Facilitating green public procurement in Europe through eForms: a software solution for GPP criteria management

Public procurement accounts for an average of 15% of EU members' GDP. Its ongoing digital transformation further enhances its capabilities as a driver for a sustainable transformation of the economy. Within this context, Green Public Procurement (GPP) emerged, aiming to reduce the environmental impact of procurement activities. Nevertheless, our analysis shows that GPP is under-utilized in Europe. Only an estimated 13% of the notices published in TED incorporate GPP usage indicators. This limited adoption seems to stem from diverse challenges, in particular, a lack of awareness, GPP integration complexities, and the absence of effective software tools. This thesis identifies and addresses a gap by developing a software solution that seeks to facilitate the management of GPP in e-Procurement using eForms. In 2023, the eForms standard became mandatory for the publication of high-value contracts in the EU, thus providing an opportunity to leverage a data layer common to all e-Procurement platforms in the EU. The set of tools developed aims to integrate with the existing e-Procurement development environment to make the incorporation of GPP criteria seamless. These tools are part of a multi-level design. The key piece is a Java library that integrates GPP domain knowledge and eForm management. The functionalities provided by the library are then exposed by a service through a REST API. All functionality is brought together into a user-friendly interface that provides an intuitive flow to identify GPP criteria from an eForm contract notice and integrate the desired criteria directly into it.

Gli appalti pubblici rappresentano in media il 15% del PIL dei paesi membri dell'UE. La sua attuale trasformazione digitale ne potenzia ulteriormente le capacità come motore per una transizione sostenibile dell'economia. In questo contesto è emerso il Green Public Procurement (GPP), con l'obiettivo di ridurre l'impatto ambientale delle attività di appalto. Tuttavia, la nostra analisi mostra che il GPP è sottoutilizzato in Europa. Si stima che solo il 13% dei bandi pubblicati su TED (Tenders Electronic Daily) incorpori indicatori di utilizzo del GPP. Questa adozione limitata sembra derivare da diverse sfide, in particolare dalla mancanza di consapevolezza, dalla complessità nell'integrazione del GPP e dall'assenza di strumenti software efficaci. Questa tesi identifica e affronta una lacuna sviluppando una soluzione software che mira a facilitare la gestione del GPP nell'e-Procurement tramite l'utilizzo degli eForms. Nel 2023, lo standard eForms è diventato obbligatorio per la pubblicazione di contratti di alto valore nell'UE, offrendo così l'opportunità di sfruttare un livello di dati comune a tutte le piattaforme di e-Procurement europee. L'insieme di strumenti sviluppati mira a integrarsi con l'ambiente di sviluppo e-Procurement esistente per rendere fluida l'incorporazione dei criteri GPP. Questi strumenti sono parte di un progetto a più livelli. L'elemento chiave è una libreria Java che integra la conoscenza del dominio GPP e la gestione degli eForm. Le funzionalità fornite dalla libreria sono poi esposte da un servizio tramite una REST API. Tutte le funzionalità sono riunite in un'interfaccia utente che offre un flusso intuitivo per identificare i criteri GPP da un bando di gara in formato eForm e integrare i criteri desiderati direttamente in esso.