Working out of office: assesing the feasibility of airport workspaces through case study analysis and a multicriteria-decision analysis

In recent years, airports have started to evolve from traditional transportation hubs into more complex, multi-functional environments. These changes respond to new demands from travellers, who increasingly need spaces not only for movement but also for work, rest, and connection. One promising trend is the integration of coworking and flexible workspaces within airport terminals. These spaces aim to serve remote workers, business travellers, and mobile professionals who require comfortable, connected environments while in transit. This study offers practical directions for implementing airport workspaces by combining the analysis of four airport cases which have implemented (or are considering implementing) workspaces. The analysis includes desktop research and the qualitative analysis of semi-structured interviews with airports’ stakeholders. The case study analysis has informed a Multi-Criteria Decision Analysis (MCDA). The four cases: Bogotá (BOG), Milan Malpensa (MXP), Milan Linate (LIN), and Munich (MUC), are compared across five decision areas: availability and flexibility of space, level of potential demand, revenue potential, operational integration with existing concessions and strategic/brand value for the airport. Interview insights set the criteria weights and guide the main design and management choices. The MCDA then turns these inputs into comparable indicators and a ranking that shows, across the cases, which option looks most feasible from different perspectives. The results point to clear directions for early decisions about the feasibility of workspaces in airports. Proposals should show user needs and fit the commercial strategy of the airport. In line, stakeholders tend to favour landside location, partnership or external management models, and passenger-centred design that guarantees their real requirements. Operational fit with current concessions is essential: workspace plans should complement, not conflict with, cafés, lounges, and gates. On the economic side, the business case should be clear and competitive when compared with other non-aeronautical uses, using simple and comparable measures such as yield per squaremetre and explicit return targets set by the airport. Where demand varies over the day, flexible layouts and off-peak reuse (e.g., by staff or airlines) can improve utilisation and service quality. Importantly, this thesis does not present a prescriptive guide or a methodological baseline. Rather, it provides directional guidance, what to prioritise, where to locate, and how to operate, based in airport-operator perspectives and translated into simple criteria for comparison. The scope is exploratory and the sample is small, so generalisation is cautious; however, the framework supports early feasibility discussions and points to next steps for future research on this topic.

Negli ultimi anni gli aeroporti stanno evolvendo da semplici hub di trasporto a contesti multifunzionali più complessi. Questo cambiamento risponde alle nuove esigenze dei viaggiatori, che non richiedono soltanto spazi per lo spostamento, ma anche luoghi dedicati al lavoro, al riposo e alla connessione. Una tendenza emergente e promettente è l’integrazione di spazi di coworking e di lavoro flessibile all’interno dei terminal aeroportuali. Questi ambienti mirano a soddisfare le necessità di lavoratori da remoto, viaggiatori d’affari e professionisti mobili che hanno bisogno di spazi confortevoli e connessi durante il transito. La ricerca propone indicazioni pratiche per l’implementazione di spazi di lavoro in aeroporto, basandosi sull’analisi di quattro casi studio che hanno introdotto (o stanno considerando di introdurre) tali soluzioni. L’analisi combina ricerca documentale e un’indagine qualitativa condotta tramite interviste semi-strutturate a stakeholder aeroportuali. I casi di Bogotá (BOG), Milano Malpensa (MXP), Milano Linate (LIN) e Monaco di Baviera (MUC) sono stati confrontati attraverso una Multi-Criteria Decision Analysis (MCDA) su cinque ambiti decisionali: disponibilità e flessibilità degli spazi, livello di domanda potenziale, potenziale di ricavo, integrazione operativa con le concessioni esistenti e valore strategico/di brand per l’aeroporto. Gli insight emersi dalle interviste hanno contribuito a definire i pesi dei criteri e a orientare le principali scelte di design e di gestione; la MCDA ha trasformato questi input in indicatori comparabili e in una graduatoria che evidenzia, nei diversi casi, quale opzione risulti più fattibile da differenti prospettive. I risultati delineano direzioni chiare per le decisioni preliminari riguardanti la fattibilità degli spazi di lavoro in aeroporto. Le proposte devono dimostrare la capacità di rispondere ai bisogni degli utenti e di allinearsi alla strategia commerciale dello scalo. In generale, gli stakeholder tendono a privilegiare localizzazioni landside, modelli di partnership o di gestione esterna e un design centrato sul passeggero che garantisca requisiti concreti. L’integrazione operativa con bar, lounge e gate è essenziale: i nuovi spazi devono completare l’offerta esistente, non competere con essa. Dal punto di vista economico, il business case deve essere chiaro e competitivo rispetto ad altri usi non aeronautici, basandosi su metriche semplici e confrontabili (ad esempio ricavo per metro quadrato) e su target di ritorno espliciti definiti dall’aeroporto. In presenza di una domanda variabile nell’arco della giornata, layout flessibili e riusi nelle ore di minor affluenza (es. da parte di personale o compagnie aeree) possono migliorare l’utilizzo e la qualità del servizio. Questa tesi non propone una guida prescrittiva né uno standard metodologico, ma fornisce orientamenti direzionali su che cosa priorizzare, dove localizzare e come operare, sulla base delle prospettive degli stakeholder aeroportuali e tradotti in criteri semplici di confronto. L’approccio rimane esplorativo e il campione limitato suggerisce cautela nella generalizzazione; tuttavia, il framework sviluppato supporta le prime discussioni di fattibilità e individua i passi successivi per future ricerche sul tema.