di digitalizzazione in corso della Pubblica Amministrazione, con particolare attenzione alle procedure relative alla tutela del patrimonio culturale edilizio nazionale. A tal fine, viene preso in considerazione il ruolo della Soprintendenza Archeologia, belle arti e paesaggio, d’ora in avanti denominata Soprintendenza ABAP, con riferimento alle specifiche competenze di questo ufficio ai sensi dell’art. 3 del Decreto Ministeriale del 5 settembre 2024, n. 270, recante “Articolazione degli uffici dirigenziali e degli istituti dotati di autonomia speciale di livello non generale del Ministero della Cultura”. Attualmente, la Soprintendenza ABAP soddisfa i requisiti minimi di digitalizzazione richiesti dal D.P.R. 445/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, art. 50 - implementazione dei sistemi, disponendo unicamente di un sistema di protocollo informatizzato e di gestione documentale digitale denominato GIADA (Gestione Informatizzata Archiviazione Digitale Accessibile). Di conseguenza, le procedure amministrative non sono completamente digitalizzate: ciò comporta l’assenza di un processo standardizzato per la presentazione delle istanze e la mancanza di un modello di riferimento unificato per l’identificazione dei dati e degli allegati, funzionale alla valutazione del progetto. La conseguenza è una gestione potenzialmente inefficace del contenuto informativo dei progetti presentati alla Soprintendenza ABAP, che potrebbe portare a valutazioni discrezionali a causa dell’eterogeneità e incoerenza delle informazioni fornite. Inoltre, la ricerca affronta il problema della validazione delle informazioni, poiché la normativa sta spingendo verso l’applicazione dei sistemi di Building Information Modeling (BIM) anche per il patrimonio culturale, ma la Pubblica Amministrazione non dispone ancora degli strumenti per esaminare le informazioni contenute in questa tecnologia. Attualmente, quindi, informazioni preziose rischiano di andare perse nella transizione tra il modello digitale e il disegno bidimensionale. Grazie all’esperienza di tirocinio svolta presso la società Acca Software, che ha permesso di avere una panoramica sugli strumenti informatici attualmente a disposizione dei professionisti per una migliore organizzazione dei dati di progetto, e all’accordo con la Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio, Servizio III, nonché all’esperienza di tirocinio presso l’Istituto Centrale per la Digitalizzazione del Patrimonio Culturale - Digital Library, la proposta della ricerca è di elaborare una metodologia per l’implementazione della nuova piattaforma per i procedimenti (Portale dei Procedimenti), attualmente in fase di realizzazione presso gli uffici del Ministero della Cultura (MiC). Il “Portale dei Procedimenti e dei Servizi ai Cittadini” è stato finanziato dai fondi PNRR - M1C3 Investimento 1.1 “Strategie e piattaforme digitali per il patrimonio culturale”, Sotto-investimento 1.1.9. Il contributo originale della tesi è quello di supportare la definizione dei requisiti funzionali della piattaforma con l’obiettivo di: migliorare il sistema già esistente GIADA (Gestione Informatizzata e Archiviazione Digitale Accessibile); garantire un sistema adeguato di controllo e archiviazione documentale; assicurare la validazione statistica dei dati; abilitare il dialogo diretto tra le diverse parti coinvolte nei processi di tutela del patrimonio culturale; garantire l’interoperabilità dei dati già detenuti dalle diverse amministrazioni pubbliche. Il risultato sarà una revisione quantitativa e qualitativa delle procedure relative alla tutela del patrimonio culturale edilizio, supportata dalla collaborazione diretta con i soggetti istituzionali attualmente incaricati della realizzazione della nuova Piattaforma dei Procedimenti, conferendo così alla ricerca un’impronta fortemente applicativa.