Navigating stakeholder complexities: achieving different levels of stakeholder engagement by leveraging digital tools in megaprojects

L'analisi di questa tesi ha l'obiettivo di mostrare l'importanza vitale del coinvolgimento degli stakeholder nei megaprogetti, come può essere utilizzato non solo per la gestione degli stakeholder, ma anche per fornire un valore più elevato, e di creare un modello di maturità che aiuti i project manager a raggiungere questo obiettivo. Tradizionalmente, l'attenzione si è sempre concentrata sugli stakeholder primari, ovvero le persone che avevano una partecipazione e un'influenza diretta sul progetto, come gli investitori, i governi, gli appaltatori, che avevano tutti un'influenza attraverso il denaro, il lavoro e il controllo. Altri gruppi, che in ultima analisi rappresentano coloro la cui vita sarà effettivamente influenzata dal progetto e sono costituiti dalle comunità locali e dalle organizzazioni non governative, non sono sempre stati considerati nei modelli tradizionali di stakeholder. Ciò nonostante, la loro capacità di detenere un potere significativo sul successo o sul fallimento del progetto è cresciuta nel tempo e non può essere trascurata da nessuno, il che significa che forse il loro impegno può essere benefico o negativo per il progetto, ma certamente è necessario. Per approfondire quanto detto sopra, il modello di maturità formulato vuole analizzare quali caratteristiche devono possedere gli strumenti utilizzati per il coinvolgimento degli stakeholder secondari nei megaprogetti infrastrutturali per raggiungere il livello di coinvolgimento desiderato. Ogni livello rappresenta un diverso tipo di interazione con gli stakeholder, che va dal processo informativo più standard al conferimento agli stakeholder del potere decisionale finale. I livelli sono i seguenti: informazione, consultazione, collaborazione e responsabilizzazione. Il quadro di riferimento mostra come affrontare al meglio ogni livello, dove tutti i livelli hanno caratteristiche e requisiti diversi, ma allo stesso tempo sono in qualche modo sequenziali e interagiscono l'uno con l'altro. La prima di tutte è la fase di informazione, che è chiaramente il livello più tradizionale e basilare di coinvolgimento degli stakeholder, che servirà da base per tutte le fasi successive. Il passo successivo è la fase di consultazione, in cui gli strumenti di comunicazione a due vie consentono di raccogliere feedback che saranno utilizzati come input nel processo decisionale della squadra di progetto. La fase successiva è quella della Collaborazione, in cui non solo le informazioni raccolte dagli stakeholder saranno utilizzate come input, ma anche gli stakeholder secondari possono contribuire alla risoluzione dei problemi e alla co-creazione di soluzioni insieme alla squadra di progetto, costruendo allo stesso tempo un senso di appartenenza condivisa al progetto, che può apportare valore e ridurre potenziali resistenze e conflitti nelle fasi successive del progetto. Infine, c'è la fase di Empower, in cui gli stessi stakeholder secondari avranno l'ultima parola nel processo decisionale. Chiaramente, dato il livello massimo di delega loro concesso, l'aspetto critico di questo livello è garantire che l'impegno e la costruzione di relazioni precedenti possano portare a risultati tangibili e positivi nel corso del progetto, trasformandoli di fatto da partecipanti passivi a decisori attivi. Il maturity model proposto mira a identificare le variabili critiche e i fattori di successo necessari per raggiungere il livello desiderato di coinvolgimento degli stakeholder nei mega progetti infrastrutturali. Analizzando le caratteristiche e le interazioni richieste in ciascuna fase - informazione, consultazione, collaborazione e responsabilizzazione - il modello vuole fornire una guida ai project manager e aiutarli a navigare nella complessità del coinvolgimento efficace degli stakeholder secondari. Il framework viene anche testate su determinati casi di studio, per verificarne l’applicabilità dato che vuole fungere da guida pragmatica per i responsabili di progetto. Infine, questa tesi vuole essere un trampolino di lancio per futuri framework che consentiranno ai project manager di integrare meglio gli stakeholder secondari nei processi decisionali, aiutandoli a raggiungere un valore più elevato e ad avere un impatto positivo sugli stakeholder secondari e quindi sulla società.

This thesis analysis has the objective of showing the vital importance of stakeholder engagement in megaprojects, how it can be used not only for stakeholder management but to deliver higher value and result into a maturity model helping to guide project managers in achieving so. Traditionally, the focus has always been on primary stakeholders, so people with a direct stake and influence on the project, like investors, governments, and contractors, had influence either through money, work and control. Other groups, which in the end represents those whose lives will be impacted by the project and are made up by local communities and non-governmental organization have not always been considered in the traditional stakeholder models. This despite their capacity of holding significant power over the success or failure of the project has grown through time and cannot be neglected by anybody, meaning that maybe their engagement could be either be beneficial or negative for the project, but most certainly it is necessary. Giving more detail to what was mentioned above, the maturity model formulated wants to analysis which characteristics tools used in the engagement of secondary stakeholders in infrastructure megaprojects need to possess to reach the desired level of engagement. Each level represents a different kind of stakeholder interaction, going from the more standard information process to granting stakeholders the final decision-making power. The levels are the following: information, consultation, collaboration and empowerment. The framework shows how to better approach each level, where all levels have different characteristics and requirements but at the same time are in a way sequential and interact with one another. The first is the Information phase, which is clearly the most traditional and basic level of stakeholder engagement, that will serve as the building ground for all the later stages. The next step is the Consult phase, where two ways communication tools enable feedback gathering which will be used as an input in the decision-making process of the project team. Next is the Collaboration phase, where not only the information collected from stakeholders will be used as an input, but secondary stakeholders can contribute to problem solving and co-create solution alongside the project team, and while doing this build a sense of shared ownership over the project, which can bring value and reduce potential resistance and conflict in later stages of the project. Finally, there is the Empower phase, in which the secondary stakeholders themselves will be granted the final say in the decision-making process. Clearly, given the maximum level of delegation given to them, the critical aspect in this level is to ensure that the engagement and relationship build prior can lead them to tangible and positive outcomes over the project, meaning that the effectively transformed completely from passive participants to active decision makers. The maturity model proposed aim is to identify the critical variables and success factors necessarily needed to achieve the desired level of stakeholder engagement in infrastructure mega project. While analyzing the characteristics, and interactions required at each phase—Information, Consultation, Collaboration, and Empowerment—the model wants to provide guidance to project managers and help them navigate the complexities of engaging secondary stakeholders effectively. The framework will be tested by assessing it against real cases of digital supporting tools, this because it's aim is to be pragmatic and applicable in the real world. Finally, this thesis wants to be a steppingstone for future frameworks, that will also enable project managers to better integrate secondary stakeholders into decision-making processes, helping them achieve higher value, and having a positive impact on secondary stakeholder and so indeed society.