The evolution of project management office in hybrid work environments: a case study on PMO transformation within a consultancy setting

The COVID-19 pandemic has profoundly changed how businesses operate, it triggered the transition from traditional employment models that rely on a five-day-a-week at the office to hybrid work environments. This transformation has had a significant impact on Project Management Offices. PMOs had to change how they interacted with different stakeholders, adopting new digital tools and adapting core activities to the new work environment, without compromising the objective of implementing and efficient and effective governance and maintaining alignment with corporate strategy. Despite the increasing prevalence of hybrid work arrangements, there is limited research and literature available on how this transformation has affected PMO practices. This thesis examines the evolution of Project Management Offices within hybrid work environments. It highlights alterations in roles, communication dynamics and their strategic implications. The analysis is developed through a singular case study from Business Integration Partners (BIP), an Italian consultancy firm selling to clients a structured PMO that functions at the strategic level. The research used a qualitative methodology, the GIOIA Methodology, to analyze data collected from unstructured interviews with PMO professionals. Findings reveal that the hybrid work model has led to a stronger reliance on digital tools for collaboration, reporting, and stakeholder management. Many key PMO functions have undergone a substantial transformation, shifting towards data-driven methodologies and asynchronous communication. However, the lack of spontaneous interactions, together with a growing complexity in information management, has made it extremely difficult to ensure seamless project execution and stakeholder engagement. The study shows the advantages and disadvantages of hybrid work environments for PMOs, highlighting the importance of a balanced strategy that combines technology with human-centric relationship management. The analysis of findings suggests that PMOs must update themselves in order to maintain their relevance and deliver value. Future research should investigate the long-term effects of these advances, as well as the role of artificial intelligence in boosting PMO efficiency.

La pandemia di COVID-19 ha profondamente cambiato il modo in cui le aziende operano, avviando la transizione dai modelli di lavoro tradizionali, basati su una presenza in ufficio cinque giorni alla settimana, agli ambienti di lavoro ibridi. Questa trasformazione ha avuto un impatto significativo sui Project Management Office (PMO), costringendoli a modificare il modo in cui interagiscono con i diversi stakeholder, adottare nuovi strumenti digitali e adattare le attività principali al nuovo stile lavorativo, senza compromettere l'obiettivo di implementare una governance efficiente ed efficace e mantenere l’allineamento con la strategia aziendale. Nonostante la crescente diffusione del lavoro ibrido, vi è una limitata disponibilità di ricerche e letteratura su come questa trasformazione abbia influenzato le pratiche dei PMO. Questa tesi esamina l’evoluzione dei Project Management Office all’interno degli ambienti di lavoro ibridi, evidenziando le modifiche nei ruoli, nelle dinamiche di comunicazione e nelle implicazioni strategiche. L’analisi è sviluppata attraverso un singolo case-study in Business Integration Partners (BIP), una società di consulenza italiana che offre ai clienti un PMO strutturato operante a livello strategico. La ricerca utilizza la metodologia qualitativa GIOIA per analizzare i dati raccolti attraverso interviste non strutturate con alcuni dipendenti con ruoli di PMO. I risultati rivelano che il lavoro ibrido ha portato a una maggiore dipendenza dagli strumenti digitali per quanto riguarda la collaborazione, il reporting e la gestione degli stakeholder. Molte funzioni chiave del PMO hanno subito una trasformazione significativa, spostandosi verso metodologie basate sui dati e una comunicazione asincrona. Tuttavia, la mancanza di interazioni spontanee, unita alla crescente complessità nella gestione delle informazioni, ha reso estremamente difficile garantire un'esecuzione fluida dei progetti e un coinvolgimento efficace degli stakeholder. Lo studio evidenzia i vantaggi e le criticità degli ambienti di lavoro ibridi per i PMO, sottolineando l'importanza di una strategia equilibrata che unisca le tecnologie ad una gestione del personale in presenza. L'analisi dei risultati suggerisce che i PMO devono aggiornarsi ed evolversi per rimanere rilevanti e generare valore. Le ricerche future dovrebbero approfondire gli effetti a lungo termine di questi cambiamenti, nonché il ruolo dell’intelligenza artificiale nell’ottimizzazione dell’efficienza dei PMO.