Purpose - The aim of this research is to analyze the gap between the operational and strategic needs of Property Management and the offer of digital PropTech solutions in the Italian context, with particular attention to the commercial segment. Although interest in PropTech has grown significantly, the Italian market still shows a limited adoption of digital tools in Real Estate management processes. This thesis aims to identify which Property Management activities are most digitized, which are neglected, and which ones could benefit from a digital transformation, also analyzing the evolving role of the property manager. Methodology - The research is based on a mixed methodological approach. First, a Systematic Literature Review (SLR) has been conducted on international scientific articles concerning the use of technology in Property Management. Subsequently, a Systematic Review of PropTech solutions active in Italy (according to the Italian PropTech Monitor) was performed. Afterwards, qualitative interviews with four PropTech companies (Resys, PlanRadar, Deepki and Sigtree) and a quantitative survey distributed to professionals in the sector (e.g. BNP Paribas Real Estate Property Management, COIMA, Cushman & Wakefield, Savills). The interviews were structured to analyse customer profiles, user experience, digitised activities and future prospects. Survey data were used to validate and compare the results. These processes have made it possible to: establish the theoretical foundation, outlining the main research directions, core concepts, and existing gaps in the current body of literature; examine the range of technological solutions available on the market, mapping the functional domains addressed by the various platforms and pointing out any overlooked management activities; explore in depth the operational mechanisms, business models, challenges, and opportunities as perceived by the developers and adopters of these technologies; and finally, to conduct an empirical validation, offering a direct comparison between the perspective of PropTech firms and the real-world experience of end users, shedding light on alignments, discrepancies, and future areas of investigation. Findings - The results show a mixed coverage of property management activities by PropTech solutions. The most digitized activities are maintenance management, communication with the tenant and document management, while sustainability, legal and tax compliance and relationship with owners remain less supervised. Interviews confirm these gaps and suggest that cultural resistance and regulatory fragmentation are obstacles to full digitalization. In addition, both respondents and professionals involved in the survey highlighted the growing potential of artificial intelligence as a virtual support agent and interest in digital twins for predictive scenarios. However, there is still a lack of real internalisation of KPIs by end-users. Practical implications - This thesis provides an up-to-date mapping of Property Management activities and their degree of digitalization, useful for PropTech companies that want to understand the real needs of the market. The results can guide both digital solution developers and property managers in focusing on less digitised activities, also investing in the adoption of shared KPIs and training on emerging technologies to overcome organizational resistance and to optimize decision-making processes. Originality - This research is the first to combine a systematic review of scientific literature and market solutions with primary data from both interviews and a quantitative survey of commercial Real Estate professionals in Italy. The integration of these three sources offers a unique and in-depth overview on current dynamics, criticalities and future opportunities in the field of Property Management.

