Artificial Intelligence in procurement: how the enabling factors and obstacles influence AI value creation

In recent years, procurement is facing a paradigm shift, moving the function from an operational activity to a strategic enabler of business value. Procurement is increasingly recognized as a field characterized by the creation and analysis of extensive datasets, making it highly suitable for Artificial Intelligence (AI) innovations. However, organizations face multiple challenges in adopting AI, including technological limitations, organizational resistance, and ethical concerns, compounded by the difficulty of assessing the tangible and intangible benefits of AI. This thesis aims to address these challenges by investigating how AI creates value in procurement and by identifying the enablers and obstacles that influence its adoption. A systematic review of the literature forms the foundation of this research, allowing the identification of gaps in existing frameworks and the formulation of a comprehensive theoretical model. The framework categorizes the key factors that influence AI adoption into three areas: technological readiness, organizational capabilities, and ethical-social considerations. Furthermore, the study explores the benefits of AI, including improved process efficiency, insight generation, and the multiple impacts on business operations. To complement this qualitative framework, the thesis examines existing models for AI value assessment, identifying discrepancies between theoretical expectations and practical outcomes. The findings emphasize the need for organizations to align their AI strategies with clear objectives, leveraging enablers such as advanced data management and crossfunctional collaboration while mitigating barriers such as skill gaps and cultural resistance. The research contributes to the academic discourse by offering a structured approach to understanding the value of AI in procurement. Practically, it provides organizations with actionable insights and guidelines to navigate the complexities of AI adoption, ensuring alignment with strategic goals and maximizing long-term benefits.

Negli ultimi anni, il procurement ha subito un cambiamento di paradigma, evolvendo da un’attività operativa a un fattore strategico per la creazione di valore aziendale. Il procurement è riconosciuto come un ambito caratterizzato dalla creazione e dall’analisi di grandi quantità di dati, rendendolo particolarmente adatto alle innovazioni basate sull’Intelligenza Artificiale (IA). Tuttavia, le organizzazioni affrontano numerose sfide nell’adozione dell’IA, tra cui limitazioni tecnologiche, resistenza organizzativa al cambiamento e questioni etiche, aggravate dalla difficoltà di valutare i benefici tangibili e intangibili dell’IA. Questa tesi si propone di affrontare queste sfide esaminando come l’IA crei valore nel procurement e identificando i fattori abilitanti e gli ostacoli che influenzano la sua adozione. Una revisione sistematica della letteratura costituisce la base della ricerca, consentendo di individuare lacune nei modelli esistenti e di formulare un modello teorico completo. Il framework categorizza i principali fattori che influenzano l’adozione dell’IA in tre aree: disponibilità tecnologica, capacità organizzative e considerazioni etiche-sociali. Inoltre, lo studio esplora i benefici dell’IA, tra cui il miglioramento dell’efficienza dei processi, la generazione di dati utili per prendere decisioni e i molteplici impatti sulle operazioni aziendali. A completamento di questo framework qualitativo, la tesi esamina i modelli esistenti per la valutazione del valore dell’IA, identificando discrepanze tra le aspettative teoriche e i risultati pratici. I risultati sottolineano la necessità per le organizzazioni di allineare le proprie strategie di IA a obiettivi chiari, sfruttando fattori abilitanti come una gestione avanzata dei dati e la collaborazione interfunzionale, mitigando al contempo barriere come la mancanza di competenze e la resistenza culturale. La ricerca contribuisce al dibattito accademico offrendo un approccio strutturato per comprendere il valore dell’IA nel procurement. Dal punto di vista pratico, fornisce alle organizzazioni indicazioni operative per affrontare le complessità dell’adozione dell’IA, garantendo l’allineamento agli obiettivi strategici e massimizzando i benefici a lungo termine.