Enhancing efficiency in oncology day hospitals: insights from a lean management approach and case study analysis

Oncology Day Hospitals (ODHs) play a critical role in delivering outpatient cancer care, offering diagnostic, treatment, and supportive services. However, rising patient volumes, increased cancer incidence, frequent visits due to the introduction of new therapies, and resource constraints pose significant challenges for these facilities. Therefore, to prevent ODHs congestion, healthcare staff overload and treatment delays, a structured approach is needed to enhance efficiency while maintaining high-quality care. This thesis explores strategies to enhance ODHs efficiency through Lean Management principles, aiming to minimize wastes and improve patient satisfaction. For this, a comprehensive literature review was conducted to analyze different case studies and identify potential solutions to address current and future challenges of ODHs. The review revealed that implementing Lean tools, such as Value Stream Mapping (VSM), Root Cause Analysis (RCA), and process standardization, can effectively reduce waiting times, optimize resource allocation, and improve care continuity. Moreover, five key areas for intervention were identified to enhance ODHs efficiency: scheduling optimization, the integration of new therapies, pharmacy workflow improvements, evaluation of two-day pathway care and the adoption of digital health tools. Furthermore, the IMPACT project is introduced as a practical and ongoing initiative developed in collaboration with Bip Life Sciences. It aims to measure time spent at selected Italian ODHs, identify inefficiencies and bottlenecks, and propose Lean- based solutions. Future research should focus on incorporating patient perspectives, monitoring the sustainability of post-Lean implementations, and leveraging digital technologies to further enhance efficiency and quality of care.

I Day Hospital Oncologici (DHO) svolgono un ruolo fondamentale nella cura ambulatoriale dei pazienti oncologici, offrendo servizi diagnostici e terapeutici. Tuttavia, l'incremento dell'incidenza del cancro, le visite frequenti dovute all'introduzione di nuove terapie e la scarsità di risorse rappresentano sfide significative per queste strutture. Per evitare la congestione dei DHO, il sovraccarico del personale e i ritardi nei trattamenti, è necessario un approccio strutturato per migliorarne l’efficienza e garantire cure di qualità. Questa tesi esplora strategie per migliorare l'efficienza dei DHO attraverso i principi del Lean Management, con l'obiettivo di ridurre gli sprechi e migliorare la soddisfazione del paziente. A tal fine, è stata condotta una revisione della letteratura per analizzare diversi casi di studio e individuare soluzioni per affrontare le sfide attuali e future dei DHO. L’analisi ha evidenziato che l’uso di strumenti Lean, come il Value Stream Mapping, l’analisi delle cause radice e standardizzazione dei processi, può ridurre i tempi di attesa, ottimizzare le risorse e migliorare la continuità delle cure. Inoltre, sono state identificate cinque aree chiave di intervento per migliorare l'efficienza dei DHO: ottimizzazione dello scheduling, integrazione di nuove terapie, miglioramenti del flusso di lavoro della farmacia, valutazione dei percorsi di cura a due giorni e adozione di strumenti digitali. Infine, viene presentato il progetto IMPACT, sviluppato in collaborazione con Bip Life Sciences, che mira a misurare tempi di permanenza nei DHO selezionati, identificare inefficienze e proporre soluzioni Lean. Le ricerche future dovrebbero concentrarsi sull'integrazione delle prospettive dei pazienti, sul monitoraggio della sostenibilità delle implementazioni post-Lean e sull'utilizzo delle tecnologie digitali per migliorare ulteriormente l'efficienza e la qualità delle cure.