Obiettivo - Lo scopo di questa ricerca è analizzare il divario tra le esigenze operative e strategiche della gestione immobiliare e l'offerta di soluzioni digitali PropTech nel contesto italiano, con particolare attenzione al segmento commerciale. Sebbene l'interesse per il PropTech sia cresciuto in modo significativo, il mercato italiano mostra ancora un'adozione limitata degli strumenti digitali nei processi di gestione immobiliare. Questa tesi mira a identificare quali attività di Property Management sono più digitalizzate, quali sono trascurate e quali potrebbero trarre vantaggio da una trasformazione digitale, analizzando anche il ruolo in evoluzione del property manager. Metodologia - La ricerca si basa su un approccio metodologico misto. In primo luogo, è stata condotta una revisione sistematica della letteratura su articoli scientifici internazionali riguardanti l'uso della tecnologia nel Property Management. Successivamente, è stata effettuata una revisione sistematica delle soluzioni PropTech attive in Italia (secondo l'Italian PropTech Monitor). In seguito, sono state condotte interviste qualitative con quattro aziende PropTech (Resys, PlanRadar, Deepki e Sigtree) e un sondaggio quantitativo distribuito ai professionisti del settore (ad esempio BNP Paribas Real Estate Property Management, COIMA, Cushman & Wakefield, Savills). Le interviste sono state strutturate in modo da analizzare i profili dei clienti, l'esperienza degli utenti, le attività digitalizzate e le prospettive future. I dati del sondaggio sono stati utilizzati per convalidare e confrontare i risultati. Questi processi hanno permesso di: stabilire le basi teoriche, delineando le principali direzioni di ricerca, i concetti fondamentali e le lacune esistenti nell'attuale corpus di letteratura; esaminare la gamma di soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato, mappando i domini funzionali affrontati dalle varie piattaforme e segnalando eventuali attività di gestione trascurate; esplorare in profondità i meccanismi operativi, i modelli di business, le sfide e le opportunità percepite dagli sviluppatori e dagli utilizzatori di queste tecnologie; e infine, condurre una validazione empirica, offrendo un confronto diretto tra la prospettiva delle aziende PropTech e l'esperienza reale degli utenti finali, mettendo in luce allineamenti, discrepanze e aree di indagine future. Risultati - I risultati mostrano una copertura mista delle attività di gestione immobiliare da parte delle soluzioni PropTech. Le attività più digitalizzate sono la gestione della manutenzione, la comunicazione con l'inquilino e la gestione dei documenti, mentre la sostenibilità, la conformità legale e fiscale e il rapporto con i proprietari rimangono meno supervisionati. Le interviste confermano queste lacune e suggeriscono che la resistenza culturale e la frammentazione normativa sono ostacoli alla piena digitalizzazione. Inoltre, sia gli intervistati che i professionisti coinvolti nell'indagine hanno sottolineato il crescente potenziale dell'intelligenza artificiale come agente di supporto virtuale e l'interesse per i gemelli digitali per scenari predittivi. Tuttavia, c'è ancora una mancanza di reale interiorizzazione dei KPI da parte degli utenti finali. Implicazioni pratiche - Questa tesi fornisce una mappatura aggiornata delle attività di Property Management e del loro grado di digitalizzazione, utile per le aziende PropTech che vogliono comprendere le reali esigenze del mercato. I risultati possono guidare sia gli sviluppatori di soluzioni digitali che i gestori immobiliari a concentrarsi sulle attività meno digitalizzate, investendo anche nell'adozione di KPI condivisi e nella formazione sulle tecnologie emergenti per superare la resistenza organizzativa e ottimizzare i processi decisionali. Originalità - Questa ricerca è la prima a combinare una revisione sistematica della letteratura scientifica e delle soluzioni di mercato con dati primari provenienti sia da interviste che da un'indagine quantitativa condotta su professionisti del settore immobiliare commerciale in Italia. L'integrazione di queste tre fonti offre una panoramica unica e approfondita sulle dinamiche attuali, le criticità e le opportunità future nel campo della gestione immobiliare.

The Intersection of PropTech and property management: a study on adoption, gaps and future trends

