Managing the workplace of multinational companies: a framework for coordinating global and local strategies - the L'Oreal Group case

Within Corporate Real Estate (CRE), we note how the workplace is taking on an increasingly key role. This phenomenon derives principally from the fact that, now, especially because of the covid 19 pandemic and the broad adoption of more flexible and mobile ways of working, we have become more aware that the workplace is not just a container of the "work function," rigid and devoid of personality, but it influences the way employees work, their well-being and productivity. It is a space where individuals feel a sense of belonging: now more than ever, it is where workers choose to go. This comes together with a change concerning sustainability in the corporate workplace: at its core, sustainability in the workplace refers to the practices and policies adopted by organizations to minimize their negative impact on the environment, society, and economy while maximizing positive contributions. It encompasses a wide range of initiatives, from reducing carbon footprints and conserving resources to promoting employee well-being and fostering community engagement. Parallel to this, Corporate Social Responsibility (CSR) has become an integral part of corporate workplace strategy. The European Commission has established CSR as "the responsibility of enterprises for their impacts on society" and requires businesses to integrate social, environmental, ethical, and human rights matters into their strategy and operations (European Commission, 2011). Similarly, the United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) has defined CSR as "a management concept whereby companies integrate social and environmental concerns in their business operations and interactions with their stakeholders" (UNIDO, n.d.). What this means is that CSR is more than sustainability to include ethical governance, welfare of employees, diversity and inclusion, and community development. By incorporating CSR principles into workplace planning and corporate property management, global companies can best leverage employee satisfaction, enhance corporate image, and balance business goals with broader societal expectations. It is principally for these reasons, then, that many corporate companies are pursuing improvement and value addition to their real estate assets. Inside the corporate industry, real estate activity was always considered secondary; now, we are facing the opposite process: real estate assets are having more and more importance for the corporate industry. In an increasingly interconnected world, multinational corporations operate through a network of local branches, balancing global strategies with regional adaptations. This dynamic plays a crucial role in shaping business operations, corporate culture, and decision-making processes. Within this context, sustainability emerges as a key challenge, requiring companies to align international sustainability goals with local regulations, market conditions, and societal expectations. In this context, new competencies and skills are required, while the corporate internal structure has been undergoing organizational changes to face new complexities. The new and changing responsibilities of Corporate Real Estate Management (CREM) units have been expanding and evolving, and it is important to prefigure their potential role in future projects. This work, therefore, aims to understand how workplace strategies selected and chosen by the real estate management department of large multinational corporations can be transferred and actualized from the global scale to the local scale. The objectives are: (i) to investigate and analyze the role of Real Estate Internal Project Manager, (ii) and to understand what steps are necessary to conceive, agree and implement from within the company a workplace project that can meet all the needs of each service forming the company. To achieve the abovementioned objectives, the chosen investigation approach encompasses a process carried out "from the inside": having had the opportunity to do a six-month internship as Corporate Real Estate Project Manager at one of L'Oréal Groupe's global headquarters in Paris, Île-de-France, it was possible for me to delve into the different actions and choices taken by the Groupe to improve the workspace. In this work, this internal L’Oreal corporate process was compared with national and international trends to identify similarities and/or differences at the level of conception and implementation of a workplace updated to our days. In parallel, the chosen approach is from-general-to-particular and from-global-to-local, by providing an analysis of a concrete case-study. This research starts with analyzing the general emergence of the workspace, then delves into understanding the factors and causes of a more or less significant and sudden mutation of the workplace within Corporate Real Estate, and finally, to get hands-on and grasp concretely how L'Oréal Group has implemented these changes both globally, being present in over 130 countries, and locally, examining how France, and in detail how the Charles Zviak, have effectively faced the new exigencies and then realized and built these changes in the workspace. The results of this study will contribute to the understanding of the relationship between Corporate Social Responsibility and workplace improvement, offering valuable insights for companies seeking to optimize their workplaces in an increasingly complex and global market according to sustainability drivers. Eventually, it will add new perspectives on the innovative role of a Corporate Real Estate Project Manager.

