Integrating process analysis and managerial cost control: frameworks and methodologies from bulk terminal case

This thesis investigates the challenges of managerial cost control in complex operational environments, where variability, fragmented data, and heterogeneous cost classifications often undermine transparency and reliability. Bulk port terminals represent a particularly demanding case of such contexts, as their processes cut across multiple functions and depend on legacy practices that make traditional approaches such as job order costing or activity-based costing insufficient when applied in isolation. The research develops a process-based framework inspired by management accounting principles and applies it to the case of a bulk terminal, Euroports - Terminal Rinfuse Venezia (TRV) S.p.A. The methodology combined process mapping, cost classification, and data consolidation into two operational prototypes: a Finalisation Tool for ex-post cost reconstruction at ship-call level, and a Quotation System for ex-ante estimation in commercial negotiations. Both were designed around a unified job-order logic and process-driven allocation rules, allowing costs to be normalised on a per-ton basis and linked to operational benchmarks such as productivity and number of shifts. The application demonstrated tangible benefits: managers gained clearer visibility of costs, more accurate quotations, and a shared framework aligning Finance, Operations, and Commercial functions. At the same time, systemic weaknesses were revealed, including inconsistent cost associations, distortions in allocation, lack of standardised codification, and fragmented information systems. These limitations reflect deeper organisational issues such as legacy practices, absence of an integrated digital backbone, and misalignment between operational and financial perspectives. The study contributes by outlining principles for strengthening cost control in complex logistics contexts: adoption of univocal identifiers, harmonised classification, centralised data structures, and systematic feedback loops between ex-ante and ex-post analysis. Beyond technical measures, it emphasises the enabling role of organisational culture and strategic investment in transforming cost control from fragmented practices into a strategic capability.

Questa tesi analizza le sfide del controllo dei costi in contesti operativi complessi, dove variabilità, frammentazione dei dati e classificazioni eterogenee compromettono spesso trasparenza e affidabilità. I terminal portuali rinfuse rappresentano un caso particolarmente impegnativo di tali contesti, poiché i loro processi si estendono su più funzioni e si basano su pratiche consolidate che rendono insufficienti, se applicati isolatamente, approcci tradizionali come il job order costing o l’activity-based costing. La ricerca sviluppa un framework di controllo costi di tipo process-based, ispirato ai principi del management accounting, e lo applica al caso di un terminal rinfuse, Euroports: Terminal Rinfuse Venezia (TRV) S.p.A. La metodologia ha combinato process mapping, classificazione dei costi e consolidamento dei dati in due prototipi operativi: un Finalisation Tool per la ricostruzione ex-post dei costi a livello di chiamata nave e un Quotation System per la stima ex-ante nelle negoziazioni commerciali. Entrambi sono stati progettati attorno a una logica unificata di job order e a criteri di allocazione process-driven, consentendo di normalizzare i costi su base per- tonnellata e di collegarli a benchmark operativi quali produttività e numero di turni. L’applicazione ha mostrato benefici concreti: i manager hanno ottenuto una visibilità più chiara dei costi, preventivi più accurati e un framework condiviso capace di allineare le funzioni Finance, Operations e Commercial. Allo stesso tempo, sono emerse criticità sistemiche, tra cui associazioni incoerenti dei costi, distorsioni nei criteri di allocazione, mancanza di standard codificati e sistemi informativi frammentati. Queste debolezze riflettono problemi organizzativi più profondi, come pratiche ereditate, assenza di un’infrastruttura digitale integrata e disallineamento tra prospettive operative e finanziarie. Lo studio contribuisce delineando principi per il rafforzamento del controllo dei costi in contesti logistici complessi: adozione di identificatori univoci, classificazioni armonizzate, strutture dati centralizzate e cicli di feedback sistematici tra analisi ex-ante ed ex-post. Oltre agli aspetti tecnici, si sottolinea il ruolo abilitante della cultura organizzativa e degli investimenti strategici nel trasformare il controllo dei costi da pratica frammentata a capacità strategica.