Di Chiazza, Simone
2024/2025

Abstract

Purpose - The aim of this research is to analyze the gap between the operational and strategic needs of Property Management and the offer of digital PropTech solutions in the Italian context, with particular attention to the commercial segment. Although interest in PropTech has grown significantly, the Italian market still shows a limited adoption of digital tools in Real Estate management processes. This thesis aims to identify which Property Management activities are most digitized, which are neglected, and which ones could benefit from a digital transformation, also analyzing the evolving role of the property manager. Methodology - The research is based on a mixed methodological approach. First, a Systematic Literature Review (SLR) has been conducted on international scientific articles concerning the use of technology in Property Management. Subsequently, a Systematic Review of PropTech solutions active in Italy (according to the Italian PropTech Monitor) was performed. Afterwards, qualitative interviews with four PropTech companies (Resys, PlanRadar, Deepki and Sigtree) and a quantitative survey distributed to professionals in the sector (e.g. BNP Paribas Real Estate Property Management, COIMA, Cushman & Wakefield, Savills). The interviews were structured to analyse customer profiles, user experience, digitised activities and future prospects. Survey data were used to validate and compare the results. These processes have made it possible to: establish the theoretical foundation, outlining the main research directions, core concepts, and existing gaps in the current body of literature; examine the range of technological solutions available on the market, mapping the functional domains addressed by the various platforms and pointing out any overlooked management activities; explore in depth the operational mechanisms, business models, challenges, and opportunities as perceived by the developers and adopters of these technologies; and finally, to conduct an empirical validation, offering a direct comparison between the perspective of PropTech firms and the real-world experience of end users, shedding light on alignments, discrepancies, and future areas of investigation. Findings - The results show a mixed coverage of property management activities by PropTech solutions. The most digitized activities are maintenance management, communication with the tenant and document management, while sustainability, legal and tax compliance and relationship with owners remain less supervised. Interviews confirm these gaps and suggest that cultural resistance and regulatory fragmentation are obstacles to full digitalization. In addition, both respondents and professionals involved in the survey highlighted the growing potential of artificial intelligence as a virtual support agent and interest in digital twins for predictive scenarios. However, there is still a lack of real internalisation of KPIs by end-users. Practical implications - This thesis provides an up-to-date mapping of Property Management activities and their degree of digitalization, useful for PropTech companies that want to understand the real needs of the market. The results can guide both digital solution developers and property managers in focusing on less digitised activities, also investing in the adoption of shared KPIs and training on emerging technologies to overcome organizational resistance and to optimize decision-making processes. Originality - This research is the first to combine a systematic review of scientific literature and market solutions with primary data from both interviews and a quantitative survey of commercial Real Estate professionals in Italy. The integration of these three sources offers a unique and in-depth overview on current dynamics, criticalities and future opportunities in the field of Property Management.
POME, ALICE PAOLA
ARC I - Scuola di Architettura Urbanistica Ingegneria delle Costruzioni
22-lug-2025
2024/2025
Obiettivo - Lo scopo di questa ricerca è analizzare il divario tra le esigenze operative e strategiche della gestione immobiliare e l'offerta di soluzioni digitali PropTech nel contesto italiano, con particolare attenzione al segmento commerciale. Sebbene l'interesse per il PropTech sia cresciuto in modo significativo, il mercato italiano mostra ancora un'adozione limitata degli strumenti digitali nei processi di gestione immobiliare. Questa tesi mira a identificare quali attività di Property Management sono più digitalizzate, quali sono trascurate e quali potrebbero trarre vantaggio da una trasformazione digitale, analizzando anche il ruolo in evoluzione del property manager. Metodologia - La ricerca si basa su un approccio metodologico misto. In primo luogo, è stata condotta una revisione sistematica della letteratura su articoli scientifici internazionali riguardanti l'uso della tecnologia nel Property Management. Successivamente, è stata effettuata una revisione sistematica delle soluzioni PropTech attive in Italia (secondo l'Italian PropTech Monitor). In seguito, sono state condotte interviste qualitative con quattro aziende PropTech (Resys, PlanRadar, Deepki e Sigtree) e un sondaggio quantitativo distribuito ai professionisti del settore (ad esempio BNP Paribas Real Estate Property Management, COIMA, Cushman & Wakefield, Savills). Le interviste sono state strutturate in modo da analizzare i profili dei clienti, l'esperienza degli utenti, le attività digitalizzate e le prospettive future. I dati del sondaggio sono stati utilizzati per convalidare e confrontare i risultati. Questi processi hanno permesso di: stabilire le basi teoriche, delineando le principali direzioni di ricerca, i concetti fondamentali e le lacune esistenti nell'attuale corpus di letteratura; esaminare la gamma di soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato, mappando i domini funzionali affrontati dalle varie piattaforme e segnalando eventuali attività di gestione trascurate; esplorare in profondità i meccanismi operativi, i modelli di business, le sfide e le opportunità percepite dagli sviluppatori e dagli utilizzatori di queste tecnologie; e infine, condurre una validazione empirica, offrendo un confronto diretto tra la prospettiva delle aziende PropTech e l'esperienza reale degli utenti finali, mettendo in luce allineamenti, discrepanze e aree di indagine future. Risultati - I risultati mostrano una copertura mista delle attività di gestione immobiliare da parte delle soluzioni PropTech. Le attività più digitalizzate sono la gestione della manutenzione, la comunicazione con l'inquilino e la gestione dei documenti, mentre la sostenibilità, la conformità legale e fiscale e il rapporto con i proprietari rimangono meno supervisionati. Le interviste confermano queste lacune e suggeriscono che la resistenza culturale e la frammentazione normativa sono ostacoli alla piena digitalizzazione. Inoltre, sia gli intervistati che i professionisti coinvolti nell'indagine hanno sottolineato il crescente potenziale dell'intelligenza artificiale come agente di supporto virtuale e l'interesse per i gemelli digitali per scenari predittivi. Tuttavia, c'è ancora una mancanza di reale interiorizzazione dei KPI da parte degli utenti finali. Implicazioni pratiche - Questa tesi fornisce una mappatura aggiornata delle attività di Property Management e del loro grado di digitalizzazione, utile per le aziende PropTech che vogliono comprendere le reali esigenze del mercato. I risultati possono guidare sia gli sviluppatori di soluzioni digitali che i gestori immobiliari a concentrarsi sulle attività meno digitalizzate, investendo anche nell'adozione di KPI condivisi e nella formazione sulle tecnologie emergenti per superare la resistenza organizzativa e ottimizzare i processi decisionali. Originalità - Questa ricerca è la prima a combinare una revisione sistematica della letteratura scientifica e delle soluzioni di mercato con dati primari provenienti sia da interviste che da un'indagine quantitativa condotta su professionisti del settore immobiliare commerciale in Italia. L'integrazione di queste tre fonti offre una panoramica unica e approfondita sulle dinamiche attuali, le criticità e le opportunità future nel campo della gestione immobiliare.
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