Nel settore del Corporate Real Estate (CRE), il luogo di lavoro sta assumendo un ruolo sempre più centrale. Questo fenomeno deriva principalmente dal fatto che, soprattutto a seguito della pandemia da Covid-19 e della diffusa adozione di modalità di lavoro più flessibili e mobili, abbiamo acquisito una maggiore consapevolezza che lo spazio lavorativo non è solo un contenitore della "funzione lavorativa", rigido e privo di personalità, ma influisce sul modo in cui i dipendenti lavorano, sul loro benessere e sulla loro produttività. È uno spazio in cui gli individui sviluppano un senso di appartenenza: ora più che mai, è il luogo in cui i lavoratori scelgono di recarsi. Questo cambiamento si accompagna a una trasformazione nel concetto di sostenibilità negli ambienti di lavoro aziendali: al suo centro, la sostenibilità in ambito lavorativo si riferisce alle pratiche e alle politiche adottate dalle organizzazioni per minimizzare il loro impatto negativo sull'ambiente, sulla società e sull'economia, massimizzando al contempo il loro contributo positivo. Essa comprende una vasta gamma di iniziative, dalla riduzione delle emissioni di carbonio e il risparmio delle risorse alla promozione del benessere dei dipendenti e al rafforzamento dell'impegno con le comunità locali. Parallelamente, la Corporate Social Responsibility (CSR) è diventata una parte integrante delle strategie aziendali per gli spazi di lavoro. La Commissione Europea ha definito la CSR come "la responsabilità delle imprese per il loro impatto sulla società" e richiede alle aziende di integrare nei loro processi strategici e operativi aspetti sociali, ambientali, etici e relativi ai diritti umani (Commissione Europea, 2011). Allo stesso modo, l'Organizzazione delle Nazioni Unite per lo Sviluppo Industriale (UNIDO) ha descritto la CSR come "un concetto di gestione attraverso il quale le aziende integrano le preoccupazioni sociali e ambientali nelle loro operazioni aziendali e nelle interazioni con gli stakeholder" (UNIDO, n.d.). Ciò significa che la CSR va oltre la sostenibilità, includendo anche la governance etica, il benessere dei dipendenti, la diversità e l'inclusione, nonché lo sviluppo delle comunità. Incorporando i principi della CSR nella pianificazione degli spazi di lavoro e nella gestione immobiliare aziendale, le aziende globali possono migliorare la soddisfazione dei dipendenti, rafforzare l'immagine aziendale e bilanciare gli obiettivi di business con le aspettative della società. Per queste ragioni, molte aziende stanno investendo nell'ottimizzazione e nella valorizzazione del loro patrimonio immobiliare. Nel settore corporate, l'attività immobiliare è sempre stata considerata secondaria; oggi, invece, assistiamo al processo opposto: gli asset immobiliari stanno assumendo un'importanza crescente per l'industria aziendale. In un mondo sempre più interconnesso, le multinazionali operano attraverso una rete di filiali locali, bilanciando strategie globali con adattamenti regionali. Questa dinamica gioca un ruolo cruciale nella strutturazione delle operazioni aziendali, nella definizione della cultura d'impresa e nei processi decisionali. In questo contesto, la sostenibilità rappresenta una sfida chiave, poiché le aziende devono allineare gli obiettivi di sostenibilità internazionali con le normative locali, le condizioni di mercato e le aspettative sociali. Di conseguenza, emergono nuove competenze e abilità richieste, mentre la struttura interna delle aziende sta subendo trasformazioni organizzative per affrontare queste nuove complessità. Le responsabilità delle unità di Corporate Real Estate Management (CREM) si stanno ampliando ed evolvendo, e diventa cruciale anticiparne il ruolo nei progetti futuri. Questo studio si propone, quindi, di comprendere come le strategie per gli spazi di lavoro adottate dal dipartimento di gestione immobiliare delle grandi multinazionali possano essere trasferite e implementate dal livello globale a quello locale. Gli obiettivi specifici sono: (i) indagare e analizzare il ruolo del Real Estate Internal Project Manager; (ii) comprendere quali passaggi siano necessari per concepire, concordare e implementare internamente un progetto per gli spazi di lavoro che soddisfi le esigenze di tutti i servizi aziendali. Per raggiungere questi obiettivi, l’approccio metodologico scelto prevede un'analisi condotta "dall'interno": avendo avuto l'opportunità di svolgere un tirocinio di sei mesi come Corporate Real Estate Project Manager presso uno degli headquarters globali del Gruppo L'Oréal a Parigi, Île-de-France, è stato possibile approfondire le diverse azioni e scelte adottate dal Gruppo per migliorare gli spazi di lavoro. Questo processo interno di L'Oréal è stato poi confrontato con le tendenze nazionali e internazionali, al fine di identificare somiglianze e/o differenze nei processi di concezione e implementazione di spazi di lavoro aggiornati alle esigenze attuali. Parallelamente, l’approccio adottato è "dal generale al particolare" e "dal globale al locale", con un'analisi di un caso studio concreto. La ricerca parte dall'analisi dell’evoluzione generale del concetto di spazio di lavoro, per poi approfondire i fattori e le cause di una trasformazione più o meno significativa e repentina del workplace all'interno del Corporate Real Estate. Infine, lo studio si concentra sull'implementazione concreta di queste trasformazioni da parte del Gruppo L'Oréal sia a livello globale, con una presenza in oltre 130 paesi, sia a livello locale, esaminando il caso specifico della Francia e, in dettaglio, quello del Charles Zviak, analizzando come questa sede abbia risposto alle nuove esigenze e realizzato tali cambiamenti negli spazi di lavoro. I risultati di questo studio contribuiranno alla comprensione del rapporto tra Corporate Social Responsibility e miglioramento del luogo di lavoro, offrendo spunti preziosi per le aziende che cercano di ottimizzare i propri spazi di lavoro in un mercato sempre più complesso e globalizzato secondo le linee guida della sostenibilità. Infine, il lavoro fornirà nuove prospettive sul ruolo innovativo del Corporate Real Estate Project Manager.