Addressing project management challenges through project control strategies: a case study of an industrial design and supply company

This thesis is based on a case study about the operational challenges faced by an industrial design and supply company with a focus of improving efficiency addressing recurring issues such as overlapping roles, cost inefficiencies, and insufficient procedural clarity, which affect project outcomes. This issues not only negatively impact daily operations, but have bigger implications for the organization’s ability to achieve goals An in-depth analysis of the case study identifies three different challenges that contribute to these inefficiencies. The first is the frequent and widespread occurrence of over-budget engineering hours, this problem occurs when projects exceed their allocated engineering hours, resulting in cost overruns and additional resources. The second challenge is the lack of clearness of roles of project managers (PMs) and project engineers (PEs), this becomes particularly problematic in weak matrix organizational structures, where overlapping responsibilities often lead to confusion and inefficiency. Miscommunication between these roles not only delays decision making, but also leads to errors in project execution. The third challenge is the lack of a structured process for identifying lessons learned from previous projects showing the organization’s inability to build on past experience and improve its processes over time. Instead, mistakes are often repeated and valuable knowledge is lost, distancing the organization from achieving its full potential. These challenges are not isolated incidents; they are interrelated issues that together create bigger negative effects, over-budgeted engineering hours inflate project costs and waste resources that could be used elsewhere, role confusion between PMs and PEs yields miscommunication and hinders coordination, further disrupting project schedules and the lack of a structured lessons-learned process produce inefficiencies and prevents the organization from effectively addressing its challenges. Together, these issues not only negatively impact project outcomes, but also make stakeholder lose trust and satisfaction over time. To tackle these issues, this research sets out three main goals. The first goal is to create and put into practice methods for better cost control, especially when it comes to managing engineering hours improving how time and costs are tracked, the aim is to find practical ways to keep projects within budget without lowering the quality of work. The second goal is to make the roles of Project Managers (PMs) and Project Engineers (PEs) clearer and more structured defining who is responsible for what and improving communication, this research hopes to create a smoother and more collaborative project management process. This should help cut out unnecessary overlap, speed up decision-making, and make it easier for teams to work together effectively. The third goal is to build a system for recording and using lessons learned from past projects. This system, developed through action research method, is meant to encourage a culture of ongoing improvement. Learning from past mistakes and sharing successful strategies, helps the company become more resilient and better prepared for future challenges.

Questa tesi si basa su uno studio di caso sui problemi operativi affrontati da un'azienda di progettazione industriale e fornitura, con un focus sul miglioramento dell'efficienza e sulla risoluzione di problemi ricorrenti come la sovrapposizione dei ruoli, le inefficienze nei costi e la scarsa chiarezza procedurale, che influenzano i risultati dei progetti. Questi problemi non solo incidono negativamente sulle operazioni quotidiane, ma hanno anche implicazioni più ampie sulla capacità dell'organizzazione di raggiungere i propri obiettivi. Un'analisi approfondita dello studio di caso identifica tre diverse sfide che contribuiscono a queste inefficienze. La prima è la frequente e diffusa eccedenza delle ore di ingegneria rispetto al budget. Questo problema si verifica quando i progetti superano le ore di ingegneria assegnate, provocando sforamenti di budget e l'impiego di risorse aggiuntive. La seconda sfida è la mancanza di chiarezza nei ruoli dei Project Manager (PM) e dei Project Engineer (PE). Questo problema diventa particolarmente critico nelle strutture organizzative a matrice debole, in cui le responsabilità sovrapposte spesso causano confusione e inefficienza. La scarsa comunicazione tra questi ruoli non solo ritarda il processo decisionale, ma porta anche a errori nell'esecuzione dei progetti. La terza sfida è l'assenza di un processo strutturato per identificare le lezioni apprese dai progetti precedenti, dimostrando l'incapacità dell'organizzazione di capitalizzare sulle esperienze passate e migliorare i propri processi nel tempo. Di conseguenza, gli errori vengono spesso ripetuti e le conoscenze preziose si perdono, allontanando l'organizzazione dal raggiungimento del suo pieno potenziale. Queste sfide non sono incidenti isolati, ma problemi interconnessi che insieme generano effetti negativi più ampi. L’eccedenza delle ore di ingegneria rispetto al budget fa lievitare i costi dei progetti e spreca risorse che potrebbero essere utilizzate altrove. La confusione dei ruoli tra PM e PE porta a una cattiva comunicazione e ostacola la coordinazione, compromettendo ulteriormente i tempi di consegna dei progetti. La mancanza di un processo strutturato per l’analisi delle lezioni apprese genera inefficienze e impedisce all'organizzazione di affrontare efficacemente le proprie criticità. Insieme, questi problemi non solo hanno un impatto negativo sui risultati dei progetti, ma col tempo riducono anche la fiducia e la soddisfazione degli stakeholder. Per affrontare queste problematiche, questa ricerca si pone tre obiettivi principali. Il primo obiettivo è creare e implementare metodi per un migliore controllo dei costi, in particolare nella gestione delle ore di ingegneria. Migliorando il monitoraggio del tempo e dei costi, si punta a trovare soluzioni pratiche per mantenere i progetti entro il budget senza compromettere la qualità del lavoro. Il secondo obiettivo è chiarire e strutturare meglio i ruoli dei Project Manager (PM) e dei Project Engineer (PE). Definendo in modo più preciso le responsabilità e migliorando la comunicazione, questa ricerca mira a creare un processo di gestione dei progetti più fluido e collaborativo. Ciò dovrebbe contribuire a eliminare sovrapposizioni inutili, accelerare il processo decisionale e facilitare una collaborazione più efficace tra i team. Il terzo obiettivo è sviluppare un sistema per registrare e utilizzare le lezioni apprese dai progetti passati. Questo sistema, elaborato attraverso il metodo della ricerca-azione, ha lo scopo di promuovere una cultura di miglioramento continuo. Imparare dagli errori precedenti e condividere strategie di successo aiuterà l'azienda a diventare più resiliente e meglio preparata per le sfide future.